Contoh Surat Pengantar Dinas, Pengertian, dan Fungsi

Ilustrasi menulis surat pengantar dinas. Foto: Pexels

Surat resmi merupakan salah satu jenis surat yang biasa digunakan untuk keperluan resmi yang bersifat formal dan memiliki beragam jenis sesuai dengan kebutuhannya, salah satunya adalah surat dinas singkat. Surat dinas singkat biasa digunakan oleh suatu instansi atau perusahaan kecil sebagai pemberitahuan tentang kegiatan yang harus dilaksanakan, lengkap dengan waktu dan tempat pelaksanaannya.

Tidak seperti surat pribadi, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk menulis surat ini. Tak perlu khawatir, karena contoh surat dinas singkat akan sangat membantu penulisan surat ini.

Syarat Penulisan Surat Dinas Singkat

Dikutip dari buku Target Menguasai 100% Semua Mata Pelajaran SD Kelas 4, Tim Guru Indonesia, (2011:61),berikut ini syarat untuk menulis surat dinas singkat:

• Ditulis dengan bahasa yang resmi dan baku sesuai tata bahasa Indonesia yang benar alias sesuai PUEBI.

• Berisi deskripsi tugas yang dijelaskan dengan singkat, padat, dan jelas.

• Jika sebuah surat dinas harus ditulis di dalam bahasa asing, maka susunan tata bahasanya juga harus disesuaikan dengan tata bahasa asing yang sedang digunakan.

• Gaya penulisan di surat dinas harus dapat menggambarkan citra yang baik dari instansi tersebut.

Fungsi Penulisan Surat Dinas Singkat

Ilustrasi menulis surat pengantar dinas. Sumber: Pixabay

Tidak hanya sebagai pemberitahuan untuk pelaksanaan suatu kegiatan, berikut ini adalah fungsi lainnya dari surat dinas singkat:

• Surat pengambilan keputusan

• Surat izin dari instansi

• Dokumen pengingat, karena akan diarsipkan

• Barang bukti legal untuk melihat perkembangan yang ada di suatu instansi tertentu

Contoh Surat Dinas Singkat untuk Guru

DINAS PENDIDIKAN

KABUPATEN KULON PROGO

Jl. Anggur Merah 88, Jeruk, Pengasih, Kulon Progo, D.I Yogyakarta

Telp. (0271) 871232425

Pengasih, 23 November 2021

No : 78/VIII/20121

Perihal : Pemberitahuan

Yth. Seluruh Guru

di Kabupaten Kulon Progo

Dengan hormat,

Diberitahukan kepada seluruh guru yang berada di dalam lingkup pemerintahan Kabupaten Kulon Progo bahwa di dalam rangka memperingati Hari Guru Nasional, maka Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo akan mengadakan upacara, yang akan dilaksanakan pada:

Hari/tanggal: Rabu, 25 November 2021

Tempat : Kantor Dinas Pendidikan Kulon Progo

Pukul : 09.00 WIB sampai selesai

Oleh karena itu, semua guru yang mengajar di lingkungan pemerintahan Kabupaten Kulon Progo diwajibkan untuk mengikuti upacara tersebut menggunakan seragam korpri.

Demikianlah pemberitahuan ini, atas segenap perhatian Anda, kami ucapkan banyak terima kasih.

Kepala Dinas Pendidikan

Dr. Bhanu Baskara, M.Ag.

NIP. 587648395924920

Contoh Surat Dinas Resmi Sekolah

Jakarta, 08 Juli 2021

No : 08/OSIS/UND EX/V/28

Lamp : –

Hal : Undangan PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)

Kepada Yth

Pengurus OSIS

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan berakhirnya tahun ajaran 2027/2028,kami selaku pengurus SMA Negeri 8 Jakarta memohon kehadiran perwakilan sekolah untuk mengikuti berbagai perlombaan olahraga dan seni yang akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Senin/ 16 Juli 2021

Waktu : 08.00 - Selesai

Tempat : Lapangan SMA Negeri 38 Jakarta

Acara : PORSENI

Karena cukup pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan kedatangan para perwakilan sekolah dan dapat hadir tepat waktu.

Mengetahui,

Ketua OSIS SMA Negeri 8 Jakarta

Qala Senja Maheera

(AAG)