Apa Fungsi Ikon Gembok Pada Kolom Aksi di Menu Pemberkasan Arsip Aktif?
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarArsip aktif merupakan kumpulan dokumen yang masih sering digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Arsip ini menjadi bahan penting dalam proses pengambilan keputusan, perencanaan program, hingga penyusunan laporan pertanggungjawaban.
Untuk mendukung pengelolaan arsip aktif di instansi pemerintah, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyediakan aplikasi bernama SRIKANDI. Melalui aplikasi tersebut, proses pemberkasan arsip aktif dilakukan secara bertahap sesuai ketentuan yang berlaku.
Salah satu tahapan yang perlu dilalui yakni menekan ikon gembok pada kolom aksi sebelum proses pemberkasan dinyatakan selesai. Lalu, apa fungsi ikon gembok pada kolom aksi di menu pemberkasan arsip aktif? Jika penasaran, yuk simak penjelasannya berikut.
Jawaban Apa Fungsi Ikon Gembok Pada Kolom Aksi di Menu Pemberkasan Arsip Aktif?
Berdasarkan informasi dari unggahan YouTube berjudul Tutorial Pemberkasan Arsip Melalui Aplikasi SRIKANDI di kanal Arsip DPR RI, ikon gembok pada kolom aksi di menu pemberkasan arsip aktif berfungsi mengunci berkas yang telah selesai disusun, setelah seluruh arsip yang sesuai dimasukkan ke dalamnya.
Penguncian ini bertujuan agar masa retensi aktif dapat mulai berjalan sehingga penyusutan arsip dapat dilakukan ketika berkas telah memasuki masa retensi inaktif. Apabila proses penguncian berhasil, sistem akan menampilkan tanggal akhir retensi aktif sebagai acuan pengelolaan arsip selanjutnya.
Karena itu, sebelum menekan ikon gembok, pastikan semua transaksi kegiatan telah selesai sehingga tidak ada lagi penambahan maupun pengurangan pada berkas. Jika ditemukan kekeliruan, perbaikannya harus mengikuti prosedur yang berlaku di masing-masing instansi.
Tahapan Pemberkasan Arsip Aktif di Aplikasi SRIKANDI
Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 50 Tahun 2015, arsip aktif merupakan arsip yang memiliki frekuensi penggunaan tinggi dan bernilai administratif. Salah satu bentuk pengelolaannya adalah melalui pemberkasan arsip.
Di instansi pemerintah, proses tersebut dapat dilakukan secara digital menggunakan aplikasi SRIKANDI. Adapun tahapan pemberkasan arsip aktif di aplikasi SRIKANDI adalah sebagai berikut:
1. Mengakses Aplikasi SRIKANDI
Tahap awal dilakukan dengan membuka aplikasi SRIKANDI, kemudian login menggunakan akun tata usaha atau sekretaris. Sekanjutnya masukkan nama pengguna, kata sandi, dan captcha, lalu klik "Masuk".
2. Membuat Berkas Arsip Aktif Baru
Setelah berhasil masuk, buka menu "Pemeliharaan Arsip", lalu pilih "Pemberkasan Arsip Aktif" dan klik "Tambah Baru". Lengkapi data berkas yang diperlukan, seperti:
Nama berkas
Klasifikasi arsip
Lokasi fisik
Uraian
Kategori berkas
Setelah seluruh data terisi, klik "Simpan" untuk membuat berkas.
3. Memasukkan Arsip ke Berkas
Selanjutnya, pilih arsip yang akan diberkaskan dan masukkan ke folder yang sesuai. Pengguna dapat meninjau dokumen melalui ikon "Mata", kemudian klik ikon "Berkas", pilih kategori berkas, dan simpan perubahan.
4. Menyelesaikan Pemberkasan dengan Penguncian Berkas
Setelah seluruh arsip selesai dimasukkan, pastikan tidak ada lagi penambahan maupun pengurangan dokumen. Selanjutnya, klik ikon "Kunci" untuk mengunci berkas. Jika proses berhasil, sistem akan menampilkan tanggal akhir retensi aktif sebagai acuan penyusutan arsip.
Baca juga: Cara Buat Surat Keluar SRIKANDI Versi 3, Ikuti Langkah-langkahnya
(RK)