Administrasi Kepegawaian: Pengertian, Fungsi Manajerial, dan Fungsi Teknisnya

Ilustrasi pegawai. Foto: Shutterstock

Administrasi kepegawaian memiliki peran penting dalam suatu organisasi untuk memantau keadaan pegawai dari waktu ke waktu. Contoh kasusnya adalah setelah dilakukan analisis ternyata jumlah pekerja yang bertugas tidak sebanding dengan beban kerja yang banyak.

Alhasil produktivitas menurun dan perusahaan tidak dapat mencapai target. Nah, agar tidak terjadi hal-hal demikian, dibutuhkan administrasi kepegawaian yang baik.

Mengutip buku Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI tulisan Nur Ainiyah (2019: 6), administrasi kepegawaian adalah segala macam bentuk kegiatan atau aktivitas yang berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja dalam suatu usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Ilustrasi administrasi. Foto: Shutter Stock

Dalam Otomatisasi dan Tata Kelola Kepegawaian SMK/MAK Kelas XII karya Eny Pujiasri, kegiatan yang termasuk dalam administrasi kepegawaian antara lain proses memperoleh pegawai, penugasan, pencatatan jumlah pegawai, pembinaan, pengangkatan, pemberian hak dan kewajiban, evaluasi, dan pemutusan hubungan kerja.

Agar lebih paham, simak penjelasan lengkap mengenai fungsi administrasi kepegawaian berikut ini:

Fungsi Manajerial Administrasi Kepegawaian

Menurut Nur Ainiyah (2019: 8), fungsi administrasi kepegawaian secara umum terdiri dari perencanaan pegawai, pengorganisasian pegawai, pengarahan pegawai, dan pengendalian pegawai. Berikut ini adalah penjelasan lengkapnya:

Perencanaan pegawai adalah proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Proses perencanaan pegawai dapat dilakukan dengan melihat data kepegawaian.

Misalnya dari data terdapat tiga orang yang akan resign bulan depan. Melihat hal itu, perusahaan harus segera melakukan rencana untuk mengisi posisi yang ditinggalkan. Perencanaan membantu organisasi menentukan apa yang dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.

Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, menggolongkan, dan mengatur berbagai macam kegiatan. Aktivitas yang termasuk dalam pengorganisasian adalah penetapan tugas, wewenang, dan pendelegasian.

Pengorganisasian pegawai menghasilkan struktur organisasi. Dengan cara ini, orang-orang yang terlibat di dalamnya dapat bekerja sama sesuai fungsi masing-masing dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Ilustrasi Perempuan di Dunia Kerja Foto: Shutterstock

Pengarahan pegawai adalah aktivitas yang dilakukan guna meningkatkan kinerja pegawai, yakni dengan cara memberikan motivasi.

Untuk memotivasi pegawai, perusahaan dapat memberikan penghargaan atau imbalan atas hasil kerja. Pastikan juga semua pegawai diperlakukan secara adil, penilaian kinerja dilakukan secara objektif, dan faktor-faktor lain yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan pegawai diperhatikan.

Pengendalian adalah proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai serta tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan memerlukan standar atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan. Oleh sebab itu perusahaan harus memiliki standar yang dapat dijadikan acuan.

Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian

Fungsi teknis atau operatif kegiatannya meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.

Pengadaan pegawai dilakukan melalui proses rekrutmen atau penarikan pegawai yang telah ada untuk menjalankan tugas tertentu. Ini bertujuan untuk memperoleh jumlah dan jenis pegawai yang tepat guna mencapai tujuan organisasi.

Setelah pegawai direkrut, perlu dilakukan pembinaan dan pengembangan agar mereka sesuai dengan harapan organisasi dan tuntutan pekerjaan. Kegiatan pengembangan bisa berupa seminar, training, konseling, dan lain-lain.

Ilustrasi menerima gaji. Foto: Shutterstock

Kompensasi adalah balas jasa sesuai dengan kontribusi pegawai kepada perusahaan. Kompensasi biasanya diterima dalam bentuk upah dan tunjangan-tunjangan lainnya. Kompensasi ini dapat memotivasi pegawai agar bekerja lebih giat.

Integrasi pegawai merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menyesuaikan sikap-sikap pegawai dengan keinginan organisasi agar dapat bekerja sama dengan baik. Dengan cara ini semua pihak dalam perusahaan dapat bekerja secara efektif.

Pemeliharaan pegawai merupakan usaha untuk mempertahankan atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan sikap para pegawai. Pemeliharaan ditujukan untuk menjamin kesehatan pegawai, kondisi kerja yang baik, dan adanya rasa aman dalam bekerja.

Perusahaan perlu memberikan balas jasa kepada pegawai atas pengabdian yang telah dilakukan. Balas jasa ini berupa tunjangan hari tua yang diberikan ketika pegawai tersebut sudah berakhir masa kerjanya karena pensiun.

(ERA)