Jenis-jenis Surat Undangan Lengkap dengan Contohnya

Ilustrasi surat undangan. Foto: Unsplash

Surat adalah salah satu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Surat terbagi menjadi beberapa jenis, salah satunya surat undangan.

Mengutip buku Mail Merge Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis oleh A. Fauzi (2007: 8), umumnya surat undangan berisi permohonan kepada seseorang ataupun suatu badan untuk menghadiri suatu acara pada hari, tanggal, waktu, dan tempat yang telah dicantumkan.

Lantas, apa saja jenis-jenis surat undangan dan seperti apa contohnya? Berikut informasi selengkapnya.

Jenis-Jenis Surat Undangan dan Contohnya

Berdasarkan fungsinya, surat undangan terbagi menjadi dua jenis, yaitu:

1. Surat Undangan Pribadi

Surat undangan pribadi merupakan surat permohonan untuk menghadiri acara-acara kekerabatan atau perhelatan keluarga. Misalnya, undangan khitanan, pesta ulang tahun, pertunangan, pernikahan, dan undangan lainnya yang bersifat kekeluargaan.

Biasanya, surat pribadi banyak menggunakan font yang mengandung seni. Bahasa yang digunakan pun informal, santai, dan lebih bervariasi, disesuaikan dengan fungsi surat tersebut.

Tak hanya itu, agar lebih menarik, surat undangan pribadi sering dilengkapi dengan gambar atau ilustrasi tertentu yang berkaitan dengan isi undangan.

Contoh surat undangan pribadi untuk pesta ulang tahun. Foto: Pinterest

2. Surat Undangan Resmi

Surat undangan resmi adalah undangan yang diselenggarakan antarinstansi atau organisasi untuk kepentingan dinas. Contohnya, surat undangan rapat umum pemegang saham, undangan dinas, pertemuan bisnis, dan sebagainya.

Karena itu, berbeda dengan surat undangan pribadi, surat undangan resmi perlu mencantumkan kepala surat, nomor surat, dan tujuan atau maksud undangan. Nama hari, tanggal, waktu, dan tempat pertemuan pun harus dicantumkan dengan lengkap dan jelas sehingga orang atau organisasi yang diundang bisa hadir tepat pada waktunya.

Dalam surat ini, nama orang beserta jabatannya yang bertanggung jawab atas surat undangan resmi tersebut akan dicantumkan. Tak hanya itu, surat undangan resmi perlu dibubuhi cap atau stempel dari instansi yang bersangkutan. Hal ini dilakukan untuk menunjukkan seberapa pentingnya pertemuan atau rapat yang akan dilangsungkan.

Karena sifatnya yang formal, bahasa yang digunakan dalam penulisan surat undangan resmi juga bersifat formal. Tak seperti surat undangan pribadi, surat ini menggunakan huruf biasa dan bahasa yang digunakan lebih ringkas, lugas, dan tegas untuk menghindari kesan bertele-tele.

Contoh surat undangan resmi untuk rapat pemerintahan. Foto: menpan,go.id

(ADS)