Cara Menyimpan dan Memelihara Dokumen Sesuai dengan Prosedur

Penyimpanan dan pemeliharaan dokumen merupakan aspek penting dalam manajemen organisasi. Foto: Pexels.com

Menyimpan dan memelihara dokumen sesuai dengan prosedur adalah salah satu materi penting yang akan diujikan pada SKB CPNS 2024, terutama bagi peserta yang melamar untuk jabatan administrasi. Dalam jabatan ini, kemampuan mengelola dokumen dengan baik sangat dibutuhkan karena berhubungan langsung dengan pengarsipan dan pengelolaan informasi yang mendukung operasional lembaga.

Peserta diharuskan memahami bagaimana cara menyimpan dan memelihara dokumen sesuai prosedur yang benar. Mulai dari pengaturan tempat penyimpanan, sistem pengarsipan, hingga perlindungan dokumen agar tidak rusak.

Pemahaman ini tidak hanya diperlukan untuk lulus ujian, tetapi juga sebagai bekal penting dalam menjalankan tugas di bidang administrasi secara profesional. Untuk membantu peserta mempersiapkan diri, berikut adalah penjelasan mengenai prosedur menyimpan dan memelihara dokumen yang umum digunakan.

Panduan Menyimpan dan Memelihara Dokumen Sesuai dengan Prosedur

Cara menyimpan dan memelihara dokumen sesuai dengan prosedur bisa berbeda-beda, tergantung instansi. Foto: Pexels.com

Mengutip buku Otomatisasi Tata Kelola Keuangan SMK/MAK Kelas XI karya Fatkhudin Aziz, M.Pd. dan Budi Winarni, M.Pd., penyimpanan dan pemeliharaan dokumen adalah langkah penting yang harus dilakukan secara sistematis di berbagai kantor dan lembaga.

Setiap lembaga biasanya memiliki prosedur yang berbeda sesuai kebutuhan organisasi dan jenis dokumen yang dikelola. Sebagai referensi, berikut adalah prosedur penyimpanan dan pemeliharaan dokumen di instansi Badan Kepegawaian Negara (BKN):

1. Prosedur Menyimpan Dokumen

Penyimpanan dokumen harus dilakukan secara terorganisir agar mudah ditemukan dan aman dari kerusakan. Berikut langkah-langkahnya:

Baca Juga: Kisi-Kisi SKB CPNS 2024 Resmi dari KemenpanRB untuk Panduan Belajar

2. Prosedur Pemeliharaan Dokumen

Pemeliharaan dokumen bertujuan untuk mencegah dokumen rusak dan memastikan dokumen tetap dalam kondisi baik. Prosedurnya meliputi:

(SAI)