Apa Saja Unsur pada Surat Dinas? Simak Rinciannya di Sini

Ilustrasi Unsur Surat Dinas. Foto: Unsplash.com/Kelly Sikkema

Surat dinas memiliki unsur yang kompleks, mulai dari kop surat hingga tanda pengenal. Umumnya, surat dinas digunakan sebagai alat komunikasi dalam menjalankan kegiatan kedinasan ke luar kota maupun luar negeri.

Penulisan surat dinas menggunakan format atau gaya formal dan spesifik. Setiap kalimat harus dipikirkan dengan baik dan ditata sedemikian rupa sehingga pesan yang ingin disampaikan tepat dan jelas bagi pembaca atau penerima surat.

Unsur pada Surat Dinas

Ilustrasi Unsur Surat Dinas. Foto: Unsplash.com/Towfiqu barbhuiya

Mengutip jurnal Kemampuan Siswa Kelas VII SMP Negeri 16 Banda Aceh Menelaah Unsur-Unsur Surat Dinas oleh Mikyal dan Iqbal, unsur-unsur yang ada pada surat dinas meliputi:

1. Kepala Surat/Kop Surat

Pencantuman kop surat mengartikan bahwa surat tersebut resmi mewakili organisasi dalam berkomunikasi dengan pihak lain.

2. Nomor Surat

Nomor surat perlu dicantumkan dalam surat untuk memudahkan penunjukkan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang keluar.

3. Tanggal surat

Bagian tanggal surat ditulis di bagian kanan kertas, tanpa menulis kata tanggal, angka tahun ditulis lengkap, nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap.

Apabila surat dibuat pada kota yang berlainan dengan surat, nama kota harus dicantumkan.

4. Lampiran

Lampiran merupakan bagian tambahan atau dokumen tambahan yang menyertai sebuah surat, seperti fotokopi ijazah, NPWP, dan lainnya.

Apabila surat yang diterbitkan tidak memiliki dokumen tambahan, kata lampiran tidak perlu dituliskan.

5. Hal/Perihal Surat

Setiap surat resmi sebaiknya mencantumkan 'Hal' surat. Bagian ini berfungsi untuk mengetahui pokok masalah sebelum membaca keseluruhan isi surat.

Hal atau Perihal mirip dengan judul keterangan. Oleh karena itu penulisannya harus menggunakan huruf kapital pada awal kata dan berupa kata benda bukan kata kerja.

6. Alamat Tujuan

Terdapat dua jenis alamat tujuan, yaitu alamat yang tercantum dalam amplop surat (alamat surat) dan alamat tujuan yang tercantum dalam kertas surat (alamat dalam).

7. Salam Pembuka

Salam pembuka berfungsi untuk membuka pembicaraan, memberikan rasa hormat atau menunjukkan keakraban pengirim surat ke penerima surat. Contoh salam pembuka adalah 'Hormat kami,'

8. Isi Surat/Tubuh Surat

Pada pedoman surat, isi surat harus ditulis singkat, jelas, dan sopan. Isi surat yang pendek terdiri diri tiga alinea, yaitu alinea pertama berisi pembuka, alinea kedua berisi maksud dan tujuan surat, dan alinea ketiga berisi penutup surat.

9. Salam Penutup

Salam penutup merupakan bagian surat yang ditulis setelah isi surat. Tujuannya untuk menunjukkan ungkapan terima kasih. Pemilihan salam penutup juga harus disesuaikan dengan salam pembuka. Tempat penulisan salam penutup biasa ditulis di atas dan lurus dengan identitas pengirim surat.

10. Nama Organisasi

Nama organisasi setelah salam penutup sudah jarang dipergunakan. Namun, ini masih dibutuhkan jika surat menggunakan kertas lebih dari satu lembar dan surat tak menggunakan kertas yang berkepala surat.

11. Jabatan

Dalam surat dinas pemerintahan, nama jabatan diletakkan di bawah salam penutup dan di atas tanda tangan. Sebab, surat dinas pemerintahan mencantumkan nomor induk pegawai dari penanggung jawab surat.

12. Tanda Tangan

Sahnya suatu surat, yakni bila ada tanda tangan sebagai penanggung jawab atas isi surat.

13. Cap Surat

Cap organisasi dalam suatu surat memberi arti bahwa surat itu resmi dikeluarkan organisasi.

14. Tembusan

Tembusan berfungsi untuk mengetahui ke siapa saja surat disampaikan. Tembusan disebut pula tindasan atau carbon copy (c.c.).

15. Inisial/Tanda Pengenal

Inisial adalah singkatan dari nama pengosep surat dan pengetik surat. Biasanya pengosep ditulis dengan huruf kapital sedangkan pengetik surat dalam huruf kecil.

Sekian unsur pada surat dinas yang perlu dipahami sebelum membuatnya. Semoga bermanfaat.

(MQ)