Perusahaan Jangan Asal Merekrut, Karyawan yang Tepat Juga Harus Disiapkan

foto kegiatan diskusi tentang perencanaan sumber daya manusia/dok.pribadi

Perusahaan tidak seharusnya menunggu masalah muncul baru mengambil tindakan. Perusahaan perlu memahami kondisi karyawannya sekarang sekaligus memperkirakan kebutuhan pada masa mendatang.

Bagi saya, perencanaan seperti ini menunjukkan bahwa pengelolaan karyawan membutuhkan pemikiran jangka panjang, bukan sekadar keputusan mendadak.

Karyawan Bukan Hanya Angka dalam Laporan

Ada satu hal yang menurut saya sering terlupakan ketika membahas kebutuhan tenaga kerja, yaitu setiap karyawan memiliki kemampuan yang berbeda.

Dua orang bisa menempati jabatan yang sama, tetapi belum tentu mempunyai pengalaman, keterampilan, dan kemampuan menyelesaikan masalah yang sama pula. Karena itu, perusahaan tidak cukup hanya menghitung jumlah karyawan tanpa memahami kemampuan yang mereka miliki.

Misalnya, sebuah perusahaan mulai menggunakan sistem digital untuk mendukung pekerjaan sehari-hari. Karyawan yang sebelumnya terbiasa bekerja secara manual mungkin membutuhkan waktu untuk beradaptasi. Jika perusahaan langsung menganggap mereka tidak mampu dan memilih merekrut orang baru, biaya yang dikeluarkan bisa semakin besar.

Padahal, pelatihan yang sesuai mungkin dapat membantu karyawan lama menguasai keterampilan baru.

Menurut saya, perusahaan perlu memberikan kesempatan kepada karyawan untuk berkembang. Pemetaan kompetensi dapat membantu manajemen mengetahui kemampuan yang sudah dimiliki, keterampilan yang masih perlu ditingkatkan, serta posisi yang membutuhkan tenaga dengan keahlian khusus.

Tentu saja, pelatihan bukan jawaban untuk semua persoalan. Jika perusahaan membutuhkan keahlian yang belum tersedia di dalam organisasi dan tidak dapat dikembangkan dalam waktu singkat, merekrut tenaga kerja dari luar tetap bisa menjadi pilihan yang tepat.

Hal terpenting adalah perusahaan mengambil keputusan berdasarkan kebutuhan nyata, bukan sekadar mengikuti kebiasaan atau menganggap bahwa menambah karyawan pasti menyelesaikan masalah.

Salah Perencanaan Bisa Membuat Biaya Membengkak

Pernahkah kita berpikir bahwa merekrut karyawan ternyata membutuhkan biaya yang tidak sedikit?

Perusahaan bukan hanya mengeluarkan uang untuk membayar gaji. Ada pula biaya pemasangan lowongan, seleksi, orientasi, pelatihan, dan waktu yang diperlukan sampai karyawan baru mampu bekerja secara optimal.

Jika perusahaan merekrut terlalu banyak orang tanpa memperhitungkan kebutuhan, biaya tenaga kerja bisa menjadi beban. Namun, jika jumlah karyawan terlalu sedikit, pekerjaan dapat menumpuk, lembur meningkat, dan kualitas pelayanan menurun.

Keduanya sama-sama berisiko.

Karena itu, menurut saya, efisiensi dalam pengelolaan SDM tidak boleh diartikan sebagai upaya mengurangi jumlah karyawan sebanyak mungkin. Perusahaan perlu mencari keseimbangan antara biaya, produktivitas, dan kesejahteraan pekerja.

Karyawan yang terus-menerus dibebani pekerjaan di luar kemampuan mereka bisa mengalami kelelahan. Dalam jangka panjang, kondisi tersebut berpotensi memengaruhi kualitas pekerjaan dan meningkatkan keinginan untuk mengundurkan diri.

Perusahaan juga perlu mempersiapkan pengganti untuk posisi penting. Bayangkan jika seorang karyawan yang menguasai proses kerja tertentu tiba-tiba mengundurkan diri, sementara tidak ada orang lain yang memahami pekerjaannya. Aktivitas perusahaan bisa terganggu hanya karena pengetahuan penting bergantung pada satu orang.

Masalah seperti ini dapat dikurangi melalui pelatihan silang, dokumentasi pekerjaan, dan persiapan calon pengganti.

Dengan kata lain, perencanaan SDM membantu perusahaan bukan hanya mengatur kebutuhan hari ini, tetapi juga mengantisipasi masalah yang mungkin muncul besok.

Perubahan Zaman Membuat Perencanaan SDM Semakin Penting

Dunia kerja terus berubah. Perkembangan teknologi, penggunaan sistem otomatis, dan perubahan kebutuhan pelanggan membuat perusahaan harus menyesuaikan cara kerjanya.

Dalam The Future of Jobs Report 2025, World Economic Forum memperkirakan bahwa perubahan struktural pasar kerja hingga 2030 dapat menciptakan 170 juta pekerjaan dan menggantikan 92 juta pekerjaan secara global. Angka tersebut merupakan proyeksi, bukan kepastian bahwa setiap perusahaan akan mengalami perubahan yang sama. Namun, gambaran itu menunjukkan bahwa kebutuhan pekerjaan dan keterampilan dapat berubah secara signifikan.

Menurut saya, perusahaan yang tidak mempersiapkan karyawannya akan lebih sulit menghadapi perubahan tersebut. Ketika teknologi baru diterapkan, misalnya, karyawan tidak cukup hanya diminta untuk langsung menggunakannya. Mereka juga membutuhkan arahan, kesempatan belajar, dan pendampingan.

Di sinilah peran manajemen SDM menjadi penting. Bagian SDM perlu bekerja sama dengan pimpinan dan bagian lain untuk mengetahui keterampilan apa yang akan dibutuhkan, pelatihan apa yang perlu diberikan, serta bagaimana perubahan pekerjaan dapat dilakukan tanpa mengabaikan kemampuan dan kondisi karyawan.

Perencanaan SDM juga tidak boleh berhenti setelah dokumennya selesai dibuat. Perusahaan perlu mengevaluasi apakah kebutuhan tenaga kerja sudah terpenuhi, apakah pelatihan memberikan hasil, dan apakah beban kerja masih sesuai dengan jumlah karyawan yang tersedia.

Jika kondisi bisnis berubah, rencana tersebut juga harus diperbarui.

Menyiapkan Karyawan Berarti Menyiapkan Masa Depan Perusahaan

Pada akhirnya, saya berpendapat bahwa keberhasilan perusahaan tidak hanya ditentukan oleh produk yang dijual, teknologi yang digunakan, atau besarnya modal yang dimiliki. Orang-orang yang menjalankan kegiatan perusahaan juga memiliki peran yang sangat penting.

Perencanaan SDM membantu perusahaan memahami kapan harus merekrut, kapan perlu memberikan pelatihan, dan bagaimana mempersiapkan karyawan menghadapi perubahan. Langkah-langkah tersebut dapat membantu perusahaan mengendalikan biaya sekaligus menjaga kualitas pekerjaan.

Namun, perencanaan yang baik bukan berarti perusahaan harus mampu menebak masa depan dengan sempurna. Tidak semua perubahan dapat diprediksi. Yang lebih penting adalah memiliki persiapan, mengevaluasi kondisi secara berkala, dan bersedia menyesuaikan keputusan ketika kebutuhan berubah.

Bagi saya, karyawan seharusnya tidak dipandang hanya sebagai angka dalam anggaran atau orang yang bertugas menyelesaikan pekerjaan. Mereka adalah bagian penting dari perjalanan perusahaan.

Karena itu, sebelum memutuskan untuk merekrut lebih banyak orang atau mengubah sistem kerja, perusahaan perlu bertanya terlebih dahulu: apakah kita benar-benar kekurangan tenaga kerja, atau justru belum mengelola kemampuan karyawan yang sudah ada dengan baik?

Jawaban atas pertanyaan tersebut dapat menjadi langkah awal untuk membangun pengelolaan SDM yang lebih terencana, manusiawi, dan berkelanjutan.

Athiyah Atrini, Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Manajemen, Universitas Pamulang.