Contoh Surat Dinas Pendek, Lengkap dengan Strukturnya

Ilustrasi menyusun surat dinas pendek. Foto: Unsplash.com

Surat menyurat merupakan hal yang masih diterapkan saat ini. Di bidang pemerintahan, salah satu jenis surat yang umum digunakan ialah surat dinas. Struktur penulisan surat dinas sedikit berbeda dengan surat pribadi.

Secara umum, surat dinas terdiri dari bagian pembuka, isi, hingga penutup. Kendati demikian, terdapat beberapa bagian lain yang tak ditemukan pada jenis surat biasa. Untuk dapat membedakannya, kamu perlu memahami contoh surat dinas pendek beserta uraiannya yang akan dibahas lebih lanjut dalam pembahasan kali ini.

Apa yang Dimaksud dengan Surat Dinas?

Surat dinas merupakan jenis surat yang dikaitkan dengan kegiatan penting di suatu organisasi ataupun lembaga tertentu. Menyadur buku Korespondensi untuk SMK/MAK Kelas X yang ditulis oleh Eny Pujiasri dan Sulis Rahmawati, surat dinas adalah surat yang berisi hal penting mengenai administrasi pemerintah.

Surat dinas juga dapat dipahami sebagai jenis surat yang ditulis dalam situasi dan keadaan formal atas nama pribadi maupun perusahaan, lembaga pemerintahan atau organisasi yang ditujukan ke suatu lembaga.

Bagaimana Urutan atau Struktur Surat Dinas?

Ilustrasi mencatat struktur surat dinas. Foto: Unsplash.com

Meski secara umum memiliki struktur yang sama dengan surat pada umumnya, surat dinas memiliki beberapa struktur tertentu yang harus disertakan. Dihimpun dari buku Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas yang ditulis Muhammad Hamzah dan Andi Neneng Nur Fauziah, berikut struktur surat dinas dan penjelasannya:

1. Kepala surat

Struktur pertama yang ada dalam surat dinas ialah kepala surat. Umumnya, bagian ini dicetak dan memuat nama maupun alamat instansi hingga nomor telepon.

2. Tanggal surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu penerima surat mengenai kapan surat tersebut ditulis.

3. Nomor surat

Idealnya, setiap surat dinas disertai nomor dan kode. Hal itu untuk mempermudah penerima saat menyimpan surat. Selain itu, memberi nomor dan kode pada surat dinas memudahkan pengirim mengetahui banyaknya surat yang keluar.

Adapun penulisan nomor surat yang benar sesuai anjuran Pembinaan Bahasa adalah sebagai berikut:

4. Lampiran

Lampiran umumnya disertakan setelah nomor surat dinas. Adapun fungsi dari lampiran ialah agar penerima dapat mengetahui jumlah sesuatu yang dilampirkan. Penulisan lampiran dalam surat dinas yaitu:

5. Perihal surat

Fungsi perihal surat dalam struktur surat dinas ialah membantu penerima mengetahui hal yang disampaikan. Adapun penulisan perihal dalam surat dinas, yaitu sebagai berikut:

6. Alamat yang dituju

Struktur alamat berfungsi sebagai petunjuk langsung ke penerima. Penulisan alamat yang dituju dalam surat dinas yang benar, yaitu:

7. Salam Pembuka

Struktur selanjutnya, yaitu salam pembuka yang ditujukan untuk membuka pembahasan dalam surat. Contoh penulisannya antara lain sebagai berikut:

atau

8. Isi surat

Setelah salam pembuka dibuat, struktur berikutnya adalah isi surat yang memuat maksud dari dibuatnya surat dinas. Umumnya, bagian ini memuat paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.

9. Salam penutup

Salam penutup bertujuan untuk menunjukkan rasa hormat penulis ke penerima surat dinas. Beberapa contoh penulisannya, yaitu:

atau

10. Tanda tangan, nama terang, dan jabatan

Bagian satu ini tergolong penting untuk disertakan. Biasanya, bagian ini dilengkapi dengan stempel instansi atau organisasi agar dianggap sah. Adapun contoh penulisannya, yaitu:

11. Tembusan

Tembusan umumnya terletak di sebelah kiri bagian kaki surat atau lurus dengan nomor surat, lampiran, dan perihal. Penulisan tembusan yang benar adalah sebagai berikut:

Contoh Surat Dinas Pendek

Agar lebih memahami struktur di atas, simak dua contoh surat dinas pendek berikut ini:

Contoh 1

Tangkapan layar contoh surat dinas pendek. Foto: Buku Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas/Muhammad Hamzah dan Andi Neneng Nur Fauziah.

Contoh 2

Ilustrasi contoh surat dinas pendek. Foto: Dokumen Istimewa

Itulah penjelasan mengenai definisi, struktur, dan contoh surat dinas pendek yang perlu untuk diketahui. Semoga bermanfaat!

(ANM)