Tugas Administrasi Umum dan 8 Unsur Kegiatan Pelayanan Administrasi

Ilustrasi Tugas Administrasi Umum. Foto: Pexels

Dalam berbagai organisasi atau pekerjaan, pastinya akan membutuhkan seorang yang bertugas sebagai administrator. Tugas administrasi umum seperti melakukan pencatatan, pembukuan, surat menyurat, kearsipan, dan lain sebagainya.

Seorang administrator atau orang yang bertanggung jawab pada bagian administrasi kantor, menjalankan berbagai proses administrasi di perusahaan atau organisasi tersebut.

Pengertian Administrasi Umum

Pengertian administrasi secara sempit oleh The Liang Gie 1992 dapat disamakan dengan kegiatan tata usaha yang berarti suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan tulis menulis, surat menyurat, dan catat atau membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi dalam organisasi.

Sedangkan pengertian administrasi secara luas dapat didefinisikan sebagai kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan semua sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa administrasi umum sebagai rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan pekerjaan administrasi dengan memdayagunakan SDM untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi secara efisien.

Tugas Administrasi Umum

Seorang administrasi memiliki berbagai tugas atau job desk yang harus dilakukan tiap harinya. Adapun tugas administrasi umum antara lain

1. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dari satu pihak ke pihak yang lain termasuk kegiatan surat menyurat dan kehumasan.

2. Menerima telepon dan mengurus email kantor.

3. Membuat dan merencanakan agenda kantor.

4. Memastikan persediaan alat tulis kantor.

5. Menghimpun, mencari, dan mengumpulkan segala sesuatu keterangan yang awalnya berserakan sehingga menjadi dapat digunakan.

6. Menaruh atau menyimpan dengan meletakkan di tempat tertentu dengan maksud mudah untuk ditemukan kembali.

7. Mencatat atau membukukan berbagai transaksi atau berbagai keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

8. Mengolah artinya memperbanyak, menyalin dan membuat informasi menjadi baru sehingga lebih bermanfaat.

9. Menggandakan atau memperbanyak dengan berbagai metode atau cara dan menggunakan berbagai alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Ilustrasi Tugas Administrasi Umum. Foto: Mikhail Nilov/Pexels

Unsur-unsur Administrasi Umum

Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur kegiatan administrasi sebagai rangkaian kegiatan pelayanan bagi organisasi dan perusahaan seperti yang terdapat pada buku Administrasi Umum untuk SMK/MAK Kelas X oleh Dra Eny Pujiasri, M.M. dkk (2020:4)

1. Organisasi

Rangkaian kegiatan mengelompokkan orang-orang, tugas, wewenang, dan tanggung jawab serta hubungan di antara para pekerja atau unit unit tugas.

2. Manajemen

Rangkaian kegiatan menggerakkan orang-orang dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama tercapai secara optimal.

3. Komunikasi

Rangkaian kegiatan menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain baik internal maupun eksternal dalam usaha kerja sama yang bersangkutan. Misal terjalinnya komunikasi baik antara pihak manajemen, klien, dan administrasi itu sendiri.

4. Kepegawaian

Kepegawaian berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Proses yang saling berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, serta penghentian kerja atau pensiun

5. Keuangan

Rangkaian kegiatan mengelola segi segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama yang meliputi penentuan sumber biaya, cara memperoleh, serta mempertanggungjawabkannya. Contohnya, administrasi penjualan, pembelian, kontrak ataupun sewa, serta sumber dana.

6. Perbekalan

Kegiatan merencanakan, mengadakan, mengatur penggunaan, mendaftar atau menginventarisasi, memelihara, sampai pada menyingkirkan barang-barang perlengkapan yang sudah tidak digunakan lagi. Pihak administrasi akan memilah mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja.

7. Tata Usaha

Kegiatan layanan terhadap penyelenggaraan kerja sama yang kegiatannya meliputi menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama untuk mengambil keputusan.

8. Hubungan Masyarakat (Humas)

Hubungan masyarakat atau yang biasa disebut public relation adalah suatu usaha dalam menjalin dan menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik baik internal maupun eksternal. Agar mendapat dukungan secara sadar dan sukarela sehingga tujuan usaha kerja sama yang telah ditentukan dapat dicapai lebih optimal.

Secara umum tugas dan fungsi seorang staff administrasi umum yaitu membuat perencanaan, melakukan penyusunan, mengkoordinasikan, melaporkan, menyusun anggaran, penempatan dan memberikan pengarahan.

Maka dari itu, seorang administrator diharuskan memiliki kemampuan dan keahlian seperti mampu mengoperasikan komputer khususnya ms Excel, memiliki kemampuan menulis (seperti surat menyurat) dapat berkomunikasi dengan baik, disiplin, rapi, dan teliti. Semoga bermanfaat!

(SRS)