Pengertian Manajemen Perkantoran, Fungsi, dan Tujuan Pelaksanaannya

Ilustrasi seorang karyawan sedang mempelajari manajemen perkantoran. Foto: Pixabay

Berdasarkan pendapat para ahli, pengertian manajemen perkantoran dapat disimpulkan sebagai suatu aktivitas mengelola kantor melalui perencanaan, pengorganisasian, pergerakan, dan pengendalian agar dapat mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

Sementara secara umum, pengertian manajemen perkantoran adalah proses merencanakan, mengatur, merancang, dan mengendalikan kegiatan bagi para karyawan untuk mencapai misi, visi, serta tujuan perusahaan.

Ketika kita berbicara tentang manajemen perkantoran, fokus utamanya adalah efisiensi kantor dan semua aspek yang dapat menjadi faktor dalam memberi kinerja kepada para karyawan secara efektif. Simak informasi lengkapnya di bawah ini.

Fungsi Manajemen Perkantoran

Ilustrasi sedang diskusi terkait manajemen perkantoran. Foto: Unsplash

Mengutip buku Manajemen Perkantoran karya Yane Puspito Sari, Frans Sudirjo, dkk, fungsi manajemen perkantoran, di antaranya sebagai berikut:

1. Planning

Fungsi planning atau perencanaan dalam manajemen perkantoran adalah fungsi yang digunakan dalam menentukan segala bentuk perlakuan untuk mencapai semua tujuan yang diinginkan.

Jadi, dalam fungsi perencanaan ini, seorang manajer perlu memikirkan tugas apa yang harus diselesaikan dengan berbagai sumber daya yang telah mereka miliki.

2. Organizing

Fungsi pengorganisasian atau organizing dalam manajemen perkantoran membantu manajer melakukan kegiatan pengawasan dan menentukan siapa yang dibutuhkan untuk pekerjaan yang didelegasikan.

Manajemen memiliki fungsi koordinasi yang sangat penting karena dapat membantu mengimplementasikan struktur organisasi dengan jelas dan menggambarkan dengan jelas pekerjaan keseluruhan dari setiap sektor atau sisi organisasi.

Selain itu, tanggung jawab dan wewenang dalam organisasi in menjadi lebih jelas dan pekerjaan masing-masing unit organisasi dapat dibedakan juga sumber daya manusia dan material yang diperlukan juga dapat ditemukan.

3. Commanding

Fungsi pengarahan atau commanding dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi manajerial yang erat kaitannya dengan upaya memberikan bimbingan, nasehat, perintah, atau instruksi kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaannya. Artinya, pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan arah yang telah ditentukan semula.

4. Controlling

Fungsi controlling adalah untuk memastikan bahwa segala bentuk kegiatan dan efektivitas penggunaan sumber daya tidak digunakan dengan cara yang menyimpang dari rencana.

Baca juga: 14 Prinsip Dasar Manajemen yang Perlu Diterapkan

Tujuan Pelaksanaan Manajemen Perkantoran

Ilustrasi sedang diskusi terkait manajemen perkantoran. Foto: Unsplash

Tujuan utama dari pelaksanaan manajemen perkantoran adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional organisasi, sehingga dapat mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan.

Adapun beberapa tujuan lain dari pelaksanaan manajemen perkantoran, di antaranya seperti yang dikutip dari buku Manajemen Perkantoran Modern oleh Prof. DR. H. A. Rusdiana, M.M., Dr. Hj. Qiqi Yuliati Zaqiyah, M. Ag. berikut ini:

1. Meningkatkan produktivitas karyawan

Manajemen perkantoran dapat membantu meningkatkan produktivitas karyawan dengan cara memastikan bahwa tugas-tugas diberikan dengan jelas dan bahwa karyawan memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan tugas tersebut.

2. Memaksimalkan penggunaan sumber daya

Pelaksanaan manajemen perkantoran juga dapat membantu organisasi dalam memaksimalkan penggunaan sumber daya seperti tenaga kerja, teknologi, dan keuangan, hingga dapat mencapai tujuan bisnis dengan cara yang lebih efisien.

3. Meningkatkan kualitas produk atau layanan

Dalam meningkatkan kualitas produk atau layanan, peran manajemen perkantoran adalah memastikan bahwa proses produksi dan pelayanan dilakukan dengan efektif dan efisien.

4. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Penerapan manajemen perkantoran yang baik pun dapat memastikan bahwa produk atau layanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan dihasilkan dengan cara yang efisien.

(NDA)