Tugas Sekretaris: Pengertian, Jenis, dan Fungsinya

Tugas sekretaris secara umum adalah membantu atasan perusahaan untuk mengurus hal-hal yang berkaitan dengan administrasi.

Sekretaris berbeda dengan asisten pribadi. Sekretaris lebih fokus pada urusan kantor, sementara asisten pribadi juga bertugas mengerjakan hal-hal personal.

Kata sekretaris sebenarnya berasal dari bahasa latin secretum yang berarti “rahasia” atau secretarius/secretarium yang berarti “seseorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia”. Akar kata secretary dalam bahasa inggris adalah "secret" yang juga berarti “rahasia”. Jadi bisa disimpulkan, sekretaris adalah seseorang yang seharusnya bisa menyimpan rahasia (Hartiti, Hendarto, Haryono, 2004:1)

Pengetahuan dan Kemampuan yang Harus Dimiliki Sekretaris

Kemampuan dalam berkomunikasi.
Kemampuan untuk berpikir logis.
Kemampuan untuk menganalisis.
Kemampuan administratif.
Penguasaan bahasa asing.
Penguasaan teknologi.

Jenis-jenis Sekretaris

Berikut ini adalah tiga jenis dari sekretaris antara lain sebagai berikut:

1. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan ialah seseorang yang bertugas untuk membantu pimpinan untuk mengerjakan kantor secara rutin.

2. Sekretaris Organisasi

Seorang sekretaris organisasi mengelola tugas yang diberikan oleh pimpinan. Sekretaris organisasi menjadi manajer dalam mengerjakan unit kerja pada bidang sekretaris.

3. Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi merupkan seorang sekretaris yang mengelola tugas dari kantor untuk keperluan pribadi dari pimpinan.

Ilustrasi Sekretaris. Foto: Pexels

Fungsi Sekretaris dalam Perusahaan

Fungsi Sekretaris Sebagai Pejabat Eksekutif

Sekretaris harus bertindak sebagai Pejabat Eksekutif. Dia harus menjalankan fungsi resmi. Dia bertanggung jawab atas uang tunai, rekening, catatan, saham, urusan publisitas. Sekretaris harus mengawasi, mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan kantor.

Fungsi Sekretaris Sebagai Petugas Penghubung

Sekretaris harus bertindak sebagai petugas penghubung. Dia adalah penghubung antara manajemen puncak dan staf dan, melalui dia keputusan manajemen disampaikan kepada staf. Saran dan keluhan karyawan disampaikan oleh sekretaris kepada manajemen.

Sekretaris juga bertindak sebagai humas organisasi kepada pemerintah dan masyarakat umum. Dalam kasus perusahaan sekretaris harus menjaga hubungan yang erat antara direksi dan kepala departemen dan juga antara direksi dan staf.

Fungsi Sekretaris Sebagai Penasihat Manajemen

Sekretaris adalah Penasihat Manajemen. Dalam kebanyakan kasus, otoritas sangat bergantung pada nasihat sekretaris. Pendapatnya sangat berharga bagi manajemen. Sifat yang tepat dan tingkat saran yang diberikan oleh sekretaris akan bervariasi sesuai dengan sifat dan ukuran organisasi.

Tugas Sekretaris dalam Perusahaan

Pada umumnya sekretaris memiliki beberapa tanggung jawab, antara lain:

Menunjang kegiatan administratif seperti pengelolaan dan pengarsipan surat, data, serta dokumen lainnya.
Menyampaikan informasi yang berkaitan dengan tugas, fungsi dan tanggungjawab kepada pimpinan.
Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
Menyiapkan agenda rapat dan dokumen-dokumen yang diperlukan.
Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.
Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.

Demikian ulasan singkat mengenai pengertian, jenis, fungsi, dan tugas seorang sekretaris. Semoga membantu!

Frequently Asked Question Section

Apakah sekretaris dan asisten pribadi sama?

Sekretaris berbeda dengan asisten pribadi. Sekretaris lebih fokus pada urusan kantor, sementara asisten pribadi juga bertugas mengerjakan hal-hal personal.

Kata sekretaris berasal dari mana?

Kata sekretaris sebenarnya berasal dari bahasa latin secretum yang berarti “rahasia” atau secretarius/secretarium yang berarti “seseorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia”.

Apa saja kemampuan yang perlu dimiliki seorang sekretaris?

1. Kemampuan dalam berkomunikasi. 2. Kemampuan untuk berpikir logis. 3. Kemampuan untuk menganalisis. 4. Kemampuan administratif. 5. Penguasaan bahasa asing. 6. Penguasaan teknologi.

(AAG)