Bagaimana Proses Verifikasi Arsip secara Tidak Langsung Dilakukan?
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPengelolaan arsip memerlukan tahapan verifikasi sebelum dinyatakan layak diakuisisi oleh lembaga kearsipan. Verifikasi arsip merupakan proses yang bertujuan untuk memastikan keabsahan, kelengkapan, dan nilai kesejarahan suatu arsip sebelum diserahkan dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan daerah.
Setiap pencipta arsip memiliki kondisi berbeda terkait kelengkapan dokumen pendukung untuk verifikasi, terutama soal ketersediaan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Lantas, bagaimana proses verifikasi dilakukan apabila pencipta arsip ternyata belum memiliki JRA? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
Tahapan Verifikasi Tidak Langsung bagi Lembaga atau Organisasi
Verifikasi arsip secara tidak langsung dilakukan apabila pencipta arsip berbentuk lembaga, organisasi, atau perorangan yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA). JRA merupakan daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan arsip, jenis arsip, dan keterangan yang memuat rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip apakah akan dimusnahkan atau dipermanenkan.
Dikutip dari Peraturan Wali Kota Semarang Nomor 36 Tahun 2022 tentang Pedoman Akuisisi Arsip Statis, tanpa adanya JRA, penilaian arsip tetap dapat dilakukan melalui serangkaian tahapan berikut:
Memeriksa arsip sesuai daftar arsip yang tersedia.
Menilai arsip berdasarkan nilai guna primer dan sekunder.
Menetapkan status arsip: musnah, simpan sebagai arsip inaktif, atau simpan permanen untuk diserahkan ke lembaga kearsipan.
Membuat daftar arsip usul musnah.
Menyampaikan daftar usul musnah kepada lembaga kearsipan.
Menyusun daftar arsip statis.
Melaksanakan akuisisi arsip statis berdasarkan daftar arsip statis yang telah disusun.
Tahapan untuk Arsip Perseorangan
Mekanisme verifikasi tidak langsung bagi arsip perseorangan memiliki tahapan yang lebih ringkas dibandingkan lembaga atau organisasi. Mengutip Peraturan Bupati Bulukumba Nomor 32 Tahun 2023 tentang Akuisisi Arsip Statis, langkah yang dilakukan yaitu:
Memeriksa arsip sesuai dengan daftar arsip.
Menilai arsip berdasarkan nilai guna primer dan sekunder.
Menetapkan status arsip sebagai simpan arsip perseorangan atau simpan permanen.
Menyusun daftar arsip statis.
Melaksanakan akuisisi arsip statis berdasarkan daftar arsip statis yang diserahkan.
Perbedaan dengan Verifikasi Secara Langsung
Verifikasi secara langsung memiliki ketentuan berbeda karena hanya berlaku bagi pencipta arsip yang telah memiliki JRA. Dikutip dari Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis, verifikasi langsung dilakukan dengan memeriksa kelengkapan fisik arsip, menilai arsip sesuai JRA, kemudian menetapkan arsip untuk diserahkan ke lembaga kearsipan.
Kedua jenis verifikasi tersebut sama-sama bertujuan menjamin arsip statis yang diakuisisi tetap teratur dan terdaftar dengan baik. Lembaga kearsipan daerah di berbagai wilayah juga mengadopsi ketentuan ini sebagai pedoman teknis pelaksanaan akuisisi arsip statis di lingkungan masing-masing.
Proses verifikasi, baik langsung maupun tidak langsung, akan berakhir pada penyusunan daftar arsip statis sebagai dasar serah terima arsip kepada lembaga kearsipan. Tahapan ini memastikan arsip yang memiliki nilai kesejarahan tetap terdokumentasi dan terlindungi sesuai prinsip pengelolaan kearsipan nasional.
(FHK)
Baca juga: Seleksi Eseleon II Kemenag 2026 Dibuka, Ini Jadwal, Syarat, dan Cara Daftarnya