Belajar Ketelitian dari Pendataan Stok Barang di Lingkungan Kerja
Tulisan dari Aurelia Zusafara Nugroho Tafuama tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
Oleh: Aurelia Zusafara Nugroho Tafuama
Mahasiswa Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
Memasuki dunia kerja memberikan pengalaman yang berbeda bagi mahasiswa. Jika di bangku kuliah mahasiswa lebih banyak mempelajari konsep dan teori, kegiatan magang memberikan kesempatan untuk melihat bagaimana sebuah pekerjaan dilakukan secara langsung. Salah satu pengalaman yang saya peroleh selama menjalani magang di CV. Dhaksinarga Saranatama adalah melakukan pendataan stok barang menggunakan Microsoft Excel.
Bagi sebagian orang, mendata barang mungkin terlihat sebagai pekerjaan yang sederhana. Namun, setelah mengerjakannya secara langsung, saya menyadari bahwa kegiatan tersebut membutuhkan ketelitian, konsistensi, dan kemampuan memahami informasi dengan baik. Kesalahan kecil dalam memasukkan data dapat membuat informasi mengenai suatu barang menjadi kurang tepat dan berpotensi memengaruhi proses pekerjaan berikutnya.
Mengenal Barang melalui Proses Pendataan
Dalam proses pendataan, informasi mengenai barang perlu dicatat secara sistematis. Data yang digunakan antara lain mencakup engine model/type, product name, part number, quantity, unit, genuine part price, dan OEM part price.
Setiap bagian memiliki fungsi masing-masing. Engine model/type digunakan untuk mengetahui jenis atau model mesin yang berkaitan dengan barang, sedangkan product name menunjukkan nama produk. Sementara itu, part number menjadi informasi penting untuk membedakan satu komponen dengan komponen lainnya.
Jumlah barang dan satuannya juga perlu diperhatikan agar data yang dicatat sesuai dengan kondisi yang ada. Selain itu, terdapat informasi mengenai harga genuine part dan OEM part yang dapat membantu perusahaan dalam memiliki data produk secara lebih terstruktur.
Dari kegiatan tersebut, saya belajar bahwa pendataan bukan sekadar memasukkan tulisan atau angka ke dalam tabel. Setiap informasi memiliki fungsi dan perlu dicatat dengan benar.
Ketelitian Menjadi Hal yang Penting
Salah satu tantangan dalam melakukan pendataan adalah menjaga ketelitian. Ketika berhadapan dengan banyak nama produk, nomor komponen, jumlah, maupun informasi lainnya, diperlukan konsentrasi agar tidak terjadi kesalahan pencatatan.
Misalnya, kesalahan pada part number dapat menyebabkan suatu barang sulit dibedakan dengan komponen lain yang memiliki nama atau bentuk yang hampir serupa. Begitu pula dengan jumlah barang. Data yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya dapat membuat informasi stok menjadi kurang akurat.
Pengalaman tersebut membuat saya semakin memahami bahwa ketelitian merupakan salah satu kemampuan yang dibutuhkan dalam dunia kerja. Pekerjaan yang terlihat administratif sekalipun tetap memiliki peran terhadap kelancaran aktivitas perusahaan.
Excel sebagai Alat untuk Mengelola Informasi
Penggunaan Microsoft Excel dalam kegiatan pendataan juga memberikan pengalaman tersendiri. Data yang sebelumnya berupa informasi mengenai berbagai barang dapat disusun dalam bentuk tabel sehingga lebih mudah dibaca dan dikelola.
Penyusunan data secara terstruktur membantu informasi menjadi lebih tertata. Ketika perusahaan membutuhkan informasi mengenai suatu barang, data yang sudah tersusun dengan baik akan lebih mudah untuk ditelusuri dibandingkan jika informasi tersebut hanya dicatat secara acak.
Bagi mahasiswa, pengalaman menggunakan Excel dalam pekerjaan nyata juga memberikan pembelajaran bahwa kemampuan mengoperasikan perangkat lunak perkantoran bukan hanya diperlukan untuk mengerjakan tugas kuliah. Dalam dunia kerja, kemampuan tersebut dapat digunakan untuk membantu proses pengelolaan informasi perusahaan.
Menghubungkan Teori Manajemen dengan Praktik
Sebagai mahasiswa Manajemen, kegiatan pendataan memberikan perspektif bahwa manajemen tidak selalu berbicara mengenai pengambilan keputusan besar atau pengelolaan karyawan. Pengelolaan informasi yang dilakukan secara teratur juga menjadi bagian yang mendukung aktivitas organisasi.
Data yang tersusun dengan baik dapat membantu perusahaan memiliki informasi yang lebih jelas mengenai barang yang dimiliki. Dari informasi tersebut, perusahaan dapat lebih mudah melakukan pengecekan dan menentukan langkah yang diperlukan dalam kegiatan operasional.
Hal ini membuat saya menyadari bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh setiap individu dalam perusahaan memiliki keterkaitan dengan proses yang lebih luas. Pekerjaan sederhana yang dilakukan dengan teliti dapat menjadi bagian dari proses yang mendukung pekerjaan lainnya.
Dari Mendata Barang, Belajar Bertanggung Jawab
Pengalaman melakukan pendataan stok juga mengajarkan saya mengenai tanggung jawab terhadap pekerjaan. Ketika diberikan tugas untuk mencatat informasi barang, saya perlu memastikan bahwa data yang dimasukkan sesuai dengan informasi yang tersedia dan disusun secara rapi.
Proses tersebut melatih saya untuk tidak terburu-buru dalam menyelesaikan pekerjaan. Kecepatan memang penting, tetapi ketepatan menjadi hal yang tidak kalah penting ketika berhubungan dengan data.
Saya juga belajar bahwa ketika menemukan informasi yang belum dipahami atau diragukan, bertanya dan melakukan pengecekan kembali merupakan langkah yang lebih baik daripada sekadar membuat asumsi. Sikap tersebut menjadi salah satu kebiasaan yang penting untuk dibangun sejak masih menjadi mahasiswa.
Pengalaman Kecil dengan Pembelajaran Besar
Kegiatan pendataan stok barang selama magang mungkin terlihat sebagai salah satu pekerjaan rutin. Namun, bagi saya, kegiatan tersebut memberikan pembelajaran yang cukup berarti mengenai bagaimana pekerjaan dilakukan secara sistematis di lingkungan profesional.
Saya belajar bahwa ketelitian, kemampuan mengelola data, penggunaan teknologi, dan rasa tanggung jawab merupakan bagian yang saling berkaitan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan.
Pengalaman ini juga menjadi pengingat bahwa proses belajar tidak hanya berlangsung di ruang kelas. Lingkungan kerja memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk memahami secara langsung bagaimana teori dan kemampuan yang diperoleh selama perkuliahan digunakan dalam aktivitas sehari-hari.
Pada akhirnya, kegiatan magang bukan hanya tentang mendapatkan pengalaman bekerja. Lebih dari itu, magang menjadi kesempatan untuk membangun kebiasaan profesional melalui berbagai pekerjaan yang dilakukan, termasuk pekerjaan yang membutuhkan ketelitian seperti pendataan stok barang.
Dari sebuah tabel Excel, saya belajar bahwa data yang terlihat sederhana dapat memiliki peran penting bagi sebuah pekerjaan dan ketelitian dalam mengelolanya merupakan bentuk tanggung jawab yang tidak boleh dianggap sepele.