15 Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan yang Profesional dan Cara Membuatnya
Berita dan Informasi Praktis soal Ekonomi Bisnis
·waktu baca 10 menit
Tulisan dari Berita Bisnis tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarMencermati contoh surat pemberitahuan kegiatan dapat menjadi salah satu langkah cerdas bagi para panitia acara. Pasalnya, dokumen ini bertindak sebagai sarana komunikasi resmi yang menyampaikan informasi penting kepada pihak-pihak terkait secara terperinci.
Keberadaan surat pemberitahuan kegiatan mampu mencegah kesalahpahaman dan memastikan seluruh pihak yang terlibat dapat mempersiapkan diri dengan baik. Selain itu, dokumen ini juga berfungsi sebagai bentuk transparansi dalam penyelenggaraan acara.
Cara Membuat Surat Pemberitahuan Kegiatan
Surat pemberitahuan kegiatan adalah pernyataan tertulis yang dibuat oleh penanggung jawab suatu acara.
Dokumen ini disampaikan kepada Kepolisian Negara Republik Indonesia (Polri) sesuai dengan tingkat kewilayahan, baik Markas Besar (Mabes) Polri, Kepolisian Daerah (Polda), Kepolisian Resor (Polres), maupun Kepolisian Sektor (Sektor).
Melansir laman Polres Metro Tangerang Kota, surat pemberitahuan disampaikan agar pihak Polri mengetahui detail rencana kegiatan. Dengan begitu, pihak berwenang dapat mempersiapkan langkah-langkah yang diperlukan, seperti pengamanan atau pengaturan lalu lintas.
Surat pemberitahuan kegiatan ini umumnya memuat poin-poin berikut:
Maksud dan tujuan.
Lokasi atau rute.
Waktu.
Bentuk kegiatan.
Penanggung jawab atau koordinator lapangan.
Perkiraan jumlah peserta.
Alat peraga yang digunakan.
Selain disampaikan kepada Kepolisian, surat pemberitahuan juga dapat diberikan kepada pihak-pihak tertentu saja selama kegiatan tidak dilakukan di tempat terbuka dan tidak berpotensi mengganggu umum. Misalnya, acara-acara internal di sekolah atau perguruan tinggi.
Daftar Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan
Sebagai referensi, berikut beberapa contoh surat pemberitahuan untuk berbagai jenis kegiatan:
1. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Hajatan
2. Contoh Surat Pemberitahuan Keramaian
3. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan KKN (Kuliah Kerja Nyata)
4. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan ke Polsek
SURAT PEMBERITAHUAN KEGIATAN
Nomor: 012/PAN-PML/VIII/2026
Lampiran: 1 Lembar Proposal
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Pentas Seni Warga
Kepada Yth.
Kepala Kepolisian Sektor (Kapolsek) Melati
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan agenda tahunan warga, kami panitia penyelenggara bermaksud mengadakan kegiatan Pentas Seni Pemuda Kreatif. Rangkaian acara tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 22 Agustus 2026
Waktu: Pukul 19.00 - 22.00 WIB
Tempat: Lapangan Serbaguna Kelurahan Melati
Jumlah Peserta: ± 150 Orang
Penanggung Jawab: Budi Santoso (0812-3456-7890)
Kegiatan ini bertujuan mempererat tali silaturahmi antarwarga. Demi kelancaran dan ketertiban selama acara berlangsung, kami menyampaikan surat pemberitahuan ini kepada pihak Kepolisian Sektor Melati.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 10 Agustus 2026
Ketua Panitia,
Budi Santoso
5. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Organisasi
ORGANISASI PEMUDA MANDIRI
Jl. Kebon Jeruk No. 12, Jakarta Barat
Telepon: 021-5551234 | Email: info@pemudamandiri.org
Nomor: 005/OPM/VIII/2026
Hal: Pemberitahuan Kegiatan Kerja Bakti Lingkungan
Lampiran: -
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Ketua RT 05
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan upaya menjaga kebersihan lingkungan, Organisasi Pemuda Mandiri akan menyelenggarakan kegiatan kerja bakti bersama warga. Acara ini bertujuan untuk meningkatkan kepedulian terhadap kebersihan saluran air dan area hijau.
Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal: Minggu, 23 Agustus 2026
Waktu: Pukul 07.00 WIB - Selesai
Tempat: Lingkungan RT 05 / RW 02
Demikian surat pemberitahuan ini disampaikan. Atas perhatian dan kerja sama yang diberikan, kami mengucapkan terima kasih.
Jakarta, 17 Agustus 2026
Ketua Panitia,
Budi Santoso
Kontak Person:
Reno (0812-3456-7890)
6. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah
SD MANDIRI SEJAHTERA
Jalan Pendidikan Nomor 12, Jakarta
Telepon: 021-5551234
Email: info@sdmandirisejahtera.sch.id
Nomor: 045/SPK/VIII/2026
Hal: Pemberitahuan Kegiatan Pentas Seni
Lampiran: -
Yth. Orang Tua / Wali Murid Kelas 1–6
SD Mandiri Sejahtera
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan peringatan Hari Kemerdekaan, sekolah akan menyelenggarakan kegiatan Pentas Seni dan Kreasi Siswa. Acara ini bertujuan untuk mengasah kreativitas siswa sekaligus mempererat silaturahmi antarwarga sekolah.
Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal: Sabtu, 22 Agustus 2026
Waktu: Pukul 08.00–12.00 WIB
Tempat: Aula SD Mandiri Sejahtera
Para siswa diimbau memakai pakaian olahraga sekolah dan membawa perlengkapan pribadi seperlunya. Informasi lebih lanjut mengenai acara ini dapat ditanyakan kepada Panitia Pelaksana melalui nomor 0812-3456-7890 (Bapak Budi).
Demikian surat pemberitahuan ini disampaikan. Atas perhatian dan kerja sama yang diberikan, kami mengucapkan terima kasih.
Jakarta, 10 Agustus 2026
Kepala SD Mandiri Sejahtera,
Hj. Siti Rahmah, M.Pd.
7. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Kampus
ORGANISASI MAHASISWA ANEKA KREASI
UNIVERSITAS NUSANTARA CIPTA
Jalan Merdeka No. 123, Jakarta
Telepon: 021-5550199 | Email: sekretariat@omak-unc.ac.id
Nomor: 045/OMAK-UNC/VIII/2026
Hal: Pemberitahuan Kegiatan Kampus
Lampiran: 1 Lembar Rundown Acara
Yth. Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi
Universitas Nusantara Cipta
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan program kerja tahunan Organisasi Mahasiswa Aneka Kreasi, kami menginformasikan pelaksanaan kegiatan "Seminar Nasional Kewirausahaan Muda 2026". Acara ini bertujuan untuk meningkatkan jiwa kepemimpinan mahasiswa di lingkungan kampus.
Kegiatan tersebut akan diselenggarakan pada:
Hari, Tanggal: Sabtu, 22 Agustus 2026
Waktu: Pukul 08.00 WIB - Selesai
Tempat: Aula Utama Gedung C, Universitas Nusantara Cipta
Demikian surat pemberitahuan ini disampaikan. Atas perhatian dan dukungan yang diberikan, kami mengucapkan terima kasih.
Jakarta, 10 Agustus 2026
Ketua Pelaksana,
Bima Perkasa
Mengetahui,
Ketua Umum OMAK UNC,
Rian Pratama
Kontak Person:
Rian Pratama (0812-3456-7890)
8. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Kantor
SURAT PEMBERITAHUAN KEGIATAN
Nomor: 045/HRD-PTM/VIII/2026
Hal: Pemberitahuan Kegiatan Rapat Kerja Tahunan
Lampiran: -
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan PT Mulia Sejahtera
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan agenda tahunan perusahaan, manajemen PT Mulia Sejahtera menginformasikan kegiatan Rapat Kerja Tahunan 2026 yang wajib diikuti oleh seluruh staf.
Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal: Sabtu, 22 Agustus 2026
Waktu: Pukul 09.00 - 15.00 WIB
Tempat: Ruang Serbaguna Lantai 3, Gedung PT Mulia Sejahtera
Acara: Evaluasi Kinerja dan Perencanaan Strategi Perusahaan
Seluruh peserta diharapkan hadir tepat waktu dan menyiapkan laporan divisi masing-masing. Informasi lebih lanjut dapat ditanyakan melalui narahubung di bawah ini.
Demikian surat pemberitahuan ini disampaikan. Atas perhatian dan kerja sama seluruh karyawan, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 10 Agustus 2026
Hormat kami,
Panitia Pelaksana
Budi Santoso
Manager HRD
Narahubung:
Budi Santoso (0812-3456-7890)
9. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Warga
SURAT PEMBERITAHUAN KEGIATAN
Nomor: 012/RT05/VIII/2026
Hal: Pemberitahuan Kegiatan Kerja Bakti
Lampiran: -
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Warga RT 05/RW 02
Kelurahan Sukamaju
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan upaya menjaga kebersihan dan kenyamanan lingkungan, pengurus RT 05 akan menyelenggarakan kegiatan Kerja Bakti Lingkungan. Kegiatan ini bertujuan untuk membersihkan saluran air dan merapikan fasilitas umum di wilayah pemukiman.
Acara tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal: Minggu, 16 Agustus 2026
Waktu: Pukul 07.00 WIB - selesai
Titik Kumpul: Lapangan Serbaguna RT 05
Agenda: Pembersihan selokan, pemangkasan pohon, dan pengecatan gapura
Mengingat pentingnya kegiatan ini, kehadiran seluruh warga sangat diharapkan. Seluruh peserta dianjurkan membawa peralatan kebersihan masing-masing dari rumah.
Demikian surat pemberitahuan ini disampaikan. Atas perhatian dan partisipasi seluruh warga, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 10 Agustus 2026
Ketua RT 05 Sukamaju,
Budi Santoso
Narahubung:
Ahmad (0812-3456-7890)
10. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Karang Taruna
KARANG TARUNA BHAKTI PEMUDA
Kelurahan Sukamaju, Kecamatan Gambir, Kota Jakarta Pusat
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta | Telp: 0812-3456-7890
Jakarta, 10 Agustus 2026
Nomor: 015/KT-BP/VIII/2026
Hal: Pemberitahuan Kegiatan Kerja Bakti
Lampiran: -
Yth. Bapak/Ibu Ketua RT 05 / RW 02
Kelurahan Sukamaju
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia, Karang Taruna Bhakti Pemuda akan menyelenggarakan kegiatan kerja bakti pembersihan lingkungan warga.
Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal: Minggu, 16 Agustus 2026
Waktu: Pukul 07.00 WIB - selesai
Tempat: Lingkungan RT 05 / RW 02 Sukamaju
Agenda: Pembersihan saluran air dan pengecatan gapura
Demikian surat pemberitahuan ini disampaikan. Atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Ketua Karang Taruna Bhakti Pemuda,
Budi Santoso
Narahubung:
Ahmad (0899-8765-4321)
11. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Pawai
PANITIA PERINGATAN HARI KEMERDEKAAN
KARANG TARUNA BUMI SEJAHTERA
Jalan Mawar Raya Nomor 12, Jakarta Selatan
Telepon: 081234567890 | Email: karangtarunabumi@gmail.com
Jakarta, 12 Agustus 2026
Nomor: 05/KTBS/VIII/2026
Hal: Pemberitahuan Kegiatan Pawai Kemerdekaan
Yth. Bapak Ketua RT 05 / RW 02
Kelurahan Melati
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan peringatan Hari Ulang Tahun Kerukunan Warga, Karang Taruna Bumi Sejahtera akan menyelenggarakan kegiatan Pawai Budaya. Acara tersebut rencananya dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal: Minggu, 23 Agustus 2026
Waktu: Pukul 07.00 WIB - selesai
Rute Pawai: Lapangan Sepak Bola Melati - Jalan Mawar Raya - Balai Warga RT 05
Penanggung Jawab: Ahmad Fauzi (089876543210)
Surat ini disampaikan sebagai pemberitahuan resmi agar Bapak beserta warga sekitar dapat mengetahui adanya potensi keramaian dan pengalihan lalu lintas sementara.
Atas perhatian dan kerja sama yang diberikan, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ahmad Fauzi
Ketua Panitia
12. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Karnaval
PANITIA PERINGATAN HARI KEMERDEKAAN
KARANG TARUNA BUMI PERTIWI
Jl. Mawar Merah No. 12, RT 03/RW 05, Kelurahan Sukamaju, Kota Bandung
Telepon: 0812-3456-7890 | Email: karangtaruna.bumi@gmail.com
Bandung, 15 Agustus 2026
Nomor: 08/PAN-HUT/VIII/2026
Hal: Pemberitahuan Kegiatan Karnaval Kemerdekaan
Lampiran: -
Yth. Bapak/Ibu Warga RT 03/RW 05
Kelurahan Sukamaju
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka memeriahkan Hari Ulang Tahun Republik Indonesia, Panitia Karang Taruna Bumi Pertiwi akan menyelenggarakan kegiatan Karnaval Kemerdekaan. Pelaksanaan acara tersebut dijadwalkan pada:
Hari, Tanggal: Minggu, 23 Agustus 2026
Waktu: Pukul 07.00 WIB - selesai
Titik Kumpul: Lapangan Olahraga RW 05
Rute Karnaval: Mengelilingi wilayah RW 05 dan berakhir di Balai Kelurahan Sukamaju
Sehubungan dengan hal tersebut, kami menyampaikan informasi ini agar seluruh warga dapat mengetahui jalannya kegiatan. Warga masyarakat juga diimbau untuk ikut memeriahkan acara maupun mengantisipasi kepadatan arus lalu lintas di sepanjang rute kegiatan.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian seluruh warga, kami mengucapkan terima kasih.
Ketua Panitia,
Rian Perkasa
Kontak Informasi:
Budi Santoso (0813-9876-5432)
13. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Rapat Umum
ORGANISASI PEMUDA NUSA BANGSA
Jalan Merdeka No. 123, Jakarta Selatan
Telepon: 021-5551234 | Email: info@pemudanusa.or.id
Nomor: 045/OPNB/VIII/2026
Lampiran: -
Hal: Undangan Rapat Umum
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Anggota Organisasi Pemuda Nusa Bangsa
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan persiapan pelaksanaan program kerja tahunan, pengurus mengundang seluruh anggota untuk menghadiri kegiatan Rapat Umum yang akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal: Sabtu, 22 Agustus 2026
Waktu: 09.00 WIB - selesai
Tempat: Aula Gedung Serbaguna Nusa Bangsa
Agenda: Pembahasan Program Kerja Tahun 2026/2027
Mengingat pentingnya agenda ini, kehadiran seluruh anggota sangat diharapkan tepat pada waktunya.
Demikian surat pemberitahuan ini disampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.
Jakarta, 10 Agustus 2026
Ketua Panitia,
Budi Santoso
Narahubung: Budi Santoso (0812-3456-7890)
14. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Lomba Agustusan
PANITIA PERINGATAN HARI KEMERDEKAAN RI KE-81
RUKUN TANGGANG 05 RUKUN WARGA 02
KELURAHAN SUKAMAJU, KECAMATAN BOGOR BARAT
KOTA BOGOR
Nomor: 08/PAN-AGU/VIII/2026
Lampiran: -
Hal: Pemberitahuan Kegiatan Lomba Agustusan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Warga RT 05 / RW 02
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka menyemarakkan Hari Ulang Tahun Kemerdekaan Republik Indonesia ke-81, Panitia Perayaan RT 05 akan menyelenggarakan serangkaian kegiatan lomba kemerdekaan untuk seluruh warga.
Acara tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal: Sabtu, 15 Agustus 2026
Waktu: Pukul 08.00 WIB - selesai
Tempat: Lapangan Serbaguna RT 05
Jenis kegiatan yang dilombakan meliputi lomba makan kerupuk untuk anak-anak, balap karung karung helm, hingga pertandingan bola voli antarwarga. Seluruh warga diharapkan dapat berpartisipasi meramaikan dan mendukung kelancaran acara ini.
Informasi lebih lanjut mengenai pendaftaran lomba dapat menghubungi narahubung panitia melalui Budi (0812-3456-7890).
Demikian surat pemberitahuan ini disampaikan. Atas perhatian dan partisipasi warga, kami ucapkan terima kasih.
Bogor, 10 Agustus 2026
Ketua Panitia
Ahmad Pratama
15. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan yang Profesional
PANITIA PELAKSANA PERINGATAN HARI KEMERDEKAAN
ORGANISASI PEMUDA MANDIRI
Jl. Merdeka No. 45, Jakarta Selatan
Telepon: 0812-3456-7890 | Email: pemudamandiri@email.com
Nomor: 015/OPM/VIII/2026
Hal: Pemberitahuan Kegiatan
Lampiran: 1 Lembar Jadwal Acara
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Ketua RT 05 / RW 02
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia, Organisasi Pemuda Mandiri akan menyelenggarakan kegiatan perlombaan warga. Acara ini bertujuan untuk mempererat tali silaturahmi di lingkungan RT 05.
Kegiatan tersebut diselenggarakan pada:
Hari, Tanggal: Sabtu, 15 Agustus 2026
Waktu: Pukul 08.00 WIB - Selesai
Tempat: Lapangan Serbaguna RT 05
Acara: Perlombaan Olahraga Tradisional dan Pentas Seni Warga
Demikian surat pemberitahuan ini disampaikan kepada Bapak/Ibu. Atas perhatian dan dukungan yang diberikan, kami mengucapkan terima kasih.
Jakarta, 10 Agustus 2026
Ketua Panitia,
Budi Santoso
Penanggung Jawab Acara:
Ahmad Fauzi (0813-9876-5432)
Contoh surat pemberitahuan kegiatan di atas dapat menjadi gambaran awal dalam menyusun pemberitahuan yang terstruktur. Susunan format dan rincian informasi dapat bervariasi sesuai dengan kebutuhan spesifik tiap acara maupun ketentuan dari instansi terkait.
Baca Juga: 2 Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Ke Polsek
(MDP)