Benarkah Arsip ASN Digital Status Musnah akan Dihapus Permanen dari LeDi-DMS?
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarBadan Kepegawaian Negara (BKN) resmi mengalihkan pengelolaan arsip ASN ke bentuk digital melalui Lemari Digital–Document Management System (LeDi-DMS). Arsip tersebut menjadi bukti sah riwayat kepegawaian ASN sejak pengangkatan hingga purna tugas.
Dalam pengelolaannya, arsip digital tidak hanya disimpan sebagai dokumen kepegawaian, tetapi juga melalui proses penyusutan sesuai ketentuan yang berlaku. Melalui proses tersebut, arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna tertentu dapat dilabeli status musnah.
Pertanyaannya, apakah benar arsip ASN digital yang telah diberi status musnah akan dihapus secara permanen dari server LeDi-DMS sehingga tidak dapat ditelusuri lagi? Untuk mengetahui jawabannya, simak pembahasan lengkapnya pada artikel berikut.
Benarkah Arsip ASN Digital yang Telah Biberi Status Musnah akan Dihapus Secara Permanen dari Server LeDi-DMS Sehingga Tidak Dapat Ditelusuri Lagi?
Anggapan bahwa arsip ASN digital yang telah diberi status musnah akan dihapus secara permanen dari server LeDi-DMS sehingga tidak dapat ditelusuri lagi adalah tidak benar. Merujuk Surat Edaran Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 11 Tahun 2025, penyusutan arsip ASN digital tidak dilakukan dengan pemusnahan secara permanen, tetapi melalui pemberian status musnah atau statis.
Sebelum ditetapkan berstatus musnah atau statis, arsip ASN yang berstatus punah terlebih dahulu memasuki masa inaktif selama satu tahun. Setelah masa inaktif berakhir, arsip akan diproses lebih lanjut sesuai mekanisme yang berlaku hingga ditetapkan berstatus musnah atau statis.
Proses penetapan status musnah dilakukan melalui LeDi-DMS dengan persetujuan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Ketentuan penyusutan arsip ASN digital tersebut selanjutnya menjadi acuan bagi instansi pemerintah dalam menyusun Jadwal Retensi Arsip ASN.
Skor DMS ASN Digital dan Cara Meningkatkannya
Skor DMS ASN 2026 menjadi indikator kelengkapan arsip digital PNS dan PPPK di sistem Badan Kepegawaian Negara (BKN). Penilaian ini mencakup berbagai dokumen kepegawaian, seperti data pribadi, riwayat pendidikan, pelatihan, hingga sertifikasi.
Semakin tinggi skor DMS, semakin lengkap pula arsip digital ASN yang tersimpan dalam sistem. Berdasarkan Manual Book Tutorial DMS (Document Management System) BKPSDM Pemalang, kategori skor kelengkapan arsip digital dibagi sebagai berikut:
Di atas 90: Sangat Lengkap
55,6–90: Lengkap
30–55,5: Cukup Lengkap
Di bawah 30: Kurang Lengkap
Bagi ASN yang skor DMS-nya belum mencapai 100, kelengkapan arsip dapat ditingkatkan secara mandiri melalui layanan MyASN. Berikut langkah-langkahnya:
A. Masuk ke MyASN
Akses MyASN melalui PC atau ponsel di ASN Digital.
Masukkan username (NIP tanpa spasi), password, dan kode OTP untuk login.
Pilih menu Layanan Individu ASN.
Klik MyASN.
B. Melihat skor DMS
Buka dashboard MyASN untuk melihat skor DMS masing-masing.
C. Melengkapi arsip DMS yang kurang
Klik dua kali pada skor DMS untuk melihat detail penilaian.
Periksa komponen arsip digital yang masih belum lengkap.
Unggah dokumen yang diperlukan dengan mengklik ikon panah, lalu pilih file dari perangkat.
Setelah dokumen berhasil diunggah, tunggu proses verifikasi oleh admin DMS instansi.
Baca juga: Salah Satu Syarat Penyusunan Judul Berkas dalam Aplikasi SRIKANDI Adalah?
(RK)