Tujuan Surat Dinas bagi Instansi dan Strukturnya

Ilustrasi tujuan surat dinas. Foto: Pexels

Surat dinas merupakan bentuk surat resmi yang digunakan dalam kegiatan kedinasan baik itu lembaga atau instansi pemerintah. Surat ini ditulis menggunakan format baku dan memiliki struktur penulisan tersendiri.

Beberapa jenis surat dinas, antara lain, surat keterangan, surat permohonan, surat edaran, surat pengantar, memo, hingga nota dinas.

Pengertian Surat Dinas

Ilustrasi tujuan surat dinas. Foto: Pexels

Menurut buku Korespondensi untuk SMK/MAK Kelas X (2020) oleh Dra. Eny Pujiasri, M.M. dan Sulis Rahmawati, S.Pd., surat dinas berisi hal penting yang berkenaan administrasi pemerintah dan dibuat lembaga pemerintah. Namun, surat dinas terkadang juga digunakan instansi swasta ataupun secara personal.

Selain sebagai media komunikasi, surat dinas juga berfungsi sebagai dokumen atau bukti tertulis. Penulisan surat dinas juga bergantung pada peraturan yang ditetapkan tiap departemen.

Baca Juga: 3 Contoh Surat Permintaan Barang Alat Tulis Kantor untuk Referensi

Tujuan Surat Dinas

Ilustrasi tujuan surat dinas. Foto: Unsplash

Secara umum, surat dinas bertujuan sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan maupun informasi yang bersifat resmi atau formal.

Merangkum dari buku Mahir Membuat Surat Dinas dalam Sekejap oleh Indri Saraswati, berikut tujuan dari surat dinas bagi instansi.

1. Sebagai Bukti Hitam di Atas Putih

Adanya surat dinas seperti surat perjanjian dapat menjadi bukti hitam di atas putih untuk mengatasi hal-hal yang bisa merugikan di kemudian hari dan mengantisipasi hal-hal yang tak diinginkan.

2. Sebagai Pengingat

Keberadaan surat dinas berperan untuk mendata semua kebijakan dan keputusan yang telah dibuat sebelumnya. Dalam hal ini surat dinas berfungsi sebagai arsip.

3. Sebagai Bukti Sejarah

Surat dinas penting untuk merespons perubahan tertentu yang terkait perkembangan dari sebuah instansi, serta untuk merekam berbagai kejadian pada masa silam.

Dengan adanya surat dinas, perubahan-perubahan pada masa depan yang lebih baik bisa ditemukan rujukannya.

4. Sebagai Pedoman kerja

Tujuan surat dinas berikutnya adalah untuk memberi kepastian dalam menjalankan kerja, instruksi, atau kejelasan dari sebuah mekanisme kerja.

5. Sebagai Duta Perusahaan atau Instansi

Surat dinas memiliki andil dalam pembentukan citra sebuah perusahaan. Dalam pembuatannya, surat dinas ditulis dengan kaidah formal dan resmi sehingga secara tak langsung mencerminkan identitas sebuah instansi.

Misalnya pada penomoran surat, bentuk surat, pemilihan bahasa dan penyampaian maksud dari surat tersebut.

Struktur Surat Dinas

Ilustrasi tujuan surat dinas. Foto: Unsplash

Surat dinas memiliki struktur penulisan yang terdiri dari beberapa bagian. Mengutip dari buku Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas (2017) oleh Muhammad Hamzah dan Andi Neneng Nur Fauziah, berikut struktur penulisan surat dinas:

(SA)