Virtual Assistant: Definisi, Tugas dan Skill yang Perlu Dimiliki

Ilustrasi virtual asisstant. Foto: Unsplash

Virtual assistant adalah asisten yang mengurus pekerjaan terkait administrasi perusahaan dalam jarak jauh. Tidak hanya tugas administrasi, virtual assistant juga dapat membantu pekerjaan di bidang lain yang diperlukan oleh bisnis.

Dengan mengandalkan teknologi dan internet, virtual assistant dapat bekerja darimana saja dan kapan saja. Itulah mengapa banyak para pelaku bisnis atau perusahaan yang merekrut seorang virtual assistant dengan kontrak kerja yang fleksibel.

Menurut laman Ajaib, gaji profesi virtual assistant pun bisa dibilang cukup besar untuk ukuran pekerjaan administratif. Apalagi jika kamu bekerja di perusahaan luar negeri yang memberi gaji sesuai dengan standar upah upah di negara tersebut.

Jika ingin bekerja tanpa harus datang ke kantor dan terikat office hour, menjadi seorang virtual assistant adalah jawabannya. Simak uraian di bawah ini untuk mengetahui informasi lebih lanjut seputar virtual assistant.

Tugas Virtual Assistant

Ilustrasi virtual asisstant. Foto: Unsplash

Tugas dan tanggung jawab virtual assistant sebenarnya cukup beragam, disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tempat kamu bekerja. Merujuk buku The Virtual Assistant's Start-up Manual oleh Angela Green, tugas virtual assistant adalah sebagai berikut:

Asisten Pribadi

Pelaku bisnis bisa saja merekrut virtual assistant untuk dijadikan sebagai asisten pribadinya. Sebagai asisten pribadi, seorang virtual assistant biasanya akan ditugaskan untuk membantu menyusun agenda harian, mengatur jadwal pertemuan, membuat resume harian, dan lain-lain.

Mengelola Media Sosial

Virtual assistant pun bisa juga ditugaskan untuk mengelola media sosial, baik itu media sosial pribadi maupun perusahaan. Dalam mengelola media sosial, virtual assistant akan bertanggung jawab untuk mengatur jadwal posting, membalas komentar, menjawab pesan, dan menganalisis insight media sosial.

Mengelola Email

Tugas yang juga mungkin akan dikerjakan virtual assistant adalah mengelola email. Virtual assistant bisa mengelola email seperti membalas email sesuai arahan pimpinan, memblokir email spam, dan lain sebagainya.

Melayani Pelanggan

Virtual assistant juga dapat ditugaskan untuk melayani customer atau pelanggan secara online. Tugas ini tentunya berbeda dengan customer service utama yang dimiliki perusahaan.

Virtual assistant akan dibekali dengan jawaban template untuk pertanyaan umum serta keluhan atas kasus yang ringan. Dalam menindaklanjuti keluhan yang belum selesai, virtual assistant bisa mengarahkan pelanggan untuk menghubungi customer service perusahaan.

Input Data

Tugas virtual assistant lainnya adalah data entry atau input data. Seorang virtual assistant akan melakukan pekerjaan mulai dari proses pengumpulan data, input, sortir, dan pengolahan data. Laporan hasil pengolahan data kemudian diberikan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan.

Skill yang Perlu Dimiliki Virtual Assistant

Ilustrasi virtual asisstant. Foto: Pexels

Ada beberapa kemampuan atau skill yang perlu dimiliki untuk bisa menjadi virtual assistant profesional, di antaranya seperti yang dikutip dari Flex Jobs dan Outsource Workers:

1. Komunikasi

Komunikasi pada dasarnya merupakan skill yang harus dikuasai oleh semua bidang profesi, termasuk virtual assistant. Hal tersebut dikarenakan hampir semua aktivitas dalam suatu pekerjaan akan melibatkan komunikasi, entah itu komunikasi tertulis atau bahkan komunikasi secara langsung.

2. Keahlian Microsoft Office dan Layanan Google

Profesi ini tentunya akan sering mengoperasikan software Microsoft Office. Oleh karena itu, penting untuk memiliki keahlian Microsoft supaya dapat menjalankan pekerjaan sebagai virtual assistant dengan baik.

Selain itu, kamu juga harus pandai dalam mengoperasikan berbagai layanan dari Google seperti Google Sheets, Google Drive, Google Slides, dan lain-lain.

3. Decision making

Decision making atau pengambilan keputusan yang tepat juga termasuk kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang virtual assistant. Apabila memiliki keahlian ini, kamu bisa memberikan solusi terbaik untuk para klien.

4. Manajemen waktu

Selain decision making, seorang virtual assistant juga harus pandai dalam melakukan manajemen waktu. Sebab, dalam satu hari bisa saja ada berbagai macam tugas yang harus kamu lakukan. Dengan pengaturan manajemen waktu yang baik, kamu bisa menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan deadline.

(NDA)