Rincian Tugas Ketua Panitia dalam Penyelenggaraan Suatu Acara

Ilustrasi tugas ketua panitia dalam suatu acara. Foto: Pexels

Ketua panitia merupakan seorang pemimpin yang memiliki kewenangan untuk menggerakkan roda kepanitiaan dalam suatu acara. Tugas ketua panitia sangat kompleks, mulai dari membagi tugas, memimpin rapat, mengawasi, hingga melakukan evaluasi.

Mengutip buku Manajemen Event di Desa Wisata karya Sabalius Uhai, dkk., kepanitiaan adalah suatu organisasi yang dibentuk untuk mengurus kelancaran suatu acara. Kepanitiaan bersifat sementara dan hanya dibuat untuk jangka waktu tertentu.

Keberhasilan suatu kepanitiaan ditentukan dari kemampuan sang ketua dalam mengarahkan, memotivasi, mendelegasikan, dan berkomunikasi dengan para anggotanya. Karena itu, seorang ketua panitia harus benar-benar memahami tanggung jawab yang diembannya.

Untuk mengetahui apa saja tugas ketua panitia yang lebih detail, simak penjelasan lengkapnya dalam ulasan berikut ini.

Tugas Ketua Panitia

Ilustrasi tugas ketua panitia. Foto: Pexels

Seseorang yang ditunjuk sebagai ketua panitia harus menjalankan tugasnya dengan sepenuh hati. Selain menjadi pemimpin, ketua panitia juga perlu menjadi pendengar yang baik.

Dihimpun dari buku Tata Kelola Koperasi Kredit atau Koperasi Simpan Pinjam karya Agn. Supriyanto, berikut adalah beberapa tugas ketua panitia dalam penyelenggaraan suatu acara.

1. Merencanakan kerja panitia

Saat ditunjuk sebagai ketua panitia, orang tersebut harus mulai merencanakan apa saja yang perlu dilakukan dalam waktu dekat. Ketua panitia juga wajib merancang strategi kerja sementara yang meliputi beberapa hal, di antaranya:

2. Mengadakan dan memimpin pertemuan panitia

Setelah menyusun rencana awal, ketua panitia juga memiliki tugas untuk mengadakan pertemuan atau rapat rutin dengan seluruh anggota kepanitiaan.

Setiap pertemuan didasarkan pada kebutuhan untuk melahirkan keputusan-keputusan yang bersifat universal atau yang akan memengaruhi banyak anggota dalam kepanitiaan.

Tidak hanya mengadakan pertemuan, ketua panitia juga harus mengirimkan agenda dan materi yang akan dibahas sebelum hari H pertemuan.

Sebagai pemimpin, ketua panitia akan menjadi moderator yang menampung seluruh kritik dan saran dari para anggota selama pertemuan berlangsung.

3. Menyimpan dan memahami seluruh dokumen maupun informasi

Ketua panitia memiliki tanggung jawab dalam memahami seluruh dokumen dan informasi yang berkaitan dengan jalannya acara, seperti notulen pertemuan, surat-surat penting, proposal, perjanjian kerjasama, dan sebagainya.

Selain memahami, ketua panitia wajib menyimpan seluruh dokumen dan informasi tersebut dengan baik. Tugas ini biasanya akan didelegasikan kepada seorang anggota kepanitiaan yang ditunjuk sebagai sekretaris.

Meski begitu, ketua panitia harus tetap memantau dan memperbarui segala informasi demi kesuksesan penyelenggaraan acara.

4. Memberi perintah dan arahan kepada anggota panitia untuk bekerja

Setiap anggota dalam kepanitiaan memiliki tanggung jawab dan tugas masing-masing. Dalam pelaksanaannya, ketua panitia harus membantu para anggota untuk memenuhi kewajiban mereka.

Ketua panitia diharapkan dapat memimpin, memberi perintah dan arahan, serta menggerakkan anggotanya untuk bekerja sesuai tupoksinya. Ketua panitia juga wajib memberikan contoh dengan melaksanakan kewajibannya secara serius.

5. Mengawasi dan mengevaluasi hasil kerja panitia

Ketua panitia harus mengawasi dan memberikan penilaian terhadap kinerja setiap anggota kepanitaan. Tidak hanya itu, ketua panitia juga wajib memastikan bahwa acara yang dipimpinnya telah terselenggara dengan baik.

Setelah acara berakhir, ketua panitia memiliki tugas untuk melakukan evaluasi secara keseluruhan. Ketua panitia juga harus melaporkan hasil kerja kepanitiaannya kepada atasan yang menunjuknya sebagai pemimpin.

(AAA)