Apa Itu Surat Permintaan Penawaran dan Cara Membuatnya

Ilustrasi Surat Permintaan Penawaran. (Foto: Porosilmu.com).

Hubungan niaga yang terjadi antara penjual dan pembeli pada umumnya dilakukan dengan cara surat menyurat. Namun dalam pelaksanaannya, surat menyurat tersebut bukan sekadar surat menyurat biasa. Terdapat surat khusus, dalam hal ini bisa disebut surat niaga.

Surat niaga banyak jenisnya, dua yang paling umum adalah surat penawaran, dan surat permintaan penawaran. Bedanya, surat permintaan penawaran ditulis oleh calon pembeli kepada penjualnya. Nantinya surat tersebut akan direspon oleh penjual untuk melanjutkan transaksi berikutnya.

Surat permintaan penawaran sendiri merupakan jenis surat niaga yang dibuat oleh calon pembeli untuk dikirim ke calon penjual. Isi surat tersebut ditujukan untuk meminta keterangan mengenai suatu barang yang dijual yang akan dibeli oleh pembeli.

Dalam keterangan tersebut biasanya tercantum permintaan informasi mengenai suatu barang, lengkap dengan katalog barang beserta daftar harganya. Selain itu, dicantumkan pula syarat pembayaran, status ketersediaan barang, kualitas, langkah pemeliharaan, serta diskon yang bisa diberikan dan sebagainya.

Dalam cara membuatnya, terdapat hal yang perlu diingat sebelum membuat surat permintaan penawaran, yakni perencanaan isi surat. Hal ini agar saat membuat surat, pesan yang akan disampaikan dapat ditulis sejelas-jelasnya sehingga memudahkan penjual dalam memahaminya.

Perencanaan tersebut dapat meliputi: (a) jenis barang yang diinginkan, (b) jumlah barang yang dibutuhkan, (c) kualitas barang yang diharapkan, (d) diskon yang bisa diberikan, dan (e) syarat penyerahan dan pembayaran barang.

Setelah isi surat terencana, baru ketahui susunan dalam pembuatan surat permintaan penawaran, yakni sebagai berikut:

1.Pastikan untuk meminta keterangan yang rinci mengenai barang yang dibutuhkan.

2. Cantumkan dengan jelas alasan-alasan yang memotivasi pengajuan permintaan penawaran tersebut.

3.Membantu pembaca (penjual) dalam menyediakansesuatu yang pembeli butuhkan dengan menunjukkan data yang berkaitan dengan barang yang dibutuhkan.

4. Akhiri surat dengan kata-kata yang saling menguntungkan kedua belah pihak, misalnya dengan ucapan terima kasih atau penghargaan.

Untuk itu, kurang lebih struktur suratnya adalah sebagai berikut:

1. Mencantumkan kop surat

2. Mencantumkan kepala surat

3. Menuliskan sumber informasi mengenai penjual dan barangnya

4. Menuliskan penutup surat yang sopan dan menarik

5. Memberi salam

Selain itu, surat juga dapat dibuat dalam jumlah banyak dan dikirimkan ke lebih dari satu perusahaan sekaligus. Hal ini bertujuan agar pembeli dapat memperoleh bermacam penawaran harga dan kualitas sehingga dapat menjadi pertimbangan bagi pembeli untuk memperoleh keuntungan.

Sebagai tambahan, ada beberapa tips dalam membuat surat permintaan penawaran.

Pertama, ketahui secara pasti profil perusahaan yang akan dimintai penawaran barang. Pilih perusahaan yang sudah terpercaya dan terbukti kualitasnya agar barang yang dibeli tidak berdampak buruk bagi pembeli.

Kedua, minta informasi serinci mungkin atas barang yang ditawarkan dan pahami rincian tersebut agar sesuai dengan kebutuhan pembeli.

Terakhir, minta contoh dari barang yang ditawarkan agar dapat diketahui apakah barang tersebut benar-benar sesuai seperti yang ditawarkan atau tidak agar menghindari penipuan