Organisasi Resmi Ada di Bagan, Organisasi Nyata Ada di Relasi
Saya adalah Profesor Administrasi Publik, FISIP Universitas Mulawarman. Menekuni isu organisasi dan manajemen publik, transformasi digital, dan tata kelola pemerintahan.
·waktu baca 8 menit
Tulisan dari bambangirawan tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSetiap organisasi memiliki bagan, dan dari sana kita bisa mengetahui siapa memimpin siapa, bagaimana pekerjaan di distribusi, dimana kewenangan berada dan kepada siapa seseorang harus bertanggung jawab. Bagan organisasi penting, karena tanpanya kita akan kesulitan memahami bagaimana sebuah organisasi dirancang untuk bekerja.
Namun siapa pun yang cukup lama berada di dalam organisasi biasanya mengetahui satu hal, bahwa tidak semua yang membuat organisasi bekerja dapat digambar dalam bagan. Ada pegawai yang secara struktural tidak memiliki jabatan tinggi namun pendapatnya selalu didengar. Ada orang yang menjadi tempat bertanya ketika masalah muncul, meskipun peran itu tidak pernah tertulis dalam uraian jabatannya.
Ada pula dua unit yang terlihat sangat dekat dalam struktur, tetapi dalam keseharian justru sulit bekerja bersama. Sebaliknya bahwa terkadang ada persoalan yang terlihat rumit dapat bergerak lebih cepat karena seseorang tahu siapa yang perlu diajak berbicara.
Di sinilah organisasi menjadi menarik untuk dibaca, sebab bagan hanya menceritakan sebagian dari kehidupan organisasi.
Bagan Tetap Penting
Kita tentu tidak perlu mempertentangkan struktur dengan relasi, karena di dalam organisasi membutuhkan pembagian pekerjaan, kewenangan, tanggung jawab, prosedur, dan mekanisme pertanggungjawaban. Terlebih dalam organisasi publik, semua itu penting karena keputusan dan tindakan pemerintah harus dapat dijelaskan dan dipertanggungjawabkan.
Jadi, persoalannya bukan apakah organisasi membutuhkan bagan, dimana bagan bukan masalahnya, namun masalah muncul ketika kita mengira bagan sudah menceritakan seluruh organisasi. Sebab pekerjaan sehari-hari tidak hanya bergerak mengikuti garis kewenangan. Namun juga bergerak melalui percakapan, pengalaman, kepercayaan, kebiasaan bekerja bersama, dan hubungan yang perlahan terbentuk di antara orang-orang di dalam organisasi.
Bagan dapat menunjukkan siapa melapor kepada siapa, akan tetapi bagan tidak selalu dapat menjelaskan siapa yang dicari ketika seseorang membutuhkan nasihat, siapa yang dipercaya ketika persoalannya sulit, atau kepada siapa orang datang ketika pekerjaan menemui jalan buntu. Untuk memahami bagian organisasi seperti itu, kita perlu melihat sesuatu yang tidak selalu tampak dalam struktur namun kita perlu melihat relasi.
Ketika Pekerjaan Bergerak Melalui Relasi
Bayangkan seorang pegawai yang baru masuk ke sebuah organisasi, pada hari-hari pertama mungkin masih mempelajari struktur, tugas, atasan langsung, prosedur, dan berbagai aturan yang harus dipahami untuk membantunya mengetahui posisi dan tanggung jawabnya. Namun setelah beberapa waktu bekerja dia akan mulai mempelajari hal-hal yang berbeda, dia akan semakin mengetahui siapa yang paling memahami persoalan tertentu meskipun bukan pejabat tertinggi. Dia juga akan mengenali orang yang mampu menjelaskan aturan yang rumit dengan bahasa sederhana. Dia bahkan mulai tahu unit mana yang cepat merespons, siapa yang pernah menghadapi persoalan serupa, dan kepada siapa sebaiknya bertanya ketika menemui jalan buntu. Tidak ada buku panduan yang menjelaskan semuanya, pengetahuan seperti itu tumbuh dari pengalaman bekerja bersama.
Kajian tentang jejaring informal dalam organisasi menunjukkan bahwa struktur formal tidak selalu memperlihatkan seluruh hubungan yang digunakan orang untuk berkomunikasi, mencari nasihat, dan membangun kepercayaan dalam pekerjaan. Karenanya saya melihat ada cara sederhana untuk membedakannya yaitu bahwa bagan menunjukkan arsitektur kewenangan sementara relasi membantu kita melihat arsitektur kerja sehari-hari dan keduanya diperlukan untuk memahami organisasi secara lebih utuh.
Organisasi yang Tertulis dan Organisasi yang Dijalani
Persoalan ini sebenarnya sudah cukup lama menarik perhatian saya, dimana ketika beberapa tahun lalu menulis tentang organisasi formal dan informal, saya kembali melihat bahwa keduanya tidak hidup sebagai dua dunia yang benar-benar terpisah. Organisasi formal memberikan kerangka yang berisi tujuan, pembagian kerja, kewenangan, aturan, dan saluran komunikasi yang ditetapkan secara resmi. Namun ketika manusia mulai bekerja di dalam kerangka tersebut, sesuatu yang lain akan ikut tumbuh di dalamnya.
Orang berbicara satu sama lain, mereka saling mengenal dan kemudian mereka menemukan siapa yang dapat dipercaya, kebiasaan bekerja bersama terbentuk kemudian arus informasi bergerak dan pengaruh pun berkembang. Pada titik inilah organisasi informal hadir. Gagasan mengenai hubungan keduanya sebenarnya sudah lama dibicarakan dalam studi organisasi sebagaimana Chester Barnard misalnya, menyatakan bahwa organisasi formal dan informal saling berkaitan. Struktur formal diperlukan untuk mengarahkan kerja sama, tetapi interaksi manusia yang berlangsung di dalamnya juga membentuk hubungan informal yang menjadi bagian dari kehidupan organisasi.
Dengan demikian, organisasi yang tertulis dan organisasi yang kita jalani sehari-hari memang tidak selalu persis sama, namun bukan berarti kita harus memilih salah satunya karena struktur memberikan kerangka, sementara relasi membantu membuat kerangka itu bekerja.
Mengapa Kita Mencari Orang Tertentu?
Ada satu hal sederhana yang menarik untuk diperhatikan, dimana ketika menghadapi persoalan sulit di tempat kerja, mengapa kita memilih berbicara dengan orang tertentu?
Hal itu dilakukan bukan selalu karena jabatannya paling tinggi, namun kita mungkin datang kepadanya karena dia memahami persoalannya dan bahkan kita percaya pada penilaiannya. Kita tahu dia akan memberikan informasi yang dapat dipercaya, atau setidaknya kita yakin percakapan dengannya akan membantu menemukan jalan keluar.
Di sinilah kepercayaan menjadi penting, dua orang dapat diwajibkan berkoordinasi karena struktur, namun kualitas koordinasinya bisa berbeda ketika di antara keduanya sudah tumbuh kepercayaan profesional. Kita bisa melihatnya dalam hal yang sangat sederhana, dimana dua unit harus menyelesaikan sebuah persoalan bersama. Secara resmi mungkin diperlukan surat, disposisi, rapat, atau mekanisme koordinasi tertentu dan kesemua itu tetap diperlukan, namun sebelum proses formal berjalan, kadang seseorang mengangkat telepon dan berkata : “Bagaimana kalau kita duduk sebentar membahas ini?” Percakapan itu mungkin belum menghasilkan Keputusan, namun kedua pihak mulai memahami persoalan, mengetahui posisi masing-masing, dan mungkin menemukan beberapa kemungkinan jalan keluar.
Ketika rapat resmi akhirnya pun dilakukan, mereka tidak lagi memulai dari nol dimana dalam situasi seperti ini, relasi informal tidak menggantikan proses formal, namun akan membantu proses formal bekerja lebih baik.
Orang-Orang yang Menghubungkan Organisasi
Jika kita memperhatikan organisasi lebih dekat, biasanya ada orang-orang yang memiliki kemampuan kepada siapa yang perlu dihubungi ketika persoalan muncul, bahkan mereka dapat berbicara dengan orang teknis sekaligus menjelaskan persoalan kepada pimpinan. Mereka memahami cara kerja beberapa unit dan terkadang mampu mempertemukan orang-orang yang sebelumnya sulit berkomunikasi. Mereka mungkin tidak memiliki jabatan paling tinggi, namun keberadaannya membuat banyak hal dapat terhubung.
Dalam studi organisasi dan administrasi publik, peran seperti ini sering dibahas melalui konsep boundary spanning yaitu kemampuan bekerja melintasi batas-batas organisasi, menghubungkan orang atau unit, membantu pertukaran informasi, dan menjembatani kepentingan yang berbeda dan bagi organisasi publik, kemampuan seperti ini menjadi semakin penting. Sebab persoalan masyarakat jarang datang dengan label yang mengatakan, “Ini hanya urusan satu dinas.” Sementara masalah pendidikan dapat bersinggungan dengan kemiskinan, begitu juga dengan persoalan kesehatan dapat berhubungan dengan lingkungan dan kondisi social, begitu juga dengan masalah transformasi digital dapat menyentuh hampir seluruh unit pemerintah.
Sementara itu, pemerintah memang harus membagi pekerjaan ke dalam berbagai urusan dan unit agar kewenangan serta tanggung jawabnya jelas. Di antara dua kenyataan itulah kita membutuhkan orang-orang yang mampu menghubungkan berbagai bagian organisasi, namun mereka tidak menggantikan struktur, namun mereka membantu struktur saling berbicara.
Tetapi Relasi Juga Bisa Menjadi Jalan Pintas
Sampai disini, relasi informal mungkin terlihat selalu membawa manfaat, namun kenyataanya tidak sesederhana itu dimana kepercayaan dapat mempercepat koordinasi, tetapi kedekatan juga dapat membentuk kelompok yang terlalu tertutup. Jaringan informal dapat membuat informasi bergerak cepat, tetapi orang yang berada di luar jaringan mungkin justru kesulitan memperoleh informasi yang sama.
Ada satu kalimat yang mungkin pernah kita dengar seperti “Kalau kenal orangnya, urusannya lebih cepat.” Kalimat itu terlihat sederhana, tetapi maknanya bisa sangat berbeda. Dalam satu situasi, mungkin dapat menunjukkan bahwa hubungan profesional membantu komunikasi berjalan lebih efektif. Namun, dalam situasi lain, kalimat yang sama bisa menunjukkan persoalan yang lebih serius, artinya bahwa sistem formal ternyata tidak bekerja dengan kualitas yang sama bagi semua orang.
Jika setiap kali menghadapi hambatan kita harus mencari orang yang dikenal agar pekerjaan dapat bergerak, kita perlu bertanya apakah masalah sebenarnya ada pada relasinya atau justru pada sistem formalnya. Hubungan informal memang dapat membantu menghadapi kekakuan yang tidak selalu dapat diantisipasi oleh prosedur. Tetapi organisasi tentu tidak boleh menggantungkan keberhasilannya pada hubungan personal.
Bagi saya batasnya cukup sederhana, relasi informal menjadi kekuatan ketika membantu struktur bekerja dan akan menjadi masalah ketika organisasi hanya dapat bekerja dengan melewati struktur. Organisasi yang sehat tidak membuat seseorang harus selalu mencari “orang dalam” agar persoalannya dapat diselesaikan dan sistemnya sendiri harus mampu bekerja.
Membaca Organisasi Lebih Dalam
Cara pandang seperti ini juga mengingatkan kita bahwa memperbaiki organisasi tidak selalu selesai dengan menggambar ulang struktur. Kita dapat mengubah nama unit, memindahkan sebuah bidang, menambah kotak, mengurangi kotak, atau mengganti garis koordinasi. Terkadang perubahan tersebut memang diperlukan, namun struktur baru tidak otomatis menghasilkan hubungan kerja yang baru.
Dua unit dapat ditempatkan dalam satu organisasi bisa tetap bekerja sendiri-sendiri dan begitu juga sebaliknya, dua unit yang secara struktural berjauhan dapat bekerja sangat erat karena orang-orang di dalamnya telah membangun komunikasi dan kepercayaan. Oleh karenanya, kemampuan organisasi bukan hanya ditentukan oleh siapa yang ditempatkan di dalam struktur, namun juga ditentukan oleh bagaimana orang-orang di dalam struktur itu terhubung, dan pada akhirnya, struktur, relasi, kepercayaan, informasi, dan koordinasi perlu bertemu dalam pekerjaan sehari-hari.
Maka, ketika ingin memahami sebuah organisasi, tentu kita tetap perlu melihat bagannya, namun jangan berhenti disana. Perhatikan kepada siapa orang datang ketika membutuhkan jawaban dan perhatikan siapa yang dipercaya ketika persoalannya sulit, begitu juga dimana informasi bergerak dan dimana dia berhenti. Kemudian perhatikan juga siapa yang mampu menghubungkan orang-orang yang dipisahkan oleh batas organisasi.
Dari sanalah kita biasanya baru mulai melihat bagian organisasi yang tidak seluruhnya tampak dalam dokumen resmi, tetapi ikut menentukan bagaimana pekerjaan berlangsung. Sebab bagan menunjukkan kepada kita bagaimana sebuah organisasi dirancang, namun relasi membantu kita memahami bagaimana organisasi dijalankan, dan organisasi yang baik membutuhkan keduanya.
Bacaan :
Irawan, B. (2018). Organisasi Formal dan Informal: Tinjauan Konsep, Perbandingan, dan Studi Kasus. Jurnal Administrative Reform, 6(4), 195–220. DOI: 10.52239/jar.v6i4.1921.
Barnard, C. I. (1938). The Functions of the Executive. Harvard University Press.
Krackhardt, D., & Hanson, J. R. (1993). Informal Networks: The Company Behind the Chart. Harvard Business Review, 71(4), 104–111.