5 Tugas Sekretaris OSIS: Atur Jadwal hingga Membuat Proposal

Ilustrasi tugas sekretaris OSIS. Foto: Pexels

Organisasi Intra Sekolah (OSIS) merupakan suatu organisasi yang berada di tingkat sekolah menengah di Indonesia, yaitu SMP dan SMA. Setiap pengurus OSIS mempunyai beban tugas yang berbeda, termasuk sekretaris OSIS.

Kepengurusan OSIS dikelola oleh peserta didik yang terpilih menjadi pengurus dengan bimbingan guru. Nah, keberadaan sekretaris dalam OSIS berguna untuk membantu dan mendampingi ketua agar agenda kegiatan bisa berjalan dengan baik.

Selain menjadi notulen dalam setiap rapat, sekretaris OSIS juga mempunyai beban tugas lain. Apa saja?

Tugas Sekretaris OSIS

Ilustrasi tugas sekretaris OSIS. Foto: Pexels

Susunan struktur OSIS di setiap sekolah berbeda-beda. Umumnya, posisi sekretaris OSIS dipegang dua orang, yaitu sekretaris I dan wakil sekretaris. Mereka saling bekerjasama untuk kelancaran program kerja OSIS. Merujuk situs SMAN 1 Timpeh Dharmasraya, berikut tugas sekretaris OSIS.

1. Mengoordinasi Seksi Bidang OSIS

Struktur anggota OSIS terdiri berbagai seksi bidang. Setiap bidang memiliki pengurusnya masing-masing. Sekretaris I dan wakil sekretaris saling bekerjasama dengan ketua, wakil ketua, dan beberapa pihak lainnya untuk memantau dan mengoordinir pekerjaan seksi bidang agar berjalan dengan semestinya.

2. Mengatur Jadwal Kegiatan OSIS

Untuk menunjang kelancaran kegiatan, sekretaris OSIS bertugas mengatur jadwal kegiatan. Jadwal dibuat berdasarkan rencana harian, mingguan, ataupun bulanan yang telah disetujui oleh ketua.

Kegiatan yang disusun meliputi rencana eksternal dan internal seperti rapat anggota, acara sekolah, dan kegiatan lainnya. Jadwal dicantumkan pada papan tulis kecil di ruangan OSIS atau kalender yang terkoneksi dengan email. Jadi, para anggota akan mendapatkan notifikasi terkait kegiatan yang akan berlangsung.

Selain dicantumkan pada papan tulis kecil dan kalender, sekretaris juga perlu membuat catatan jadwal kegiatan pada buku hariannya. Catatan tersebut dijadikan sebagai pegangan sekretaris untuk mengingatkan jika ketua atau anggota lupa agenda.

3. Mengatur Acara Pertemuan

Karena merupakan organisasi di bawah naungan sekolah, OSIS perlu melaporkan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan kepada pihak sekolah setiap beberapa bulan sekali. Terkait hal ini, biasanya OSIS akan mengadakan acara pertemuan dengan guru dan kepala sekolah.

Sekretaris yang dibantu dengan seksi bidang lainnya bertugas memastikan ruangan, bangku, dan alat pendukung dalam pertemuan telah tersedia sesuai kebutuhan.

Sehubungan dengan penyusunan acara pertemuan, sekretaris harus berkonsultasi terlebih dahulu kepada ketua. Hal-hal pokok yang akan dibahas dalam pertemuan juga perlu dibicarakan satu per satu agar tidak ada yang terlewat dan menyimpang dari rencana. Setelah hal-hal pokok disepakati, sekretaris perlu menyusunnya secara rapi berdasarkan urutan.

Baca juga: Contoh Susunan Acara Pelantikan OSIS Lengkap

Ilustrasi tugas sekretaris OSIS. Foto: Pexels

4. Mengurus Kearsipan OSIS

Surat-menyurat merupakan salah satu tugas sekretaris yang sangat penting. Tugas ini mencakup banyak hal, seperti menerima surat, membaca, menyeleksi, mencatat, meneruskan, sampai mengarsipkannya.

Surat-surat yang ditangani sekretaris bukan hanya yang masuk, tapi juga surat-surat yang keluar. Hal ini termasuk soal pengonsepan surat, penyusunan, dan pengirimannya.

5. Membuat Proposal

Setiap menggelar acara, sekretaris harus menyiapkan proposal laporan yang nantinya diberikan kepada guru dan kepala sekolah. Tujuannya agar acara yang dilaksanakan diketahui oleh pihak sekolah.

Proposal yang telah selesai harus diberikan terlebih dahulu kepada ketua dan wakil ketua untuk mendapat persetujuan. Apalagi jika ternyata ada tambahan atau perbaikan yang diperlukan.

(ANS)