4 Tugas Customer Service, Syarat, dan Etika yang Dibutuhkan

Ilustrasi tugas customer service. Foto: Charanjeet Dhim/Unsplash.com

Customer service merupakan seseorang yang bekerja untuk memberikan kepuasan pelanggan. Tugas customer service secara umum ialah memberikan pelayanan berupa informasi produk dan perusahaan.

Mereka juga menerima keluhan dari konsumen atau pelanggan. Saat ada pelanggan yang ingin menanyakan informasi perusahaan atau produk, customer service bertanggung jawab menjelaskannya.

Namun, apakah tugasnya hanya sekadar itu? Simak artikel ini untuk mengetahui tugas customer service secara lengkap.

Tugas Customer Service

Ilustrasi tugas customer service. Foto: Pexels.com/Yan Krukau

Customer service merupakan pekerjaan yang cukup dibutuhkan di beberapa lini bisnis, seperti perbankan, industri jasa, hingga industri makanan dan minuman. Tanpa adanya customer service dapat membuat perusahaan mengalami kesulitan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Lalu, apa saja sebenarnya tugas customer service? Merujuk karya ilmiah berjudul Upaya Customer Service dalam Meningkatkan Pelayanan Terhadap Nasabah PT Bank Rakyat Indonesia Kantor Cabang Tanjung Perak Surabaya oleh Lilis Zainal Abidin, STIE Perbanas Surabaya, berikut penjelasannya.

Tugas seorang customer service umumnya memberikan pelayanan dan membina hubungan baik dengan pelanggan berdasarkan pedoman dan ketentuan perusahaan. Sehingga, seorang customer service harus tekun, cekatan, dan sabar.

Adapun, secara lengkap tugas customer service adalah sebagai berikut:

1. Memberi Pelayanan

Tugas customer service yang pertama adalah memberikan pelayanan kepada pelanggan terkait produk-produk perusahaan. Contohnya, customer service suatu bank akan memberikan pelayanan pada nasabah yang akan membuka rekening, permohonan deposito, dan lainnya.

2. Mengatasi Masalah

Customer service adalah orang pertama yang menerima dan melayani masalah dari pelanggan. Kemudian, mereka mengatasi masalah tersebut dan memastikan pelanggan merasa puas.

3. Memperkenalkan Produk

Customer service juga bertugas memperkenalkan dan menawarkan produk atau jasa suatu perusahaan. Dengan begitu, pelanggan dapat mengetahui produk apa yang sesuai dengan kebutuhannya.

4. Memahami Kebutuhan Pelanggan

Tak hanya melayani dan menangani keluhan dari pelanggan, seorang customer service harus memahami apa yang dibutuhkan pelanggan. Hal tersebut tentu dapat membantu pelanggan untuk menyelesaikan masalahnya.

Baca Juga: Lulusan Jurusan IPS SMA Bisa Jadi Apa? Ini Prospek Kerjanya

Syarat Menjadi Customer Service

Ilustrasi customer service. Foto: Freepik

Seorang customer service harus memenuhi persyaratan tertentu. Merujuk karya ilmiah Upaya Customer Service dalam Meningkatkan Pelayanan Terhadap Nasabah PT Bank Rakyat Indonesia Kantor Cabang Tanjung Perak Surabaya oleh Lilis Zainal Abidin, STIE Perbanas Surabaya, berikut uraiannya:

1. Fisik

Seorang customer service harus memiliki ciri-ciri fisik yang menarik, dari segi wajah hingga penampilan. Umumnya, beberapa perusahaan memberikan syarat tertentu, seperti tinggi badan wanita minimal 160 cm dan laki-laki minal 165 cm.

Customer service juga harus sehat secara jasmani dan rohani sehingga dapat melayani pelanggan dengan baik.

2. Mental

Persyaratan mental yang dimaksudkan adalah persyaratan non fisik, di mana seorang customer service harus memiliki mental yang kuat dalam melayani pelanggan. Mental kuat tersebut akan memberikan rasa percaya diri yang lebih baik.

Mental seorang customer service ditunjukkan dengan perilaku yang baik, seperti sabar, murah senyum, dan ramah. Seorang customer service tak boleh emosi dan marah.

Customer service juga harus jujur, teliti, memiliki inisiatif, cermat, hati-hati, dan bertanggung jawab. Dengan begitu, customer service akan dapat menguasai keadaan dan mengendalikan diri saat menghadapi masalah dari pelanggan.

3. Kepribadian

Seorang customer service harus memiliki kepribadian yang baik untuk menunjang pekerjaannya, yaitu:

4. Jiwa Sosial

Customer service harus memiliki jiwa sosial tinggi terhadap seluruh pelanggan dan dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan. Mereka harus bijaksana dan berbudi pekerti lubur. Selain itu, juga harus pandai bergaul dengan siapa saja serta pandai berbicara dan tak kaku.

Etika Customer Service

Ilustrasi customer service. Foto: Ernesto Eslava/Pixabay

Seorang customer service juga harus memiliki beberapa etika, yaitu:

1. Mengenal Pelanggan

Agar customer service dapat memberikan pelayanan terbaiknya, maka harus mengenal karakteristik pelanggan dengan baik. Sebagaimana diketahui, karakteristik nasabah dapat berbeda-beda dan penangannya pun bisa saja berbeda.

2. Mengetahui Kemauan Pelanggan

Sebagai customer service harus memahami kemauan pelanggan. Dengan begitu, pelanggan pun tak akan berpindah ke produk atau jasa dari perusahaan lain.

3. Menginformasikan Produk-Produk Perusahaan

Kewajiban customer service adalah memperkenalkan produk-produk yang dimiliki perusahaan. Setiap perusahaan umumnya gencar mempromosikan produk terbarunya.

Promosi dapat dilakukan di mana saja, selain di media massa, spanduk, atau baliho, juga bisa dilakukan melalui customer service yang menjelaskan langsung ke pelanggan.

4. Tak Memaksakan Kehendak Pelanggan

Saat melayani pelanggan, seorang customer service sebaiknya menghindari memaksakan kehendak. Sebab, memaksakan kehendak justru membuat pelanggan merasa tak nyaman.

5. Melayani Sampai Tuntas

Seorang customer service harus memegang prinsip bahwa kepuasan pelanggan adalah nomor satu. Cara agar pelanggan merasa puas dan nyaman adalah melayani dan membantu permasalah pelanggan hingga tuntas.

6. Menjamin Rahasia Pelanggan

Kemudian, customer service juga harus bisa menjamin rahasia pelanggan. Sehingga, pelanggan akan merasa aman untuk menggunakan jasa atau membeli produk dari perusahaan tanpa merasa takut mendapat ancaman.

7. Melayani Dengan Ceria

Setiap melayani pelanggan, customer service harus mampu menampilkan wajah ceria dan selalu tersenyum. Hal tersebut akan memberikan dampak positif pada pelanggan dan mereka pun merasa nyaman.

8. Tak Berprasangka Negatif

Etika customer service selanjutnya adalah tak boleh berpikir negatif pada pelanggan. Pikiran negatif tersebut dapat mengurangi kemitraan dengan pelanggan.

9. Mendengarkan Keluhan Pelanggan

Customer service dituntut memberikan pelayanan yang baik dengan sabar saat menghadapi setiap keluhan pelanggan. Tak hanya mendengarkan, mereka juga harus dapat menjelaskan dengan baik kenapa masalah tersebut terjadi dan solusi penyelesaiannya.

10. Mengucapkan Terima Kasih

Customer service adalah orang pertama yang dimintai penjelasan oleh pelanggan. Ucapan terima kasih dengan senyuman dan wajah ceria bisa memikat pelanggan untuk tetap menggunakan produk perusahaan. Selain itu, juga bisa memberikan citra baik pada perusahaan.

(NSF)