Belajar dari Kopi Go, Peran Sistem Informasi Akuntansi bagi UMKM

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi membantu UMKM mengelola transaksi, stok, dan keuangan secara lebih efisien dan mendukung keputusan berbasis data

Ilustrasi gambar sumber: ChatGPT

Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) memiliki peran penting dalam perekonomian Indonesia. Keberadaan UMKM tidak hanya berkaitan dengan aktivitas perdagangan, tetapi juga berkontribusi dalam menciptakan lapangan kerja dan meningkatkan pendapatan masyarakat. Namun, di balik perannya yang besar, pelaku UMKM masih menghadapi berbagai persoalan dalam menjalankan usaha, salah satunya adalah pengelolaan keuangan dan pencatatan transaksi.

Persoalan tersebut sering kali muncul karena pelaku UMKM belum terbiasa melakukan pencatatan keuangan secara sistematis. Padahal, pencatatan transaksi merupakan bagian penting dalam mengetahui kondisi usaha. Tanpa informasi keuangan yang memadai, pemilik usaha akan kesulitan mengetahui omzet, mengendalikan pengeluaran, memantau persediaan, hingga menentukan keputusan bisnis secara tepat. Penelitian mengenai penerapan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pada UMKM Kopi Go menunjukkan bahwa pemanfaatan teknologi dapat menjadi salah satu solusi untuk membantu mengatasi persoalan tersebut.

Sistem Informasi Akuntansi pada dasarnya merupakan sistem yang digunakan untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan. Informasi yang dihasilkan kemudian dapat digunakan untuk memahami aktivitas dan kondisi keuangan suatu usaha. Dengan demikian, SIA tidak sekadar berkaitan dengan kegiatan mencatat transaksi, tetapi juga berperan dalam menyediakan informasi yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Bagi UMKM, keberadaan sistem semacam ini menjadi semakin relevan ketika aktivitas usaha mulai berkembang. Semakin banyak transaksi yang terjadi, semakin besar pula data yang harus dikelola. Apabila seluruh transaksi masih dicatat secara manual, risiko kesalahan pencatatan dan keterlambatan memperoleh informasi akan semakin besar. Sebaliknya, pemanfaatan aplikasi dapat membantu proses pencatatan menjadi lebih cepat dan terintegrasi.

Hal tersebut dapat dilihat pada Kopi Go, sebuah usaha kedai kopi keliling yang menggunakan sepeda gerobak listrik untuk menjangkau konsumen. Konsep usaha ini memungkinkan Kopi Go berpindah ke berbagai lokasi strategis, seperti kampus, taman, dan kegiatan komunitas. Dengan mobilitas tersebut, pengelolaan transaksi dan persediaan menjadi bagian penting dari kegiatan operasional sehari-hari.

Untuk mendukung kegiatan operasionalnya, Kopi Go menggunakan aplikasi kasir berbasis cloud, yaitu Olsera. Aplikasi tersebut digunakan untuk membantu mengelola transaksi penjualan, persediaan, serta menghasilkan laporan penjualan. Setiap transaksi yang dilakukan dapat dicatat melalui sistem, sementara stok bahan baku dan produk dapat dipantau secara digital. Dengan demikian, aktivitas yang sebelumnya berpotensi dilakukan secara manual dapat dikelola melalui sebuah sistem yang lebih terstruktur.

Salah satu manfaat yang terlihat adalah kemampuan sistem dalam membantu pengelolaan persediaan. Olsera memungkinkan manajemen memantau stok secara real-time dan memperbarui jumlah persediaan ketika terjadi transaksi. Informasi tersebut penting bagi usaha yang bergerak di bidang makanan dan minuman karena ketersediaan bahan baku berkaitan langsung dengan kelancaran penjualan. Dengan mengetahui kondisi stok, pengelola dapat mengantisipasi kekurangan bahan sebelum benar-benar menghambat kegiatan operasional.

Tidak hanya persediaan, sistem juga menyediakan laporan penjualan harian, mingguan, dan bulanan. Data tersebut dapat dimanfaatkan untuk melihat perkembangan penjualan dan mengenali kecenderungan produk yang diminati konsumen. Bagi pemilik usaha, informasi seperti ini tentu lebih berguna dibandingkan sekadar mengetahui jumlah uang yang diterima pada akhir hari. Data transaksi dapat menjadi dasar untuk mengevaluasi kinerja dan menentukan strategi usaha berikutnya.

Dalam konteks tersebut, SIA memiliki peran yang lebih luas daripada sekadar “alat pencatat”. Sistem informasi akuntansi dapat membantu mengubah data transaksi menjadi informasi yang lebih mudah digunakan oleh manajemen. Ketika informasi tersedia dengan cepat dan terorganisasi, pemilik usaha memiliki dasar yang lebih baik dalam mengambil keputusan terkait penjualan, persediaan, pengeluaran, maupun perencanaan usaha.

Pemanfaatan teknologi juga dapat meningkatkan efisiensi pekerjaan. Pada Kopi Go, sistem yang digunakan membantu pencatatan transaksi secara lebih cepat dan otomatis. Proses tersebut dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan karyawan untuk melakukan pencatatan manual sehingga perhatian mereka dapat lebih difokuskan pada pelayanan kepada pelanggan. Sistem juga memiliki fitur yang dapat membantu mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dalam proses pencatatan data.

Meski demikian, digitalisasi bukan berarti seluruh persoalan langsung selesai. Penerapan SIA tetap memiliki tantangan. Penelitian pada Kopi Go menemukan adanya kendala dalam penggunaan QRIS, terutama ketika koneksi internet tidak stabil. Dalam kondisi tertentu, kode QR tidak muncul pada aplikasi kasir sehingga proses pembayaran pelanggan dapat terganggu. Selain persoalan jaringan, terdapat pula kendala terkait integrasi dan mapping data yang berpotensi menimbulkan ketidaksesuaian antara data transaksi, laporan keuangan, dan informasi persediaan.

Kondisi tersebut menunjukkan bahwa penggunaan teknologi harus diikuti dengan kesiapan sumber daya manusia dan prosedur kerja yang jelas. Teknologi hanyalah alat, sedangkan efektivitas penggunaannya tetap bergantung pada orang yang menjalankan sistem tersebut. Karena itu, karyawan perlu memahami cara menggunakan aplikasi sekaligus mengetahui langkah yang harus dilakukan ketika sistem mengalami gangguan.

Kopi Go telah menyiapkan langkah untuk menghadapi kendala tersebut. Ketika QRIS mengalami masalah, tim dapat meminta bantuan kepada admin. Sementara itu, apabila terjadi masalah mapping, pesanan dapat dicatat secara manual agar transaksi tetap dapat diproses. Prosedur tersebut menunjukkan pentingnya keberadaan Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai bagian dari pengendalian kegiatan ketika sistem digital tidak dapat digunakan secara optimal.

Pengalaman Kopi Go memberikan gambaran bahwa penerapan SIA pada UMKM tidak harus selalu dipahami sebagai sistem yang rumit dan mahal. Yang lebih penting adalah kemampuan sistem dalam menjawab kebutuhan usaha. Bagi UMKM, sistem yang mampu mencatat transaksi, memantau persediaan, menghasilkan laporan, dan menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan sudah memberikan manfaat yang besar.

Hal ini juga berkaitan dengan pengendalian keuangan. Pengelolaan keuangan yang baik membantu usaha dalam merencanakan penggunaan dana, mengendalikan pengeluaran, serta menjaga keberlangsungan usaha. Ketika pengelolaan tersebut didukung teknologi, informasi keuangan dapat diperoleh dengan lebih terstruktur sehingga pengawasan terhadap aktivitas usaha menjadi lebih mudah. Penelitian sebelumnya yang dibahas dalam jurnal juga menunjukkan adanya hubungan positif antara penerapan SIA dan kinerja UMKM.

Pada akhirnya, digitalisasi akuntansi bukan semata-mata tentang mengganti buku catatan dengan aplikasi. Lebih dari itu, digitalisasi memungkinkan pelaku UMKM membangun kebiasaan pengelolaan usaha yang lebih tertib, berbasis data, dan mendukung pengambilan keputusan. Ketika transaksi tercatat dengan baik, persediaan dapat dipantau, dan laporan tersedia secara berkala, pemilik usaha memiliki informasi yang lebih kuat untuk memahami kondisi bisnisnya.

Kisah Kopi Go menunjukkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi dapat menjadi bagian penting dalam mendukung perkembangan UMKM. Pemanfaatan aplikasi kasir berbasis cloud membantu usaha dalam mengelola transaksi, persediaan, dan laporan penjualan sekaligus meningkatkan efisiensi operasional. Namun, keberhasilan penerapan sistem tetap membutuhkan dukungan koneksi yang memadai, pelatihan karyawan, integrasi sistem, dan prosedur penanganan ketika terjadi gangguan.

Dengan demikian, bagi UMKM yang sedang berkembang, mulai menggunakan Sistem Informasi Akuntansi dapat menjadi langkah strategis untuk memperbaiki pengelolaan usaha. Bukan karena semua UMKM harus menggunakan teknologi yang sama, melainkan karena informasi keuangan yang akurat dan tersedia tepat waktu semakin dibutuhkan dalam menghadapi persaingan bisnis. Dari Kopi Go, satu hal dapat dipelajari: ketika data transaksi dikelola dengan baik, angka-angka dalam bisnis tidak lagi sekadar catatan, tetapi dapat menjadi dasar untuk menentukan ke mana usaha akan bergerak.