Contoh Surat Dinas Pendek, Lengkap dengan Strukturnya
Berita dan Informasi Praktis soal Ekonomi Bisnis
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Bisnis tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSurat menyurat merupakan hal yang masih diterapkan saat ini. Di bidang pemerintahan, salah satu jenis surat yang umum digunakan ialah surat dinas. Struktur penulisan surat dinas sedikit berbeda dengan surat pribadi.
Secara umum, surat dinas terdiri dari bagian pembuka, isi, hingga penutup. Kendati demikian, terdapat beberapa bagian lain yang tak ditemukan pada jenis surat biasa. Untuk dapat membedakannya, kamu perlu memahami contoh surat dinas pendek beserta uraiannya yang akan dibahas lebih lanjut dalam pembahasan kali ini.
Apa yang Dimaksud dengan Surat Dinas?
Surat dinas merupakan jenis surat yang dikaitkan dengan kegiatan penting di suatu organisasi ataupun lembaga tertentu. Menyadur buku Korespondensi untuk SMK/MAK Kelas X yang ditulis oleh Eny Pujiasri dan Sulis Rahmawati, surat dinas adalah surat yang berisi hal penting mengenai administrasi pemerintah.
Surat dinas juga dapat dipahami sebagai jenis surat yang ditulis dalam situasi dan keadaan formal atas nama pribadi maupun perusahaan, lembaga pemerintahan atau organisasi yang ditujukan ke suatu lembaga.
Bagaimana Urutan atau Struktur Surat Dinas?
Meski secara umum memiliki struktur yang sama dengan surat pada umumnya, surat dinas memiliki beberapa struktur tertentu yang harus disertakan. Dihimpun dari buku Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas yang ditulis Muhammad Hamzah dan Andi Neneng Nur Fauziah, berikut struktur surat dinas dan penjelasannya:
1. Kepala surat
Struktur pertama yang ada dalam surat dinas ialah kepala surat. Umumnya, bagian ini dicetak dan memuat nama maupun alamat instansi hingga nomor telepon.
2. Tanggal surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu penerima surat mengenai kapan surat tersebut ditulis.
3. Nomor surat
Idealnya, setiap surat dinas disertai nomor dan kode. Hal itu untuk mempermudah penerima saat menyimpan surat. Selain itu, memberi nomor dan kode pada surat dinas memudahkan pengirim mengetahui banyaknya surat yang keluar.
Adapun penulisan nomor surat yang benar sesuai anjuran Pembinaan Bahasa adalah sebagai berikut:
Nomor: 046.1/6104/VI/2022/UHP
4. Lampiran
Lampiran umumnya disertakan setelah nomor surat dinas. Adapun fungsi dari lampiran ialah agar penerima dapat mengetahui jumlah sesuatu yang dilampirkan. Penulisan lampiran dalam surat dinas yaitu:
Lampiran : Dua Eksemplar
5. Perihal surat
Fungsi perihal surat dalam struktur surat dinas ialah membantu penerima mengetahui hal yang disampaikan. Adapun penulisan perihal dalam surat dinas, yaitu sebagai berikut:
Perihal: Permohonan Bantuan Sarana Prasarana Pembelajaran Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Harmoni Pelita
6. Alamat yang dituju
Struktur alamat berfungsi sebagai petunjuk langsung ke penerima. Penulisan alamat yang dituju dalam surat dinas yang benar, yaitu:
Kepada
Yth. Kepala Bagian Sarana Prasarana Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Harmoni Pelita
Jalan Bunga Kenanga
Jakarta
7. Salam Pembuka
Struktur selanjutnya, yaitu salam pembuka yang ditujukan untuk membuka pembahasan dalam surat. Contoh penulisannya antara lain sebagai berikut:
Dengan hormat,
atau
Salam sejahtera,
8. Isi surat
Setelah salam pembuka dibuat, struktur berikutnya adalah isi surat yang memuat maksud dari dibuatnya surat dinas. Umumnya, bagian ini memuat paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.
9. Salam penutup
Salam penutup bertujuan untuk menunjukkan rasa hormat penulis ke penerima surat dinas. Beberapa contoh penulisannya, yaitu:
Hormat kami
Salam sejahtera
atau
Salam kami
10. Tanda tangan, nama terang, dan jabatan
Bagian satu ini tergolong penting untuk disertakan. Biasanya, bagian ini dilengkapi dengan stempel instansi atau organisasi agar dianggap sah. Adapun contoh penulisannya, yaitu:
Ketua Program Studi Akuntansi
Eka Wibowo, M.Ak.
Pangkat.
NIP.
11. Tembusan
Tembusan umumnya terletak di sebelah kiri bagian kaki surat atau lurus dengan nomor surat, lampiran, dan perihal. Penulisan tembusan yang benar adalah sebagai berikut:
Tembusan:
1. Rektor Universitas Harmoni Pelita;
2. Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Harmoni Pelita.
Contoh Surat Dinas Pendek
Agar lebih memahami struktur di atas, simak dua contoh surat dinas pendek berikut ini:
Contoh 1
Contoh 2
Itulah penjelasan mengenai definisi, struktur, dan contoh surat dinas pendek yang perlu untuk diketahui. Semoga bermanfaat!
(ANM)