Apa yang Dimaksud dengan Catatan Singkat Mengenai Jalannya Rapat? Ini Jawabannya

Ilustrasi catatan singkat mengenai jalannya rapat. Foto: Pixabay

Ketika melaksanakan rapat, biasanya ada pihak yang ditugaskan untuk menulis hal apa saja yang dibahas selama rapat berlangsung. Catatan singkat mengenai jalannya rapat ini disebut dengan notula.

Pada dasarnya notula menjadi hal yang sangat penting dalam suatu kegiatan rapat. Isi notula harus sesuai dengan keadaan saat rapat, sehingga isinya tidak boleh menyimpang dari hal yang dibicarakan saat itu.

Umumnya penulisan notula disusun mulai dari kepala atau pembuka dan isinya berupa tema, tanggal hingga lokasi rapat. Lalu dilengkapi dengan isi notula, yakni hal yang dibahas dalam rapat. Terakhir ialah penutup berupa tanda tangan notulis dan pihak yang memimpin rapat.

Adapun tujuan dari notula, yaitu sebagai bahan evaluasi guna memeriksa kembali keputusan rapat yang telah diambil. Secara lebih lengkap, berikut adalah penjelasan mengenai notula.

Apa yang Dimaksud dengan Notula?

Ilustrasi catatan singkat mengenai jalannya rapat. Foto: iStock

Dikutip dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), notula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat dan hal yang dibicarakan dan diputuskan. Isi notula ini mengandung rincian dari suatu hal atau agenda yang dirapatkan kemudian dituliskan dengan format yang rapi dan jelas.

Disadur dari buku Kompeten Berbahasa Indonesia karya Asep Ganda Sadikin, dkk., catatan singkat mengenai jalannya rapat ini dituliskan oleh pihak yang disebut notulis.

Nantinya mereka harus menulis dengan cepat dan tepat agar bisa mencatat poin penting dalam rapat. Mereka juga harus bisa memilih setiap pembicaraan dalam rapat yang kemudian dituliskan dalam bentuk ringkas, jelas, dan mudah dipahami.

Jika ada pembicaraan yang tak sesuai, notulis tak perlu menuliskannya. Sebab isi notula harus sesuai dengan lingkup agenda, tema, dan tujuan rapat tersebut. Adapun contoh acara yang biasanya membutuhkan notula, yakni rapat, siding, seminar, diskusi, dan lainnya.

Mengapa Notula Rapat Penting?

Mengapa notula rapat penting? Ketika rapat atau sidang, notula dianggap mempunyai berbagai fungsi yang sangat penting, beberapa di antaranya ialah seperti berikut:

Untuk meninjau hasil keputusan rapat

Notula dalam rapat sangat penting karena tim bisa melihat kembali hasil keputusan rapat yang sudah dilakukan. Mereka bisa meninjau kembali poin-poin diskusi yang berujung pada keputusan akhir. Pasalnya jika tidak ada catatan singkat yang jelas, beberapa pihak kerap lupa mengapa suatu keputusan dibuat.

Untuk memetakan tugas

Fungsi penting notula yang selanjutnya, yaitu untuk memetakan tugas ke anggota tim yang terlibat. Dengan begitu suatu tim bisa bekerja sesuai jalur dan tugasnya masing-masing tanpa tumpang tindih dengan divisi lain.

Sebagai alat dokumentasi

Kemudian notula juga berguna sebagai alat dokumentasi saat rapat. Dengan adanya notula, anggota yang tidak bisa hadir rapat bisa mengetahui jalannya rapat dari awal hingga akhir dan mengetahui keputusan yang dibuat dalam rapat. Kemudian jika ada informasi yang suatu waktu dibutuhkan, ia bisa mengecek lagi notula tersebut.

Sebagai alat untuk mengukur kesuksesan dalam rapat

Terakhir, notula sangat penting karena bisa mengukur apakah rapat tersebut berjalan dengan sukses atau tidak. Jadi, peserta atau tim yang terlibat bisa mengetahui apakah tujuan rapat tercapai atau belum dengan melihat kesimpulan dalam notula.

Itu dia penjelasan tentang catatan singkat mengenai jalannya rapat atau notula. Semoga bermanfaat!

(ZHR)