Pengertian, Fungsi, dan Contoh Notulen Rapat

Kondisi rapat Foto: Dylan Gillis on Unsplash

Dalam sebuah rapat, peranan seorang notulis sangatlah dibutuhkan untuk mencatat dan merangkum dari suatu pertemuan atau rapat. Catatan ini disebut dengan notulen.

Hasil notulen akan dijadikan dokumen penting dan bisa menjadi rujukan untuk rapat selanjutnya. Menurut KBBI, notulen atau notula merupakan catatan singkat mengenai jalannya atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

Sedangkan, dalam buku Komunikasi Bisnis, edisi 3 oleh Djoko Purwanto, M.B.A, notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung. Notulen mencakup semua hal yang terjadi dalam pertemuan.

Namun, membuat sebuah notulen bukan perkara yang mudah karena butuh kecekatan dalam mencatat poin-poin penting hasil rapat. Oleh karena itu, agar mudah dalam membuat notulen yang baik dan benar, ketahui fungsi dan contoh notulen rapat berikut ini:

Fungsi notulen rapat

Mengutip TranscriptionWing, notulen rapat memiliki berbagai macam fungsi yang perlu diketahui:

• Menjadi Panduan

Hasil dari notulen berisikan keputusan dari rapat secara detail. Sehingga, hasil notulen bisa dijadikan panduan untuk rapat-rapat selanjutnya.

• Pengingat Bagi Setiap Anggota

Dalam sebuah rapat pasti ada kegiatan me-review kembali isi rapat sebelumnya. Mereview ulang tentu akan sangat sulit apabila tidak dicatat secara detail. Adanya notulen dapat membantu anggota rapat mengingat kembali isi rapat yang lalu.

• Referensi Bagi Anggota yang Absen

Bagi anggota yang berhalangan hadir pada rapat sebelumnya, tentu akan sulit memahami isi rapat berikutnya. Di sinilah salah satu fungsi notulen rapat.

Notulen rapat sebelumnya bisa dijadikan referensi bagi anggota yang sebelumnya absen. Dengan begitu, anggota yang baru mengikuti rapat sudah mengetahui hasil dari rapat sebelumnya.

• Menghemat Waktu Rapat

Notulen rapat dapat menghemat waktu, karena semua tugas untuk masing-masing anggota sudah tercatat dengan baik dan jelas. Sehingga, anggota tidak perlu menanyakan berulang-ulang karena sudah ada jawabanya dalam notulen rapat.

Untuk lebih memahaminya, simak contoh notulen rapat berikut ini.

Contoh notulen rapat

PT XXXX

Jl. XXXX

Notulen Rapat

Hari : Senin

Tanggal : 8 Februari 2021

Waktu : 15.00 WIB - 16.00 WIB

Hal : Hal-hal yang Harus Dipatuhi Selama Masa Pandemi Covid-19

Tempat : Ruang Rapat

Susunan Acara

Pembukaan : moderator

Sambutan : Direktur PT XXX

Pelaksanaa : Hal-hal yang Harus Dipatuhi Selama Masa Pandemi Covid-19

Penutup : moderator

Pokok Pembahasan

• Pembagian jam WFH masing-masing pegawai

• Protokol yang wajib diperhatikan masing-masing pegawai saat di kantor

Isi Rapat

• Pegawai akan mendapatkan jadwal lengkap dari masing-masing pimpinan divisi

• Untuk pegawai WFH wajib menyalakan camera saat melaksanakan rapat rutin

• Pegawai WFO wajib menggunakan masker dan menjaga jarak dalam segala bentuk aktivitas di kantor

Penutup

• moderator

Notulis

Ttd.

Cika