Tugas Staf Administrasi dalam Organisasi Perkantoran

Ilustrasi staf administrasi. Dok: Unsplash.com

Mungkin beberapa orang belum tahu betul mengenai apa saja tugas staf administrasi dalam suatu organisasi, misalnya, pada suatu lembaga atau bisnis. Peran administrasi sangat diperlukan dalam setiap kelompok yang memiliki struktur organisasi, baik organisasi kecil maupun besar.

Sebelum mencari tahu berbagai tugas dan peranan staf administrasi, alangkah baiknya untuk mengenali terlebih dahulu apa maksud dari istilah staf dan administrasi. Simak selengkapnya berikut ini.

Definisi Staf

Apabila merujuk pada Kamus Besar Bahasa Indonesia, terdapat beberapa pengertian staf, antara lain:

1. Sekelompok perwira yang memimpin (mengatur dan sebagainya) tentara.

2. Sekelompok orang yang bekerja sama membantu seorang ketua dalam mengelola sesuatu.

3. Bagian organisasi yang tidak mempunyai hak memberikan perintah, tetapi memiliki hak membantu pimpinan, memberikan nasihat, dan sebagainya.

Definisi staf yang pertama di atas tampaknya tak terlalu relevan untuk konteks organisasi perkantoran. Namun, selebihnya dapat disimpulkan bahwa staf adalah orang atau bagian dari organisasi yang bertugas untuk membantu jalannya suatu organisasi.

Ilustrasi staff administrasi. Dok: Unsplash

Pengertian Staf

Dalam buku Administrasi Pendidikan karya Hadari Nawawi, istilah administrasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu ‘Ad’ yang berarti kepada dan ‘Ministrare’ berarti melayani, membantu, dan memenuhi.

Dari dua kata tersebut terbentuk kata benda ‘administratio’ dan kata sifat ‘administrartivus’ yang kemudian menjadi administration. Secara bebas kata tersebut dapat diartikan pelayanan atau pengabdian terhadap subjek tertentu.

Menurut Veithzal Rivai dan Sylviana Murni dalam buku Education Management, ada tiga kemampuan utama yang perlu dimiliki staf administrasi, yaitu teknikal, kemanusiaan, dan konsep.

Kemampuan teknikal menekankan penanganan yang efektif pada benda dan sumber daya institusi. Sedangkan aspek kemanusiaan menekankan, pentingnya hubungan manusia atau bekerja sama dengan orang lain dalam suatu organisasi. Selanjutnya, konsep penting merujuk pada upaya memberdayakan administrator dalam menangani masalah-masalah dalam organisasi.

Tugas Staf Administrasi

Tugas staf administrasi terkhusus pada organisasi perkantoran kurang lebih sebagai berikut:

• Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional untuk membantu pelaksanaan pekerjaan pokok guna mencapai tujuan organisasi.

• Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operasional dengan menyediakan berbagai informasi yang dibutuhkan pimpinan.

• Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk mengambil keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

• Membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melaksanakan tindakan yang tepat.

• Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Adapun tiga tujuan keberadaan staf administrasi dalam suatu organisasi perkantoran antara lain:

• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya yang minimal.

• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.

• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang baik.

(AMP)