Memahami Tugas Humas dalam Acara beserta Alur Kerjanya

Ilustrasi Tugas Humas dalam Acara Foto: Unsplash

Humas atau hubungan masyarakat memiliki peran penting dalam kesuksesan sebuah acara. Tugas humas dalam acara tidak hanya menyebarkan informasi, tetapi juga memastikan acara berjalan lancar, citra organisasi terjaga, serta hubungan baik dengan berbagai pihak tetap terpelihara.

Bisa dikatakan bahwa peran humas dalam sebuah acara sangat strategis. Bahkan, humas harus sudah melakukan tugasnya dari pembuatan dan perencanaan konsep acara hingga acara selesai digelar.

Lalu, seperti apa detail tugas humas dalam acara? Simak informasi lengkapnya di bawah ini.

Pengertian Humas

Jika dicermati secara detail, saat ini belum ada definisi yang benar-benar tepat untuk mengartikan apa itu humas. Dalam buku Manajemen Public Relations karya Ahmad Bairizki, hal ini dikarenakan fungsi serta peran humas yang sangat kompleks.

Bahkan, di tiap-tiap organisasi, fungsi dan peran humas akan berbeda satu sama lain. Namun, jika dilihat secara umum, humas adalah fungsi organisasi untuk merangkul dan mendapatkan dukungan publik baik itu internal atau eksternal.

Sedangkan menurut IPRA (International Public Relations Associations), humas adalah fungsi manajemen yang terencana dan berkelanjutan untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari publik.

Humas mempunyai tanggung jawab membentuk dan mempertahankan citra positif, good will, penyertaan informasi dan komunikasi yang baik kepada publik. Bisa disimpulkan bahwa humas adalah kegiatan manajemen komunikasi antara sebuah organisasi dengan publik.

Tugas Humas Dalam Sebuah Acara

Ilustrasi Tugas Humas dalam Acara Foto: Unsplash

Baik dalam sebuah organisasi atau sebuah acara tertentu, humas tetap memiliki peran yang vital. Dikutip dari buku Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan SMK/MAK Kelas XI, berikut ini adalah tugas-tugas utama seorang humas.

Masih dikutip dari sumber yang sama, humas dalam melakukan tugasnya memiliki empat ciri khusus atau karakteristik utama. Antara lain, yaitu:

1. Adanya upaya komunikasi yang bersifat dua arah

Hakikat humas adalah komunikasi. Komunikasi yang menjadi ciri kehumasan adalah komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal balik.

Komunikasi timbal balik dalam praktik kehumasan bukan berarti komunikasi yang harus bersifat langsung, melainkan bersifat tertunda (delayed).

Oleh karena itu, setiap upaya yang memungkinkan terjadinya arus timbal balik dapat disebut sebagai komunikasi kehumasan.

2. Sifat kegiatannya terencana

Kegiatan yang dilakukan terdiri atas penyebaran informasi, persuasi, pengkajian opini publik dan lain-lain. Sifat humas yang terencana artinya mengandung pengertian bahwa kegiatan kerja humas merupakan kegiatan yang berkesinambungan, memiliki metode, terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya tangible (nyata).

3. Berorientasi pada Organisasi atau Lembaga

Tujuan yang akan dicapai Humas adalah tujuan organisasi dimana Humas berada. Humas berorientasi pada organisasi atau lembaga untuk mencapai pengertian, kepercayaan, dan dukungan publik.

Syarat mutlak dalam kerja humas adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi, dan budaya organisasi atau lembaga.

Visi, misi dan budaya organisasi inilah yang menjadi materi utama humas, sehingga dapat mencapai tujuan humas dan mendukung tujuan manajemen lainnya.

4. Sasarannya adalah Publik

Sasaran humas adalah publik, yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama.

Dalam praktiknya publik dikelompokkan menjadi dua, yakni publik internal, yaitu mereka yang bekerja dalam organisasi dengan karakteristik kepentingan yang sama berada di dalam organisasi tersebut.

Kemudian sasaran humas juga publik eksternal, yaitu publik yang berada di luar organisasi atau lembaga.

Alur Kerja Humas

Ilustrasi Alur Kerja Humas Foto: Unsplash

Meskipun tugasnya cukup kompleks, humas tetap harus bekerja sesuai dengan ketentuan yang ada. Yaitu mulai dari penelitian, perencanaan, eksekusi, serta evaluasi.

Dirangkum dari buku Effective Public Relations karya Cutlip dan Center, berikut ini adalah alur kerja seorang humas.

1. Research atau Penelitian

Seorang humas perlu untuk melibatkan dirinya dalam penelitian terkait tugasnya. Ia perlu memantau dan membaca tentang pengertian, opini, sikap dan perilaku publik. 'What's happening now?' merupakan ungkapan yang menjelaskan tahap ini.

2. Planning atau Perencanaan

Selanjutnya, ada kata kunci 'what should we do and why?'. Ini adalah tahap yang harus dilakukan setelah penelitian. Seorang HR harus menyusun perencanaan berdasarkan data dan fakta yang diperoleh.

3. Action dan Communication atau Aksi dan Komunikasi

Setelah perencanaan telah tersusun matang, maka humas harus menemukan jawaban dari 'how do we do it and say it'. Kegiatan aksi dan komunikasi ini harus dilakukan dengan sebaik-baiknya.

4. Evaluation atau Evaluasi

Tahapan terakhir dari alur kerja humas adalah evaluasi. Acuan dalam tahap ini adalah 'how did we do?'. Tujuan utama dari evaluasi ini adalah mengukur efektivitas proses kerja secara keseluruhan.

Selain alur kerja seperti di atas, seorang humas juga harus siap dengan krisis yang akan terjadi. Pasalnya, manajemen krisis dalam organisasi atau lembaga juga menjadi salah satu tugas utama seorang humas.

Baca Juga: Pengertian Glosarium dalam Modul Ajar dan Komponen Lainnya

(SFN)