Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja, Lengkap dengan Contohnya!

Ilustrasi cara membuat surat izin tidak masuk kerja. Foto: Unsplash.com

Pada kondisi tertentu kita tak bisa hadir bekerja, entah karena sakit atau terdapat urusan mendesak lainnya. Inilah mengapa, cara membuat surat izin tidak masuk kerja perlu untuk dipahami sehingga bisa diterapkan ketika nantinya mengalami berbagai hal yang tak memungkinkan untuk bekerja.

Bukan tanpa alasan, mencantumkan surat izin ketika tidak masuk kerja dapat mempermudah kamu untuk memaparkan alasan atas ketidakhadiran. Selain itu, surat izin tidak masuk kerja dimanfaatkan oleh pihak HRD untuk memeriksa absensi dan membuat laporan yang berkaitan dengan karyawan.

Melansir buku Bijak Berbahasa Indonesia: Teori dan Aplikasi yang disusun oleh Rishe Purnama Dewi, dkk., surat izin tergolong ke dalam surat pribadi yang bersifat resmi.

Umumnya, surat izin berisi suatu permohonan maupun permintaan maaf akibat tidak bisa mengikuti sebuah kegiatan karena sesuatu yang bersifat mendesak.

Sama halnya dengan surat izin pada umumnya, surat izin tidak masuk kerja memiliki format yang harus diperhatikan, apa saja? Berikut uraian selengkapnya!

Format Penulisan Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Melansir laman linovhr.com, secara umum, surat izin tidak masuk kerja terdiri dari tiga bagian, di antaranya:

Pembuka

Pembuka merupakan bagian awal yang kerap dicantumkan dalam sebuah surat. Namun, perlu digaris bawahi bahwa perusahaan tertenti memiliki templat surat izin tersendiri. Agar terlihat formal, bagian pembuka biasanya terdiri dari kop surat perusahaan, tanggal surat dibuat, perihal, dan salam pembuka.

Isi atau badan surat

Isi merupakan bagian krusial dalam menjelaskan maksud dan tujuan dibuatnya surat. Untuk surat izin tidak masuk kerja, pastikan isi berfokus pada alasan mengapa kamu tidak masuk kerja. Buat kalimat izin yang efektif dan tak bertele-tele. Selain itu, pastikan alasan dibuat secara logis, tanpa dibuat-buat.

Penutup

Setelah bagian isi surat dibuat, bagian selanjutnya yakni penutup. Pada bagian ini, cantumkan ucapan terima kasih sekaligus salam penutup.

Ilustrasi membuat surat izin tidak masuk kerja. Foto: Unsplash.com

Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Melansir laman greatdayhr.com, surat izin tidak masuk kerja yang baik dan benar memuat beberapa unsur seperti berikut:

Tanggal

Sebagai salah satu unsur penting dalam surat, tanggal wajib untuk dicantumkan. Dengan menuliskan tanggal, hal itu mempermudah pihak perusahaan dalam mencatat absensi kamu.

Waktu

Selain tanggal, waktu juga tak luput untuk dicantumkan salam surat izin. Pastikan kamu menuliskan waktu izin dengan lengkap dan jelas. Misalnya, ketika kamu tidak masuk karena sakit, cantumkan waktu izin sesuai dengan surat keterangan dokter.

Identitas

Unsur yang tak kalah penting dalam surat izin yakni identitas kamu sebagai karyawan. Cantumkan nama lengkap, jabatan, divisi, dan nomor induk karyawan. Hal ini untuk mempermudah pihak perusahaan, khususnya HRD dalam mendata.

Alasan

Unsur selanjutnya yang harus diperhatikan yakni alasan di balik ketidakhadiran kamu. Beri alasan yang logis dan hindari kalimat yang bertele-tele.

Struktur Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Melansir sumber yang sama di atas, surat izin yang baik memiliki struktur jelas dan mudah dipahami. Adapun struktur surat izin tidak masuk kerja di antaranya:

Berikut contoh surat izin tidak masuk kerja karena terdapat urusan mendadak menurut Great Day HR:

===============================================

(Tempat), (Tanggal, Bulan Tahun)

Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja

Yang terhormat,

Kepala Human Resource (HR)

PT (…)

(Alamat Perusahaan)

Dengan hormat,

Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja pada hari ini (Tanggal, Bulan Tahun) karena ada urusan mendadak yaitu kerabat yang meninggal dunia sehingga harus melayat. Sehubungan dengan hal tersebut, mohon kebijaksanaan dari pihak HRD untuk memberikan izin tidak masuk kerja.

Demikian permohonan izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Nama Lengkap)

===============================================

Untuk alasan izin lainnya, kamu bisa menyesuaikan dengan kondisi pribadi kamu. Itulah cara membuat surat izin tidak masuk kerja, semoga bermanfaat!

(ANM)