PDF Singkatan Apa? Ini Pengertian, Fungsi, hingga Kelebihan dan Kekurangannya

Ilustrasi format PDF. Foto: Pixabay

PDF adalah singkatan dari Portable Document Format, sebuah teknologi penformatan dokumen yang dikembangkan oleh Adobe Systems. PDF saat ini menjadi format yang paling umum digunakan untuk berbagi dokumen atau berkas kerja.

Mengutip Blogbastis: Jadikan Blog Anda Canggih dan Fantastis oleh Fahrurrozi (2011: 9), PDF merupakan format berkas yang biasa digunakan dalam pertukaran dokumen digital di internet. Format PDF berfungsi untuk membuat dan menyimpan dokumen dua dimensi yang terdiri dari teks, huruf, gambar, tautan, dan grafik vektor.

Format PDF memastikan bahwa tampilan sebuah dokumen dapat dilihat dan dicetak dalam berbagai sistem operasi komputer secara konsisten dan tidak berubah.

Untuk membaca dokumen dengan format PDF, digunakan software atau aplikasi PDF Reader. Ada banyak aplikasi PDF Reader yang tersedia di internet, salah satunya adalah Adobe Acrobat Reader yang disediakan secara gratis oleh Adobe.

Kelebihan PDF

Ilustrasi membuka dokumen PDF di perangkat tablet. Foto: Pixabay

Dikutip dari PDF Mail Merger dan Logaster, berikut adalah beberapa kelebihan format PDF.

1. Dokumen PDF Aman

Dokumen dengan format PDF memiliki tampilan read-only yang artinya hanya bisa dibaca dan tidak bisa diedit secara langsung atau diperbarui. Dengan begitu, isi dokumen PDF tetap aman karena tidak bisa diedit, kecuali dengan aplikasi khusus.

Saat mengonversi dokumen ke format PDF, dokumen asli disimpan dalam format yang sama. Jadi, ketika dokumen PDF tersebut dibuka dengan PDF Reader, maka tampilannya akan terlihat persis sama dengan dokumen aslinya.

Tidak seperti jenis berkas lainnya, PDF juga dapat dilindungi kata sandi. Ini menjadi pilihan yang tepat apabila berkas PDF ingin dibagikan ke internet dan hanya orang-orang tertentu yang memiliki kata sandi untuk bisa membukanya.

2. Tampilan Dokumen Konsisten di Semua Perangkat

Selain terlihat sama seperti aslinya, dokumen PDF juga memperlihatkan tampilan yang sama di semua perangkat. Misalnya, jika membuka sebuah dokumen PDF di aplikasi ponsel, maka dokumen tersebut akan terlihat sama persis seperti yang terlihat di komputer.

3. Kompresi Berkas Berukuran Besar

PDF memungkinkan pengguna untuk mengompresi berkas berukuran besar sehingga tidak memakan banyak memori. PDF dapat dengan mudah dikompresi untuk mengurangi ukuran berkas tanpa menurunkan kualitas isi dokumen (seperti gambar).

4. Nyaman dan Mudah Digunakan

Berkas PDF mudah digunakan dan dapat diakses oleh hampir semua orang. Berkas dengan format ini dapat dibaca oleh semua sistem operasi komputer, termasuk Microsoft Windows dan Apple Macintosh OS.

Hal ini membuat PDF nyaman digunakan untuk mentransfer berkas dari satu perangkat ke perangkat lainnya. Selain itu, PDF juga merupakan pilihan yang bagus untuk berbagi informasi secara online dan relatif mudah untuk mengonversi PDF ke jenis berkas lain, misalnya berkas gambar JPEG.

Kekurangan PDF

Ilustrasi membaca dokumen PDF. Foto: Unsplash

Selain memiliki berbagai kelebihan seperti yang disebutkan di atas, format PDF juga mempunyai beberapa kekurangan, di antaranya:

1. Berkas PDF Sulit untuk Diedit

Seperti yang diketahui, PDF dirancang dengan tampilan read-only dan tidak memiliki fitur untuk pengeditan. Namun, pengeditan berkas PDF tetap bisa dilakukan, hanya saja membutuhkan aplikasi khusus.

Biasanya, pengguna harus menggunakan aplikasi editor PDF apabila ingin mengonversi PDF ke jenis berkas lain atau mengubah isinya. Ada beberapa editor PDF gratis yang tersedia di internet, tetapi sebagian besar cenderung memiliki fitur terbatas.

2. Sulit Dibaca di Layar

Karena dokumen PDF biasanya dalam format A4 atau berbentuk potret, mungkin sulit untuk membaca dokumen tersebut di layar komputer atau ponsel. Sebagai contoh, rasio aspek layar komputer atau laptop umumnya adalah 16:9 alias berbentuk lanskap.

Artinya, pengguna biasanya perlu memperbesar dokumen untuk dapat membaca teks dan akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk melihat keseluruhan PDF. Hal ini pula yang menyebabkan dokumen PDF sulit dibaca di layar ponsel.

3. Kesulitan Menyalin Konten dari Berkas PDF

Dokumen yang tersimpan dalam format PDF pada dasarnya adalah bentuk "gambar" dari dokumen asli. Hal ini tentunya menyulitkan pengguna apabila ingin menyalin gambar, grafik, atau teks tertentu dari dokumen PDF tersebut.

(SFR)