Cara Membalas Email HRD untuk Undangan Interview beserta Contohnya

Ilustrasi cara membalas email HRD. Foto: Unsplash.

Menerima email undangan interview dari HRD bisa membuat bahagia dan cemas di waktu yang bersamaan. Bagaimana cara membalas email HRD yang baik? Simak penjelasan selengkapnya di sini.

Email undangan interview dari perekrut perlu dibalas dengan baik agar mendapat peluang kerja yang diimpikan. Berikut ini beberapa tips membalas email HRD yang bisa dijadikan panduan.

Cara Membalas Email HRD

Ilustrasi cara membalas email HRD. Foto: Unsp

Merespons email dari perekrut dengan tepat sangat penting dalam membangun kesan pertama. Cara kandidat membalas email HRD dapat memberikan gambaran singkat tentang gaya komunikasinya.

Berikut ini cara membalas email HRD beserta poin-poin penting yang perlu diperhatikan.

1. Balas di Waktu Kerja

Salah satu cara membalas email HRD yang baik adalah dengan memperhatikan waktu. Sebaiknya kirim email balasan pada jam kerja, yakni pukul 08:00-17:00. Sebisa mungkin, hindari mengirim email pada waktu dini hari agar tidak mengganggu waktu istirahat HRD.

2. Gunakan Bahasa Formal

Gunakan ragam bahasa formal saat membalas email HRD. Bahasa formal lebih umum dipakai di dunia kerja untuk menunjukkan profesionalitas.

Rully Rezky Saputra dalam bukunya Bahasa Indonesia, menjelaskan bahasa formal ditandai dengan penggunaan kata baku, ejaan, dan tanda baca yang tepat.

Sebisa mungkin hindari kebiasaan menyingkat kata, misalnya kata ‘besok’ menjadi ‘bsk’ atau kata ‘pagi’ menjadi ‘pg’. Selain tidak terlihat profesional, ini juga dapat menimbulkan kesalahpahaman.

3. Ganti Subjek Email

Kesalahan kecil yang kadang terlupakan pelamar saat membalas email HRD adalah lupa mengganti subjek email. Biasanya saat mengklik reply, subjek pada email balasan akan terisi otomatis mengikuti subjek email sebelumnya.

Akan lebih baik jika pelamar mengganti subjek, sesuai dengan isi email balasan. Misalnya subjek email dari HRD ‘Undangan Interview Posisi Translator di Goethe Institute’. Pelamar bisa mengganti subjeknya menjadi ‘Konfirmasi Kehadiran Interview Posisi Translator di Goethe Institute’.

4. Tidak Bertele-tele

Kandidat dapat menunjukkan antusiasme atas undangan interview dalam email balasan, namun jangan bertele-tele. Pastikan poin yang kamu maksud tersampaikan.

5. Tanyakan Informasi Tambahan

Jangan ragu bertanya pada HRD apabila ada informasi yang kurang jelas seputar tempat atau tahapan wawancara. Kandidat juga bisa menanyakan data atau berkas pendukung yang perlu dibawa saat wawancara.

Contoh Membalas Email Undangan Interview HRD

Ilustrasi cara membalas email HRD/ Foto: Unpslash.

Setelah tahu poin-poin penting dalam membalas email rekruiter, para pencari kerja bisa langsung menerapkannya saat menerima email undangan interview.

Berikut ini beberapa contoh email balasan undangan interview HRD yang dikutip dari situs pencari kerja Michael Page.

Contoh Email Balasan Undangan Interview 1

Yang Terhormat, (Nama HRD).

Sebelumnya saya ingin berterima kasih atas undangan Anda untuk mendiskusikan peran [posisi pekerjaan] di [perusahaan]. Saya mengirim email ini untuk mengonfirmasi bahwa saya akan hadir di (tempat), (waktu).

Saya sangat menghargai kesempatan untuk mendiskusikan peran dan bagaimana keterampilan dan pengalaman saya cocok untuk posisi ini . Apakah ada detail lain yang harus saya ketahui? Atau jika ada hal lain yang perlu saya siapkan sebelum jadwal wawancara, Anda bisa menghubungi saya di nomor yang tertera. Terima kasih.

Salam Hormat,

(Nama)

(No Telepon)

Contoh Email Balasan Undangan Interview 2

Yang terhormat, (Nama HRD).

Terima kasih atas email Anda sebelumnya yang mengundang saya untuk mendiskusikan peran [posisi pekerjaan] di [perusahaan].

Saya sangat menghargai undangan Anda untuk bertemu dan mendiskusikan kesesuaian saya untuk peran tersebut. Namun, saya harus menolak undangan tersebut karena saya telah menerima tawaran pekerjaan di perusahaan lain.

Saya berharap Anda dapat segera menemukan kandidat yang tepat untuk peran ini.

Salam Hormat,

(Nama)

(Kontak)

Contoh email balasan undangan interview 3

Yang terhormat (Nama HRD).

Terima kasih telah menghubungi dan mengundang saya untuk mendiskusikan peran (posisi pekerjaan) di (perusahaan). Sejujurnya saya sedang aktif mencari peluang kerja baru. Saya mengetahui (nama perusahaan) dan mengagumi budaya kerja di sana.

Namun saya merasa peran ini tidak cocok untuk saya karena (alasan). Saat ini saya sedang mencari peluan untuk peran (posisi pekerjaan yang dicari). Saya percaya pengalaman saya sebagai (posisi pekerjaan dan pengalaman) akan sangat cocok untuk saya.

Jika Anda memiliki posisi serupa, saya bersedia untuk mengisi posisi tersebut . Saya telah melampirkan resume sebagai pertimbangan Anda.

Saya berharap Anda segera menemukan kandidat baru yang tepat untuk posisi tersebut.

Salam,

(Nama)

(Kontak)

Itulah cara menjawab email HRD untuk interview kerja, lengkap dengan contoh-contohnya. Semoga informasinya bermanfaat, ya!

(GLW)

Frequently Asked Question Section

Kapan waktu yang tepat untuk membalas email HRD?

Email HRD bisa dibalas pada jam kerja pukul 08.00-17.00 WIB atau segera setelah email diterima.

Mengapa perlu memakai bahasa formal ketika membalas email HRD?

Untuk menunjukkan kesopanan dan profesionalitas.

Apa ciri-ciri bahasa formal?

Menggunakan bahasa baku serta memperhatikan ejaan dan tanda baca.