Surat Dinas: Ciri Umum dan Struktur Penulisannya

Ilustrasi surat dinas. Foto: Pixabay

Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh sebuah lembaga atau instansi untuk keperluan urusan dinas. Secara umum, surat ini diterbitkan oleh lembaga swasta atau pemerintahan untuk menyelesaikan permasalahan kedinasan seperti permohonan izin, penyampaian pengumuman, dan lain-lain.

Penulisan dalam surat dinas memakai bahasa yang formal dan baku. Itulah sebabnya surat dinas dikatakan juga sebagai surat resmi. Surat dinas atau surat resmi menghubungkan kepentingan lembaga pemerintahan atau swasta dalam mendapatkan atau menyampaikan maksud dan tujuannya.

Adapun fungsi dari surat dinas umumnya ditujukan untuk pedoman pekerjaan seperti surat instruksi, sebagai alat pengingat, sebagai bukti perkembangan dari sebuah lembaga atau instansi, dan sebagai alat bukti utama dalam surat perjanjian.

Ciri-Ciri Umum Surat Dinas

Meskipun setiap lembaga atau instansi memiliki pedoman penulisannya sendiri yang mengatur tentang surat dinas, namun secara garis besar surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Terdapat kop surat yang membuktikan lembaga atau instansi terkait yang menerbitkan surat dinas

2. Adanya salam pembuka dan salam penutup dalam isi surat dinas

3. Terdapat nomor surat yang menandakan banyaknya surat yang telah dikeluarkan oleh lembaga atau instansi

4. Terdapat bagian lampiran yang berfungsi untuk menjelaskan dokumen pendukung dan perihal bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada penerima surat

5. Stempel dan tanda tangan untuk memastikan dan memverifikasi surat dinas yang dikeluarkan

6. Menggunakan bahasa resmi.

Ilustrasi surat dinas. Foto: Pixabay

Struktur Penulisan Surat Dinas

Selain harus menggunakan bahasa resmi atau formal, menulis surt dinas harus dilengkapi dengan struktur atau bagian-bagiannya. Urutan struktur penulisan surat dinas dapat dilihat sebagai berikut:

1. Kepala surat yang berisikan nama, alamat, dan logo lembaga/instansi

2. Tanggal surat memuat tanggal surat dibuat dan tempat dibuat surat dinas tersebut

3. Nomor surat digunakan sebagai kode identitas suatu instansi dan tahun pembuatan

4. Lampiran berisi lembaran tambahan yang berupa dokumen yang mendukung atau isi dari surat utama. Bila tidak ada biasanya dikasih tanda strip (-)

5. Perihal berisi tentang isi pokok surat dinas

6. Alamat

7. Salam pembuka

8. Isi surat

9. Salam penutup

10. Nama Pengirim

11. Tembusan

(HDP)