Fungsi Pendukung Kantor dan Jenis-jenis Tugasnya
Berita dan Informasi Praktis soal Ekonomi Bisnis
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Bisnis tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarFungsi pendukung kantor salah satunya adalah merancang sistem dan prosedur kantor. Fungsi ini biasanya dilakukan karyawan setingkat manajer.
Sebelum mengetahui fungsi pendukung kantor lebih lanjut, simak terlebih dulu pengertian kantor, tujuan, dan jenis tugasnya di artikel Berita Bisnis berikut ini.
Daftar isi
Daftar isi
Daftar isi
Pengertian Kantor dan Tujuannya
Mengutip jurnal Analisis Pemahaman Pegawai tentang Pekerjaan Kantor oleh Yunisa dan Martono, kantor merupakan tempat yang digunakan suatu organisasi dalam melaksanakan kegiatannya.
Adapun menurut Marsofiyanti dan Eryanto dalam modul Manajemen Perkantoran, kantor didefinisikan sebagai unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil, dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
Sederhananya, kantor adalah wadah bagi unit organisasi yang berisi berbagai komponen (staf, aset, dan lainnya) guna melaksanakan tugasnya. Adapun tujuan kantor adalah:
Menerima informasi dalam bentuk surat, telepon, pesanan, faktur, dan berbagai laporan kegiatan.
Merekam dan menyimpan data dan informasi.
Mengatur informasi.
Memberikan informasi.
Melindungi aset dalam berbagai kegiatan dan mengantisipasi segala hal yang tak menguntungkan.
Fungsi Pendukung Kantor
Menurut Manning dan Haddock dalam jurnal Analisis Pemahaman Pegawai tentang Pekerjaan Kantor oleh Yunisa dan Martono, fungsi utama sebuah kantor adalah memberikan pelayanan untuk pihak luar yang memiliki kepentingan dengan organisasi tersebut.
Selain fungsi utama, kantor juga memiliki fungsi pendukung. Menurut Quible dalam modul Manajamen Perkantoran, fungsi pendukung kantor (office support functions) adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Rutin
Fungsi rutin disebut juga fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal, mencakup pencatatan, pengarsipan, dan penggandaan. Fungsi ini biasanya dilaksanakan staf administrasi.
2. Fungsi Teknis
Fungsi teknis adalah fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti menguasai beberapa perangkat lunak. Fungsi ini biasanya dilakukan staf administrasi yang tergabung dalam departemen Teknologi Informasi (TI) suatu organisasi.
3. Fungsi Analisis
Fungsi ini membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan. Fungsi ini biasanya dilakukan seorang asisten manajer.
4. Fungsi Interpersonal
Fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar dalam mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi Manajerial
Fungsi ini membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuruan, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, staffing, dan mengevaluasi karyawan.
Fungsi ini umumnya dilakukan staf setingkat manajer yang juga bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi suatu organisasi.
Jenis Tugas Kantor
Merujuk modul Manajemen Perkantoran oleh Marsofiyanti dan Eryanto, secara umum tugas atau kegiatan kantor diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu:
1. Tugas Pokok (Substantif)
Tugas pokok atau disebut juga kegiatan substantif adalah kegiatan kantor yang secara langsung berhubungan dengan tujuan organisasi.
Kegiatan ini akan berbeda di setiap organisasinya karena tujuan dari tiap organisasi berbeda. Contohnya, di Rumah Sakit, dokter memiliki tugas mengobati atau menyembuhkan orang sakit.
2. Tugas Penunjang (Fasilitatif)
Tugas penunjang atau kegiatan fasilitatif adalah kegiatan yang tak berhubungan langsung dengan tujuan organisasi. Tugas ini bersifat membantu, melayani, memudahkan, dan memperlancar tugas pokok.
Tugas penunjang di antaranya pekerjaan yang menangani kepegawaian, keuangan, dan perlengkapan. Dalam organisasi Rumah Sakit, contoh tugas penunjang adalah karyawan kebersihan, staf administrasi, dan lainnya.
(MQ)
Frequently Asked Question Section
Apa fungsi utama kantor?
Apa fungsi utama kantor?
Memberikan pelayanan untuk pihak luar yang memiliki kepentingan dengan organisasi tersebut.
Apa itu fungsi teknis?
Apa itu fungsi teknis?
Fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.
Apa itu tugas pokok?
Apa itu tugas pokok?
Kegiatan kantor yang secara langsung berhubungan dengan tujuan organisasi.