Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis sebagai Alat Komunikasi

Ilustrasi perbedaan email bisnis dan surat bisnis. Foto: Pexels

Terdapat beberapa metode yang dapat digunakan perusahaan dalam menyampaikan pesan bisnis. Beberapa yang paling umum adalah email dan surat. Meski memiliki tujuan yang sama, ada perbedaan mendasar antara keduanya.

Memahami perbedaannya dapat membantu perusahaan menentukan metode komunikasi yang tepat. Simak informasi berikut karena akan mengulas aspek-aspek yang membedakan email bisnis dan surat bisnis.

Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis

Ilustrasi perbedaan email bisnis dan surat bisnis. Foto: Pexels

Terdapat beberapa hal yang membedakan antara email bisnis dan surat bisnis sebagai alat komunikasi. Berikut perbedaannya.

1. Definisi

Email bisnis merupakan metode komunikasi yang umum digunakan dalam dunia kerja modern dan telah menggantikan surat fisik. Surat elektronik bisnis digunakan untuk mengoordinasikan pekerjaan, mengirim tawaran, berkomunikasi dengan pelanggan, hingga menjalankan kampanye pemasaran.

Beberapa contoh platform email bisnis termasuk Gmail for Business, Microsoft Exhange, dan Zoho Mail. Sementara surat bisnis adalah dokumen tertulis yang digunakan dalam komunikasi bisnis secara formal.

Surat ini digunakan untuk berbagai keperluan dalam dunia bisnis, termasuk menawarkan produk, meminta informasi, atau mengingatkan pihak terkait.

2. Format Penulisan

Mengutip dari buku berjudul Konsep Dasar Komunikasi Bisnis yang ditulis Yustina Sopacua dan Ronald Alfredo, format email bisnis yang efektif mencakup elemen-elemen seperti subjek yang jelas, pembukaan yang tepat, isi yang terstruktur dengan baik, dan penutupan yang sesuai.

Email yang disusun dengan baik akan memudahkan penerima untuk memahami pesan yang disampaikan.

Sementara dalam pembuatan surat bisnis, di dalamnya harus mencakup kepala surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran, hal/perihal, alamat surat, salam pembuka, bagian isi, salam penutup, pengirim surat, dan tembusan surat.

Baca Juga: Letter of Intent: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

3. Kecepatan Pengiriman

Email bisnis memiliki keunggulan dalam hal kecepatan pengiriman. Pengiriman surel bisnis dapat dilakukan secara cepat dan efisien dalam hitungan menit bahkan detik walaupun tujuan berada di kota lain atau luar negeri.

Penerima juga bisa langsung membuka pesan selama terhubung dengan jaringan Internet. Di sisi lain, surat bisnis memerlukan waktu yang lebih lama karena harus dikirimkan melalui layanan pos atau kurir. Ini bisa memakan waktu beberapa hari tergantung jaraknya.

4. Keamanan

Meskipun lebih praktis dibandingkan surat bisnis, risiko kebocoran data pada email bisa terjadi apabila tak ditangani dengan benar.

Dalam hal ini, surat bisnis lebih aman dari risiko peretasan digital. Selain itu, surat bisnis bisa didokumentasikan dengan baik sebagai bukti informasi komunikasi dengan pihak lain. Namun, surat bisnis juga berisiko hilang atau rusak selama pengiriman, bahkan bisa tidak sampai ke tangan penerima.

5. Formalitas

Surat bisnis menjadi alat komunikasi yang lebih formal dibanding email bisnis. Oleh karena itu, surat bisnis sering digunakan untuk kebutuhan yang lebih resmi, seperti penandatanganan perjanjian, pernyataan, keluhan, hingga persetujuan-persetujuan yang ditulis dalam dokumen resmi.

(SA)