Simak Cara Membuat Surat Penagihan dalam Bisnis

Ilustrasi surat dalam bisnis. (Foto: Freepik.com).

Dalam bisnis, utang-piutang lazim dilakukan oleh dua pihak bisnis. Namun seringkali pihak pelanggan/debitur terlambat membayar tagihan utang lebih dari tenggat waktu yang disepakati. Maka dari itu, perusahaan/kreditur perlu menagih piutang tersebut. Bagaimana caranya?

Untuk menagih piutang dibutuhkan sebuah surat bisnis resmi yang dikenal sebagai Surat Penagihan Piutang. Surat tersebut dibuat dan dikirimkan kepada pelanggan dengan tujuan sebagai alat agar pelanggan segera melakukan pembayaran tagihan.

Membuat Surat Penagihan Piutang tidak bisa sembarangan. Perusahaan harus memperhatikan etika dan kesopanan demi menjaga relasi baik dengan pelanggan. Maka dari itu, perlu diketahui bagaimana cara membuat Surat Penagihan Piutang yang baik dan benar.

Dalam pembuatannya, terdapat beberapa aspek pokok yang tercantum pada isi surat ini, yakni terdiri dari:

1. Permintaan kepada pelanggan untuk segera melunasi tagihan.

2. Bukti pelanggan masih memiliki kewajiban untuk melunasi tagihan.

3. Melampirkan rincian pembelian seperti data barang, pengiriman, dan faktur pembelian pelanggan.

4. Mengingatkan tanggal jatuh tempo pelunasan tagihan.

5. Menjelaskan rincian jumlah tagihan pelanggan yang belum lunas.

6. Mengungkapkan harapan agar pelanggan segera melunasi tagihan sebelum lewat batas waktu yang disepakati.

Selanjutnya, secara teknis surat dapat disusun dengan susunan sebagai berikut:

1. Kop surat perusahaan

2. Nomor surat beserta lampiran

3. Nama pihak yang dituju beserta alamat lengkap

4. Pembukaan surat baik

5. Isi surat yang jelas dan rinci

6. Penutup surat yang baik

7. Nama pihak pengirim beserta stempel resmi perusahaan

Lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh Surat Penagihan Piutang berikut ini:

PT JAYA KAISEN

Jl. Adhyaksa III 10, Bojong Soang, Bandung

-------------------------------------------------------------------------------------

15 Maret 2021

Kepada Yth,

CV RORONOA JAYA

Jalan Kol. Ahmad Syam 702

Jatinangor, Kab. Sumedang

Dengan hormat,

Sesuai dengan pernyataan piutang yang kami kirimkan kepada Saudara tanggal 5 Maret 2021, perlu kami beritahukan kembali bahwa piutang Saudara pada kami telah jatuh tempo pembayarannya sejumlah Rp 31.300.000,00 dengan rincian sebagai berikut:

- Faktur No 112 sebesar Rp 17.700.000,00, jatuh tempo tanggal 29 November 2015

- Faktur No 51 sebesar Rp 9.300.000,00, jatuh tempo tanggal 11 Desember 2015

- Faktur No 77 sebesar Rp 4.300.000,00, jatuh tempo tanggal 11 Januari 2015

Keterlambatan pembayaran mungkin akibat kekeliruan, jika ada alasan lain, hendaknya Anda memberikan penjelasan kepada kami. Walaupun demikian, kami berharap pembayaran untuk piutang tersebut dapat segera kami terima.

Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih.

Kepala Bagian Keuangan

Eddy Ackerman, S. E.

Sebagai tambahan, surat ini dapat dibuat bertahap hingga tiga kali atau lebih tahapan, tergantung kebijakan masing-masing perusahaan. Biasanya, tahapannya seperti ini:

1. Tahap 1: Dikirimkan sebelum jatuh tempo pembayaran. Biasanya berisi informasi tagihan yang belum lunas dan waktu jatuh tempo pelunasannya.

2. Tahap 2: Dikirimkan sesudah jatuh tempo pembayaran. Isinya mirip dengan surat pada tahap satu, hanya saja disertai dengan peringatan yang lebih keras agar pelanggan segera melunasi tagihan.

3. Tahap 3: Dikirimkan jika pelanggan tak kunjung membayar tagihan. Biasanya berisi peringatan terakhir beserta teguran atau bahkan ancaman untuk dibawa ke ranah hukum.