12 Perbedaan antara Email Bisnis dan Surat Bisnis yang Perlu Dipahami
Berita dan Informasi Praktis soal Ekonomi Bisnis
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Berita Bisnis tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarMengetahui perbedaan antara email bisnis dan surat bisnis menjadi hal yang perlu dipahami oleh pelaku usaha, investor, hingga kalangan profesional lainnya. Wawasan mengenai karakteristik keduanya akan memudahkan dalam menentukan sarana penyampaian informasi.
Manfaat dari memahami perbedaan dua media komunikasi tersebut mencakup peningkatan efisiensi operasional hingga penguatan citra profesional di mata klien atau mitra strategis. Oleh karena itu, penguasaan terhadap fungsi masing-masing media sangatlah krusial.
Perbedaan antara Email Bisnis dan Surat Bisnis
Berikut ini merupakan beberapa aspek yang membedakan surat elektronik atau surel dengan surat konvensional untuk kebutuhan komunikasi bisnis:
1. Sejarah
Berdasarkan jurnal Kaidah Korespondensi Bisnis Berbahasa Inggris di Era Abad 21 karya Asmara Sudomo, email hadir sebagai ragam tambahan dalam dunia surat-menyurat bisnis yang mulai muncul pada akhir abad ke-20 seiring dengan perkembangan jaringan internet.
Sementara itu, surat bisnis atau surat niaga berakar dari keperluan manusia masa lampau dalam mendokumentasikan kegiatan pertukaran niaga dengan menggunakan lambang atau tanda berbentuk tulisan.
2. Kecepatan Pengiriman
Surat bisnis memiliki proses pengiriman fisik yang cenderung paling lama, karena membutuhkan waktu dalam pengantaran kurir. Sebaliknya, surel bisnis dapat terkirim secara instan dalam hitungan detik melalui jaringan internet.
3. Struktur Kepala Surat
Surat bisnis wajib mencantumkan kepala surat atau kop resmi yang memuat nama instansi, logo, nomor telepon, hingga alamat lengkap. Sementara itu, email bisnis tidak menggunakan kop, tetapi mengandalkan kolom pengirim seperti From dan penerima seperti To.
4. Kelengkapan Elemen Komponen
Surat bisnis memiliki elemen komponen yang paling lengkap, termasuk nomor surat, lampiran, perihal, stempel, dan tanda tangan basah. Di sisi lain, email bisnis memiliki struktur yang lebih ringkas dan tidak selalu memerlukan tanda tangan fisik.
5. Fungsi
Menurut buku Komunikasi Bisnis & Negosiasi karya Yulia Hamdaini Putri dan Hera Febria Mavilinda, surat bisnis mempunyai beberapa fungsi, di antaranya sebagai wakil bagi pengirim; menyampaikan pemberitahuan, permintaan, atau permohonan; bukti tertulis; pengingat; bukti historis; pedoman kerja; hingga media promosi.
Sementara email bisnis memegang peranan vital dalam dunia korporasi modern melalui kemampuannya mempercepat penyebaran informasi. Kehadiran media elektronik ini memfasilitasi koordinasi lintas divisi secara instan guna mendukung kelancaran operasional.
6. Penggunaan Salam dan Penutup
Dalam surat bisnis, keberadaan salam pembuka dan salam penutup formal seperti "Dengan hormat" dan "Hormat kami" merupakan hal yang wajib dicantumkan. Sebaliknya, email bisnis sering bersifat lebih fleksibel dan dapat menghilangkan beberapa komponen salam formal.
7. Keaslian Dokumen dan Kekuatan Hukum
Surat bisnis yang asli dan berlogo dapat langsung difungsikan sebagai bukti yang sah dalam urusan kedinasan. Sementara itu, email bisnis umumnya dianggap sebagai bukti kurang resmi secara hukum apabila dibandingkan dengan surat fisik bertanda tangan basah.
8. Pihak Tujuan Komunikasi
Surat bisnis lazimnya digunakan untuk menjalin komunikasi formal yang bersifat eksternal dengan pihak di luar instansi. Di sisi lain, email bisnis sangat fleksibel digunakan untuk keperluan komunikasi, baik secara internal maupun eksternal perusahaan.
9. Kebutuhan Teknologi Pendukung
Pembuatan surat bisnis secara fisik tidak memerlukan perangkat komputer khusus atau jaringan internet yang kompleks. Sebaliknya, pengoperasian email bisnis mutlak membutuhkan perangkat komputer atau gawai pintar yang tersambung ke jaringan internet.
10. Format Penulisan
Format penulisan surat bisnis umumnya terikat pada aturan baku, seperti bentuk full block, block style, atau semi block style. Sementara itu, format tampilan pada email bisnis cenderung lebih bebas, dinamis, dan disesuaikan dengan kebutuhan subjek pesan (subject).
11. Keberadaan Lampiran Berkas
Pada surat bisnis, penyertaan dokumen pendukung harus dikoordinasikan secara manual dengan menuliskan kata "Lampiran" di bagian awal. Di sisi lain, email bisnis menyediakan fitur khusus berupa attachment yang memudahkan pengiriman berkas digital.
12. Karakteristik Gaya Bahasa
Penyusunan kalimat dalam surat bisnis menuntut penggunaan tata bahasa yang sangat kaku, resmi, dan berstandar baku. Sebaliknya, gaya bahasa dalam email bisnis sering kali ditulis lebih singkat, padat, dan langsung pada inti tujuan seiring meningkatnya kecepatan bisnis.
Tips Menulis Email Bisnis dan Surat Bisnis
Penyusunan pesan bisnis yang efektif menuntut kejelasan bahasa dan kepatuhan terhadap format standar yang berlaku. Berikut beberapa kiat praktis dalam menyusun pesan melalui surat dan email agar informasinya tersampaikan dengan optimal:
Pastikan baris perihal surat atau subjek email langsung mencerminkan isi pesan utama secara singkat agar pembaca dapat segera memahami maksudnya.
Sesuaikan gaya bahasa dengan tingkat formalitas hubungan kerja, baik menggunakan diksi kaku untuk surat resmi maupun bahasa yang lebih ringkas pada surel.
Selalu pastikan dokumen pendukung telah disertakan atau dilampirkan sebelum surat atau email bisnis dikirimkan kepada pihak penerima.
Baca Juga: 8 Contoh Proposal Kerja Sama Vendor dan Tips Membuatnya
(MDP)