Petty Cash: Pengertian, Metode Pencatatan, dan Tujuan Dibentuknya

Ilustrasi mencatat petty cash. Foto: Pexels

Petty cash adalah istilah akuntansi dalam bahasa Inggris yang berarti kas kecil. Dalam ilmu akuntansi, petty cash merujuk pada dana khusus yang dicadangkan perusahaan untuk pengeluaran rutin dalam jumlah relatif kecil.

Beberapa jenis pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil tersebut misalnya untuk membeli prangko, alas meja, vas bunga, biaya sosial, dan biaya lain yang jumlahnya kecil, sehingga penggunaan cek tidak efektif.

Agar pengeluaran-pengeluaran tersebut bisa termonitor dengan baik, pengendalian internal oleh perusahaan mutlak diperlukan, caranya dengan membentuk sistem petty cash. Simak penjelasan lebih lanjut seputar petty cash di bawah ini.

Pengertian Petty Cash

Ilustrasi mencatat petty cash. Foto: Pexels

Merujuk buku Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan oleh Sedianingsih dkk., petty cash adalah sejumlah uang yang dialokasikan untuk pembayaran di luar prakiraan operasional perusahaan dengan jumlah yang relatif kecil.

Setiap kali terjadi transaksi menggunakan petty cash, pemegang kas kecil perlu membuat bukti pengeluaran dan pencatatan pengeluaran dalam petty cash record. Ini adalah bukti pengeluaran berbentuk jurnal yang mencatat semua jenis pengeluaran dari dana kas kecil.

Untuk mencapai pengawasan internal yang memadai atas pengeluaran petty cash, semua bentuk pembayaran dilakukan dengan menggunakan petty cash voucher. Ini merupakan formulir atau bukti yang menunjukkan jumlah dan alasan pengeluaran petty cash.

Karena jumlah petty cash bervariasi tergantung kebijakan perusahaan, maka petty cash dikendalikan melalui penggunaan petty cash voucher untuk setiap pembayaran yang dilakukan.

Baca juga: Contoh Buku Kas Sederhana untuk Perusahaan Kecil dan Besar

Metode Pencatatan Petty Cash

Ilustrasi mencatat petty cash. Foto: Pexels

Dikutip dari buku Akuntansi Pajak karya Johar Arifin, ada dua metode pencatatan petty cash yang bisa dipilih oleh perusahaan, antara lain sebagai berikut:

1. Metode Dana Tetap (Imprest Fund System)

Petty cash metode imprest atau metode dana tetap menetapkan bahwa jumlah atau saldo akun petty cash selalu tetap, yaitu sebesar dana yang dibentuk kecuali ada perubahan. Transaksi dana kas kecil ini dapat meliputi pembentukan, pemakaian, dan pengisian dana kas kecil.

Dalam metode ini, pada saat pembayaran kas kecil, bank akan mencatat debet dana kas kecil dan selanjutnya pemakaian kas kecil tidak dijurnal, tetapi hanya diarsip sehingga saldo dana kas kecil akan tetap apabila arsip tersebut diperhitungkan.

Jadi, yang berubah komposisi kasnya, karena komposisi kasnya menjadi uang tunai dan arsip yang bernilai untuk ditukarkan pada saat pengisian kembali. Pada saat pengisian kembali, bank akan mendebet biaya-biaya yang telah dikeluarkan dan melakukan kredit rekening kas.

2. Metode Dana Berfluktuasi (Fluctuating System)

Pencatatan dana kas kecil dengan metode dana berfluktuasi atau metode fluktuasi berbeda dengan metode imprest. Jika dalam metode imprest transaksi tidak dicatat, dalam metode fluktuasi setiap transaksi yang mengakibatkan perubahan dana kas kecil harus dicatat atau dibuat jurnal.

Metode fluktuasi disebut juga metode tanggal tidak tetap adalah metode pembukuan dana kas kecil di mana jumlah kas kecil selalu berubah-ubah pada saat pembuatan buku kas baru.

Hal ini karena pada saat pengisian kas kecil pada periode waktu tertentu selalu dalam jumlah yang sama, sedangkan pengeluaran setiap periode tidak sama, sehingga saldo kas kecil selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran.

Dalam metode ini, pada saat pengisian kas kecil, bank akan mendebet dana kas kecil dan melakukan kredit rekening kas. Sementara pada saat pemakaian kas kecil, bank akan mendebet biaya yang dikeluarkan dan melakukan kredit rekening dana kas kecil.

Tujuan Dibentuknya Petty Cash

Ilustrasi mencatat petty cash. Foto: Pexels

Fatkhudin Aziz dan Budi Winarni menerangkan dalam bukunya yang bertajuk Otomatisasi Tata Kelola Keuangan SMK/MAK Kelas XII, berikut tujuan dibentuknya petty cash:

(NDA)