Employee Self Service (ESS): Definisi, Cara Kerja dan Manfaatnya

Ilustrasi employee self service (ESS). Foto: Pixabay

Perkembangan teknologi yang semakin pesat tentunya memberi banyak manfaat bagi kehidupan. Salah satu manfaat dari perkembangan teknologi adalah munculnya berbagai sistem untuk mempermudah pekerjaan manusia, seperti employee self service (ESS).

Merujuk laman Salesforce, employee self service (ESS) adalah teknologi yang memungkinkan karyawan menangani sendiri banyak sumber daya manusia (SDM), teknologi informasi (TI), dan kebutuhan administratif lainnya.

Dapat diakses melalui website ataupun portal internal perusahaan, ESS biasanya memfasilitasi tugas-tugas umum termasuk di antaranya memperbarui informasi pribadi, mengisi atau mengubah absensi, mencatat waktu libur atau cuti karyawan, hingga pemberian gaji karyawan.

Cara Kerja Employee Self Service

Pada intinya, cara kerja dari ESS adalah dengan memindahkan segala tugas bagian human resource department (HRD) dalam satu aplikasi yang mudah diakses oleh karyawan seperti laptop, PC, atau smartphone dan terkoneksi dengan internet.

Data yang sudah ter-input ke dalam aplikasi employee self service nantinya bisa diolah dan disimpan di dalam sistem penyimpanan internet yang dikenal dengan cloud.

Manfaat Penerapan Employee Self Service

Ilustrasi mengakses employee self service (ESS). Foto: Pixabay

Employee self service umumnya bermanfaat untuk efisiensi dan meningkatkan produktivitas. Semua aktivitas berbasis ESS bisa dilakukan secara real-time 24 jam setiap harinya serta dapat diakses darimana saja. Merangkum laman Matchr, berikut beberapa manfaat lain dari ESS:

1. Data lebih akurat

Beberapa data pribadi karyawan mungkin tidak semua mengalami perubahan dalam waktu dekat, namun ada juga data-data yang berubah tidak terjadwal seperti email atau nomor kontak telepon. Dengan menggunakan ESS, karyawan dapat dengan mudah melakukan perubahan atau update datanya secara mandiri.

Pihak HRD bisa memberikan karyawan tanggung jawab untuk melakukan pembaharuan dan check dan recheck data mereka masing-masing melalui sistem, sehingga akurasi data menjadi lebih terjamin.

2. Meningkatkan efisiensi

Lantaran setiap karyawan memiliki akses ke data mereka pribadi, tentu hal ini akan memudahkan tugas HRD yang mana bisa membantu mereka fokus ke kegiatan produktif lain.

Contohnya adalah untuk pengajuan izin cuti atau sakit di mana setiap karyawan tak perlu repot mengurus secara manual karena sudah bisa dilakukan secara online dari manapun. Hal ini tentu jauh lebih efisien dan mengurangi beban pekerjaan administrasi.

Dalam hal ini, penerapan ESS juga dapat mengurangi penumpukan kertas. Tumpukan kertas tentu akan memakan tempat, sehingga ruang tidak efisien. Pencarian file juga akan sulit dan memakan waktu apabila dilakukan manual.

3. Meningkatkan keamanan data

Data yang telah di-input ke ESS tentu akan tersimpan secara elektronik di dalam cloud. Hal ini tentu akan jauh lebih aman dibanding menyimpan data menggunakan dokumen cetak. Selain itu, ESS juga bisa menjadi pendorong untuk melakukan setiap aktivitas secara elektronik demi kemudahan dan keamanan yang lebih terjamin.

4. Ramah Lingkungan

Telah disinggung sebelumnya, penerapan ESS berarti mengurangi penggunaan kertas. Hal ini tentu sejalan dengan perkembangan zaman yang semakin sensitif akan isu lingkungan. Berbagai kampanye untuk ramah lingkungan kerap digaungkan salah satunya agar setiap aktivitas tidak tergantung pada penggunaan kertas berlebihan.

(NDA)