Contoh Susunan Acara Rapat Agar Berlangsung Efektif dan Efisien

Rapat, Sumber: Pexels

Rapat merupakan pertemuan atau perkumpulan dua orang atau lebih untuk mendiskusikan suatu tujuan. Dalam suatu rapat, orang-orang yang terlibat akan menyatukan pikiran dan ide yang nantinya akan direalisasikan.

Rapat juga kerap dijadikan sarana untuk menyampaikan informasi atau kabar baru sampai proses pengambilan keputusan. Kegiatan rapat biasa dilakukan oleh organisasi sekolah, bisnis kecil, perusahaan besar, hingga pemerintahan.

Agar rapat bisa membuahkan hasil yang bermanfaat dan baik secara individu maupun kolektif, rapat tersebut harus disusun dengan benar dan terstruktur. Jika tidak, rapat yang diselenggarakan akan sia-sia.

Oleh karena itu, harus dipahami bagaimana cara menyusun jalannya rapat terlebih dahulu. Berikut contoh susunan acara rapat yang bisa dijadikan referensi.

Rapat, Sumber: Pexels

Contoh Susunan Rapat

Berikut contoh susunan rapat yang dikutip dari buku Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan oleh Dr. Sedianingsih dkk:

Akan ada rapat Komite Eksekutif pada hari Senin, 12 Januari 2004, pukul 10.00 a.m di ruang Veritas.

Agenda:

• Pembukaan

• Pembacaan Susunan acara rapat

• Laporan rapat sebelumnya (bila merupakan rapat rutin)

• Laporan proyek Papua

• Rencana untuk undangan Presiden

• Laporan keselamatan

• Pembahasan/kegiatan lain

• Penentuan tanggal rapat selanjutnya

Susunan rapat harus terdiri oleh pembukaan, pembacaan susunan rapat, laporan rapat sebelumnya, pembahasan materi, pembahasan luar mater, dan penutup.

Tata Tertib Rapat

Dalam buku yang sama dijelaskan juga tata tertib yang harus diikuti oleh para peserta rapat:

• Memulai rapat tepat waktu.

• Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga mudah untuk dimengerti peserta rapat.

• Setiap peserta menghargai pendapat yang diberikan peserta lain.

• Adanya partisipasi dari peserta rapat.

• Bersifat terbuka, yakni bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Tidak mendiskriminasi siapa yang berbicara dan keterbukaan untuk mendengar pendapat lain.

• Tidak ada peserta yang mendominasi diskusi selama rapat.

• Debat diperbolehkan selama tidak menjatuhkan peserta lain atau terbawa emosi.

• Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas, dan lugas.

• Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau perbedaan pendapat.

• Pemimpin rapat harus bisa mengendalikan situasi sehingga masalah dapat ditemukan solusi

• Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan poin-poin yang telah disetujui bersama.

(ADB)