Jobdesk General Affairs dalam Suatu Perusahaan

Ilustrasi jobdesk general affairs. Foto: Pixabay

Setiap perusahaan pasti memiliki divisi general affairs. Banyak orang yang mengaitkan bahwa divisi ini sama dengan human resource development (HRD), padahal keduanya memiliki tugas yang berbeda. Lantas, apa jobdesk general affairs dalam suatu perusahaan?

Menurut laman Indeed, general affairs merupakan divisi yang berfokus kepada operasional perusahaan khususnya dalam memenuhi kebutuhan sumber daya manusia (SDM), peralatan kantor, inventaris, hingga menjalin hubungan internal dan eksternal perusahaan.

General affairs pun juga mengurus urusan operasional kantor baik yang rutin maupun tidak terduga. Bagi yang tertarik melamar posisi ini, berikut rincian jobdesk general affairs dalam suatu perusahaan.

Jobdesk General Affairs

Ilustrasi jobdesk general affairs. Foto: Unsplash

Jobdesk general affairs antara satu perusahaan dengan perusahaan lain bisa berbeda, biasanya disesuaikan berdasarkan jenis dan kebijakan perusahaan. Berikut beberapa jobdesk yang umum dikerjakan general affair seperti dikutip dari laman DevJobSindo.

1. Mengadakan dan merawat aset perusahaan

General affairs berperan penting dalam melakukan pengadaan dan perawatan aset perusahaan. Maksud aset perusahaan di sini adalah fasilitas operasional perusahaan yang mendukung aktivitas karyawan.

Misalnya ATK, alat kerja seperti meja, kursi, komputer atau laptop, AC, kendaraan dinas, fasilitas Wi-Fi, dan lain sebagainya. Divisi general affairs tidak hanya melakukan pengadaan, melainkan harus mendata dan merawat aset tersebut guna menciptakan kenyamanan dalam bekerja.

2. Membuat laporan perencanaan anggaran dan pembayaran

Jobdesk general affairs yang selanjutnya adalah membuat laporan perencanaan anggaran dan pembayaran. Namun sebelum membuat laporan, mereka harus memastikan barang yang diminta oleh divisi lain benar-benar berguna atau dibutuhkan.

Kemudian mereka juga perlu menyusun harga barang tersebut agar sesuai dengan budget yang ada. Dengan begitu, perusahaan tidak akan belanja melebihi batas anggaran.

Dalam membeli barang, general affairs juga perlu memprioritaskan pengadaan barang yang memiliki manfaat dalam jangka panjang. Kemudian mereka bisa menunda membeli barang yang tak terlalu dibutuhkan atau tidak harus segera disediakan.

Ilustrasi jobdesk general affairs. Foto: Pixabay

3. Mengurus perizinan dan legalitas perusahaan

Sebagian perusahaan umumnya akan menunjuk divisi legal atau sejenisnya untuk mengurus perizinan dan legalitas. Namun, ada juga perusahaan yang memberikan jobdesk ini ke bagian general affairs.

Dalam hal ini, divisi general affairs akan bertanggung jawab dalam mengurus perizinan dan segala legalitas perusahaan kepada pihak eksternal. Pihak eksternal ini bermacam-macam, bisa pihak media, RT/RW, kelurahan, organisasi masyarakat, kepolisian, dan lain sebagainya.

4. Menjalin komunikasi lintas divisi

Mengingat jobdesk utama general affairs adalah mengurusi segala kebutuhan internal perusahaan, tak heran jika divisi ini akan bertemu dengan pekerja dari divisi lain.

Jika ada permintaan atau masukan dari divisi lain, general affairs harus menampung permintaan tersebut. Karena itu, setiap orang di dalam divisi ini harus bisa menjalin komunikasi dengan semua divisi yang ada.

Seorang general affairs juga harus paham dengan rincian anggaran perusahaan secara menyeluruh. Apabila permintaan tidak begitu penting, general affair tidak harus memenuhi keinginan tersebut dan memberikan pemahaman serta penegasan ke divisi yang bersangkutan.

(NDA)