Tugas Administrasi Perkantoran dalam Perusahaan

Ilustrasi Tugas Administrasi Perkantoran dalam Perusahaan. Foto: Mikhail Nilov/Pexels

Tugas administrasi perkantoran adalah melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan di suatu manajemen perusahaan dalam dunia kerja.

Sebelum membahas mengenai tugas staf administrasi perkantoran, ada baiknya kamu mengetahui pengertian, fungsi, dan ruang lingkup pada organisasi administrasi perkantoran terlebih dahulu.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Menurut George Terry pengertian administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Sedangkan menurut Gie (2007), administrasi atau manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang.

Administrasi sama dengan manajemen (Daleyorder, Dimock and Koenig) karena fungsi manajemen sama juga dengan fungsi dari administrasi. Banyak literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen dengan pengertian yang sama.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Menurut Rahmat dalam Siswandi (2017:22) yang dimuat pada jurnal Repository Universitas Bina Sarana Informatika, kegiatan administrasi sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan, ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu:

1. Fungsi Rutin

Yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.

2. Fungsi Teknis

Fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.

3. Fungsi Analisis

Fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.

4. Fungsi Interpersonal

Fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.

5. Fungsi Manajerial

Fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan. Biasanya, fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.

Ilustrasi Tugas Administrasi Perkantoran dalam Perusahaan. Foto: Kampus Production/Pexels

Tugas Administrasi Perkantoran

Adapun tiga tujuan keberadaan staf administrasi dalam suatu organisasi perkantoran antara lain:

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi dalam arti sempit dapat dibagi menjadi dalam beberapa kegiatan menurut The Liang Qie dalam Jurnal Administrasi Publik, Vol. XVII (1), (2021: 79-94) oleh Rudi Salam, Haedar Akib, dan Syakib Arsalam antara lain.

Seorang administrator atau orang yang bertanggung jawab pada bagian administrasi kantor, menjalankan berbagai proses administrasi di perusahaan tersebut. Terdapat ruang lingkup yang menjadi cakupan atas administrasi kantor, yakni.

1. Aktivitas kantor

Yang dimaksud dalam aktivitas kantor ini meliputi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengawasan (controlling). Aktivitas ini adalah aktivitas merencanakan tujuan dan tahapan organisasi, kemudian mengarahkan hal tersebut, dan melakukan pengawasan.

2. Fasilitas kantor

Ada beberapa fasilitas kantor yang menjadi ruang lingkup atas administrasi kantor ini. Fasilitasnya antara lain adalah tempat berdirinya organisasi atau kantor tersebut, lokasi gedung, peralatan, berbagai dekorasi dan interior, serta berbagai mesin yang ada di kantor.

(SRS)