Contoh Surat PO atau Purchase Order dan Cara Membuatnya

Ilustrasi contoh surat PO. Foto: Pexels

Saat membeli barang atau jasa dibutuhkan adanya surat purchase order (PO). Surat ini digunakan untuk mengonfirmasi ke penjual bahwa pembeli ingin memesan sejumlah besar barang dengan kualitas dan kuantitas yang telah ditentukan.

Pada pembuatannya terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan supaya seluruh informasi dapat termuat secara jelas. Fungsi lainnya ialah untuk mengantisipasi dan meminimalkan kerugian perusahan.

Apa itu Surat PO atau Purchase Order?

Ilustrasi contoh surat PO. Foto: Unsplash

Surat purchase order (PO) adalah bentuk pesanan ketika memesan ke perusahaan rekanan atau supplier. Dalam buku Professional General Affair: Panduan Bagian Umum Perusahaan Modern (2015) oleh Teguh Hambudi, surat tersebut digunakan para supplier atau pemasok untuk mengetahui secara detail barang-barang apa saja yang dipesan.

Dapat juga dikatakan bahwa surat PO merupakan sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.

Umumnya dokumen ini berbentuk formulir yang dibuat pembeli dan dikirim ke pemasok sebagai penjual. Surat PO dapat berguna untuk mengatasi kesalahan dalam memproduksi pesanan dan akan dijadikan bukti dalam transaksi laporan keuangan.

Oleh karena itu, dalam pembuatannya harus menunjukan secara jelas rincian penting tentang barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli.

Baca Juga: Contoh Surat Pernyataan dan Cara Membuatnya, Cek di Sini

Komponen dalam Surat PO

Ilustrasi contoh surat PO. Foto: Unsplash

Dalam membuat surat PO, terdapat sejumlah komponen yang tak boleh dilewatkan termasuk nama produk, jumlah barang yang dibeli, harga, dan ketentuan tambahan untuk penjualan seperti diskon.

Mengutip dari buku Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas XI (2021) oleh Binti Mahtumah, adapun komponen dalam surat PO yang perlu diperhatikan antara lain:

1. Identitas Pemesan

Identitas pelanggan yang dituliskan dalam surat ini meliputi informasi mengenai nama pemesan, nama perusahan, alamat, nomor telepon dan email yang dapat dihubungi.

2. Detail Pesanan

Dalam penulisan detail pesanan, pembeli bisa menuliskan tanggal pengiriman, alamat pengiriman, dan alamat penagihan.

3. Rincian Produk

Ketika menuliskan rincian produk, pembeli harus mencantumkan secara jelas nama produk yang dibeli, jumlah produk yang dipesan, harga satuan produk yang dipesan, hingga total harga produk yang dipesan.

4. Metode pembayaran

Dalam surat PO juga perlu disebutkan mengenai metode pembayaran yang telah disepakati kedua belah pihak.

5. Cara Pengiriman

Selain, metode pembayaran, metode pengiriman juga penting dituliskan dalam surat PO.

6. Nomor pesanan

Adanya nomor pesanan berguna untuk memudahkan pelacakan barang-barang yang dipesan jika terdapat kekeliruan atau masalah dalam pemesanan.

Contoh Surat PO

Ilustrasi contoh surat PO. Foto: Pexels

Surat PO umumnya dapat dibuat melalui dua cara, yakni menggunakan Microsoft Word atau Excel dan menggunakan software tertentu atau tools online.

Berikut format penulisan surat PO yang terdapat dalam buku Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas XI (2021) oleh Binti Mahtumah dan dapat dijadikan panduan penulisan:

Ilustrasi contoh surat PO. Foto: Buku Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas XI

Pembuatan surat PO suatu pembelian dapat berguna untuk mencegah tindak penipuan sehingga meminimalkan kerugian perusahan.

Detail informasi yang tersedia dalam surat ini juga mampu mempertahankan ketersedian material dengan harga yang diinginkan.

(SA)