Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi

Ilustrasi Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi. Foto: Pexels.com/Sora Shimazaki

Peran dan tanggung jawab sekretaris organisasi dapat berbeda-beda di setiap organisasi, seperti antara organisasi konservasi hewan dengan organisasi pendidikan perempuan.

Untuk mengetahui peran dan tanggung jawab sekretaris organisasi lebih rinci, simak juga pengertian serta peran dan tanggung jawab sekretaris organisasi di artikel berikut.

Pengertian Peran dan Tanggung Jawab

Ilustrasi Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi. Foto: Pexels.com/SHVETS production

Mengutip ninety.io, peran dan tanggung jawab bekerja sama untuk mendefinisikan apa yang dilakukan seseorang di tempat kerja, baik secara jarak jauh, gabungan, atau secara langsung.

Secara umum, peran adalah tempat seseorang dalam sebuah tim. Sedangkan, tanggung jawab adalah tugas dan kewajiban yang ditugaskan pada suatu peran.

Pengertian Sekretaris

Ilustrasi Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi. Foto: Pexels.com/RDNE Stock project

Menurut indeed.com, sekretaris adalah seorang profesional administrasi yang memainkan peran integral dalam bisnis dan lingkungan organisasi lainnya.

Sekretaris biasanya mengelola dan mengatur tugas-tugas kantor, mengimplementasikan prosedur, dan melaksanakan tugas administratif tambahan, tergantung pada sifat pekerjaan mereka.

Untuk mengetahui peran dan tanggung jawab sekretaris organisasi lebih lengkap. Simak informasinya di bawah ini.

Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi

Ilustrasi Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi. Foto: Pexels.com/Karolina Grabowska

Meski tanggung jawab pekerjaan sekretaris bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya, berikut peran dan tanggung jawab sekretaris secara umum yang dikutip jurnal NPO Governance Tool Box oleh Financial Management Service Foundation:

1. Memastikan Keakuratan Notulen

Sekretaris bertanggung jawab untuk memastikan bahwa notulen rapat yang akurat telah dibuat dan disetujui. Persyaratan notulen dapat bervariasi sesuai kebutuhan organisasi, tetapi minimal harus mencakup:

2. Mengimplementasikan Keputusan

Pada pertemuan dewan, sekretaris mengomunikasikan keputusan-keputusan dewan, memastikan pelaksanaannya, dan melaporkan kembali kepada dewan di pertemuan berikutnya tentang tindakan yang diambil dan perkembangannya.

3. Menjaga Arsip

Sebagai penjaga arsip organisasi, sekretaris bertanggung jawab untuk memelihara dokumentasi yang akurat dan memastikan bahwa arsip tersebut tersedia ketika dibutuhkan pihak berwenang.

Catatan ini dapat mencakup rincian anggota dewan, notulen rapat dewan, laporan keuangan, dan catatan resmi lainnya.

4. Melakukan Komunikasi Efektif

Sekretaris memastikan bahwa informasi yang tepat tentang jadwal pertemuan berikutnya dan acara yang akan datang disampaikan ke dewan dan tepat pada waktunya.

5. Memimpin Rapat

Sekretaris menyediakan materi untuk agenda sebagaimana mestinya dan menginformasikan ke semua anggota sebelum rapat. Selain itu dapat beberapa kasus, jika ketua tak hadir, sekretaris akan memimpin rapat hingga ketua sementara terpilih.

6. Menandatangani Dokumen Tertentu

Sekretaris dapat ditunjuk oleh dewan sebagai salah satu pejabat penandatangan dokumen-dokumen tertentu.

Dalam kapasitas ini, sekretaris dapat diberi wewenang atau diminta untuk menandatangani cek, korespondensi, aplikasi, laporan, kontrak, atau dokumen lain atas nama organisasi.

7. Menjaga Akuntabilitas

Sekretaris bertanggung jawab ke dewan dan anggota umum organisasi.

Sekian pengertian beserta peran dan tanggung jawab sekretaris organisasi yang bisa disimak. Semoga bermanfaat.

(MQ)