Front Desk Agent: Pengertian, Tugas, dan Tanggung Jawabnya

Ilustrasi front desk agent biasanya ditempatkan di bagian lobi hotel. Foto: Unsplash

Front desk agent adalah istilah dari pihak hotel yang merujuk kepada orang yang berhadapan langsung dengan pelanggan. Bagian ini bertanggung jawab dalam pemberian layanan reservasi, penerimaan tamu, alokasi kamar, hingga penagihan dan pembayaran fasilitas yang digunakan.

Dalam praktiknya, front desk agent merupakan bagian yang paling banyak melakukan kontak pertama dengan calon tamu atau tamu hotel, baik secara tertulis, melalui telepon, atau berhadapan secara langsung. Karenanya, tanggung jawab mereka sangat penting untuk memberikan kesan pertama yang baik.

Fungsi utama front desk agent adalah sebagai pusat layanan hotel, di mana sebagian besar kontak dan transaksi tamu dilakukan oleh bagian ini. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai peran dan tanggung jawab front desk agent, simak informasi lengkapnya di bawah ini.

Tugas dan Tanggung Jawab Front Desk Agent

Front desk agent memiliki tugas penting untuk kelancaran segala kegiatan yang dijalankan pihak hotel. Dikutip dari Indeed dan Practical Adult Insights, inilah beberapa tugas dan tanggung jawab front desk agent secara umum.

1. Menyambut Tamu

Front desk agent bertugas dalam penyambutan tamu, mendaftarkan, serta memberikan kunci dan kartu kamar untuk tamu. Selain itu, mereka juga bertugas mempromosikan kamar untuk dijual.

Ilustrasi front desk agent yang bertugas untuk menyambut tamu. Foto: Unsplash

2. Menyewakan Kamar Tamu

Tugas selanjutnya adalah untuk menyewakan kamar hotel. Keberhasilan dan kemampuan penerimaan tamu dalam melakukan tugas ini diukur menurut jumlah kamar yang disewakan.

Dikutip dari Kantor Depan Hotel oleh Agus Sambodo (2020: 5), ada empat aspek yang perlu diperhatikan dalam penyewaan kamar, yaitu:

3. Memberikan Informasi Pelayanan Hotel

Front desk agent bertugas sebagai sumber utama informasi bagi tamu. Selain itu, mereka juga bertanggung jawab sebagai agen penjualan kamar serta menawarkan berbagai kegiatan dan jasa yang ada di hotel.

Khusus untuk pelayanan informasi di hotel, ada dua jenis layanan tersedia, yaitu pelayanan di dalam hotel dan pelayanan di luar hotel.

4. Mengoordinasi Pelayanan Tamu

Koordinasi pelayanan tamu adalah salah satu tanggung jawab langsung front desk agent. Bagian ini menjadi penghubung antara tamu dan bagian-bagian hotel lainnya yang melayani tamu. Selain itu, front desk agent juga menjadi pusat penyampaian keluhan dan masalah yang dialami tamu.

5. Menyusun Laporan Status Kamar

Front desk agent juga bertugas untuk menyusun data yang akurat tentang status kamar, mulai dari status kamar yang dihuni, kamar yang sedang dibersihkan, kamar yang sedang diperbaiki, pindah kamar, dan kamar yang rusak.

6. Pencatatan Pembayaran Tamu

Setelah tamu melakukan pendaftaran, front desk agent bertugas untuk menyusun dan mencatat pembayaran tamu. Langkah ini merupakan awal proses transaksi keuangan selama tamu tinggal di hotel.

7. Tugas Lainnya

Selain beberapa tugas di atas, tugas lain yang diemban front desk agent adalah:

(SFR)