Pengertian, Ciri-ciri, Struktur, dan Contoh Surat Dinas

Ilustrasi surat dinas. Foto: iStock

Surat merupakan alat komunikasi untuk menyampaikan pesan atau informasi secara tertulis. Salah satu jenis surat adalah surat dinas.

Surat dinas berisi masalah kedinasan, baik yang diterbitkan oleh lembaga pemerintah maupun swasta. Dalam penulisannya, surat dinas ditulis dengan bahasa yang formal atau baku. Karena itu, surat dinas termasuk dalam jenis surat resmi.

Secara umum, surat dinas diterbitkan untuk menyelesaikan masalah kedinasan, seperti permohonan izin, penyampaian pengumuman, dan lain-lain. Surat ini juga berperan untuk menghubungkan kepentingan lembaga pemerintahan atau swasta dalam menyampaikan maksud dan tujuannya satu sama lain.

Ciri-ciri Surat Dinas

Mengutip buku Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi oleh Alfian Rokhmansyah M.Hum., dkk (2018), ciri-ciri surat dinas antara lain:

• Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan oleh organisasi

• Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

• Penggunaan ragam bahasa resmi

• Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

• Ada aturan format baku

Struktur Surat Dinas

Setiap surat terdiri atas bagian-bagian atau struktur yang membuatnya. Begitu pun dengan surat dinas. Dikutip dari buku Pengantar Bahasa Indonesia untuk Peguruan Tinggi oleh Awalludin, M.Pd., secara umum struktur surat dinas adalah sebagai berikut.

1. Kepala atau kop surat, yaitu identitas lengkap lembaga, organisasi, ataupun kantor yang mengeluarkan surat. Identitas ini meliputi nama, logo atau lambang, alamat, nomor telepon, dan nomor faksimile.

2. Nomor surat, sebagai petunjuk nomor urut surat yang meliputi nomor urut surat keluar, kode surat, kode instansi, kode bulan, dan tahun surat dikeluarkan.

3. Tanggal surat, berfungsi untuk menunjukkan kapan surat ditulis.

4. Lampiran, berupa penjelasan atas jumlah dokumen yang disertakan dalam surat.

5. Perihal, merupakan isi pokok surat untuk memudahkan penerima mengetahui maksud surat yang ditujukan.

6. Alamat yang dituju, dimaksudkan sebagai pengontrol siapa yang berhak menerima surat.

7. Salam pembuka. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat dinas adalah “dengan hormat”.

8. Isi Surat. Secara umum, isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.

9. Salam penutup, sebagai tanda atau ungkapan rasa hormat penulis surat sekaligus pemberitahuan bahwa surat sudah selesai.

10. Penanggung jawab surat, untuk menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas surat yang ditulis. Bagian ini meliputi jabatan, tanda tangan, nama, dan NIP (jika ada).

11. Tembusan, berfungsi sebagai petunjuk adanya pihak lain yang terkait, yang harus mengetahui isi surat secara lengkap.

12. Inisial, merupakan kode pengonsep dan pengetik surat dinas untuk memudahkan pelacakan penulis apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan terkait surat tersebut.

Contoh Surat Dinas

Untuk lebih memahami apa itu surat dinas dan bagaimana penulisannya, simak contoh surat dinas di bawah ini yang dikutip dari buku Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas oleh Drs. Muhammad Hamzah dan Andi Neneng Nur Fauziah, S.Pd.

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI ABDUL HARIS

MAKASSAR

SURAT KETERANGAN

Nomor: 223/155/13/2017

Ketua jurusan STIA ABDUL HARIS Makassar menerangkan bahwa, MKDU bahasa Inggris diganti dengan MKDU bahasa Indonesia dengan tenaga pengajar:

Nama : ANDI NENENG NURFAUZIAH, S.Pd.

NIDN : 1234567890

Jabatan: Dosen

Demikian surat keterangan ini disampaikan kepada mahasiswa STIA Abdul Haris Makassar untuk maklum.

Makassar, 21 Juni 2017

KETUA JURUSAN

Drs. Muhammad Hamzah

034212358980

Tembusan:

1. Ketua STIA ABDUL HARIS Makassar di Makassar;

2. Pertinggal.

(ADS)