Contoh Block Note Telepon dan Cara Mengisinya
Berita dan Informasi Praktis soal Ekonomi Bisnis
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Bisnis tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPenggunaan telepon dalam kantor mencakup penerimaan dan penyampaian informasi. Umumnya staf harus mencatat hal atau pesan penting dalam lembar khusus, yaitu block note. Dengan begitu staf perlu mengetahui contoh block note telepon yang tepat.
Sebelum menerima telepon masuk, staf harus sudah mempersiapkan lembar block note karena pesan yang disampaikan harus dicatat secara lengkap.
Biasanya pencatatan pada lembar block note diperlukan apabila si penerima pesan atau pimpinan tak ada di kantor sehingga staf perlu mencatat pesan secara lengkap.
Apa itu Block Note Telepon?
Lembar block note adalah lembar yang berisikan segala informasi yang disampaikan si penelepon secara singkat dan padat.
Catatan ini masih berbetuk coretan yang digunakan sebagai lembar informasi pesan yang akan ditulis kembali pada Lembar Pesan Telepon (LPT).
Adapun lembar LPT adalah lembar informasi pesan yang resmi yang ditujukan ke si penerima pesan. Semua informasi yang ada lembar ini harus sesuai dengan block note.
Mengutip buku Manajemen Perkantoran Profesional (2015) oleh Wildan Zulkarnain, Raden Bambang Sumarsono, saat ada telepon staf harus segera mengangkat telepon tersebut. Hal ini akan menghemat waktu si penelepon dan mencerminkan penghargaan telepon ke si penelepon sebagai orang penting.
Berikutnya, staf yang menerima telepon siap dengan block note dan pulpen untuk mencatat hal-hal penting dari pembicaraan telepon tersebut. Staf dapat mengangkat telepon dengan tangan kiri sementara tangan kanan untuk mencatat.
Baca Juga: Pengertian Surat Lamaran Kerja Pabrik dan Contohnya
Cara Mengisi Block Note Telepon
Cara mengisi block note dimulai ketika staf menawarkan untuk meninggalkan pesan yang berikutnya akan dicatat pada block note, konfirmasi pesan agar lebih jelas.
Selanjutnya tanyakan informasi lain jika masih ada, seorang staf harus menyakinkan pesan akan segera disampaikan, ucapkan terima kasih dan salam, terakhir tutup ganggang telepon dengan pelan.
Setelah menutup telepon, salin informasi yang diperoleh di block note ke LPT. Kemudian serahkan lembar LPT kepada pimpinan.
Dalam membuat catatan dalam block note, setidaknya staf perlu memuat hal-hal penting berikut ini.
Hari dan tanggal proses telepon terjadi
Pada siapa isi pesan itu ditujukan
Identitas si pembuat pesan
Asal perusahaan si pembuat pesan dengan alamat yang jelas
Nomor telepon
Isi pesan yang disampaikan. Isi pesan dalam block note dapat berupa agenda pertemuan, rapat dan semacamnya sehingga perlu mencatat waktu dan tempat lokasi pertemuan diselenggarakan.
Nomor telepon
Contoh Block Note Telepon
Untuk memahami seperti apa block note telepon, berikut contohnya yang dikutip dari spada.uns.ac.id.
Pada kolom Hari/Tanggal dapat diisi waktu proses telepon terjadi misalnya, Kamis, 23 November 2023. Kemudian Waktu diisi dengan waktu proses telepon berlangsung misalnya 10.00 WIB.
Pada kotak sisi kiri dapat diisikan Nomor Telepon penelepon dan ke siapa pesan ditujukan.
No. Telpon : 021-101010
To : Kantor ABC
Jalan........
Kemudian pada kotak sisi kanan, staf dapat menuliskan pesan yang ingin disampaikan penelepon. Berikut contoh pesan yang dapat dituliskan.
Konfirmasi kesedian Bapak XYZ untuk hadir pada acara rapat koordinasi pembangunan 2023. Rapat akan diselenggarakan pada Jumat, 24 November 2023 pukul 09.00 hingga 11.30 WIB, bertempat di kantor D.
(SA)