Surat Undangan Resmi: Pengertian, Struktur, Ciri, dan Contohnya
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarTerdapat dua jenis surat undangan, salah satunya adalah surat undangan resmi. Surat tersebut biasa dikeluarkan oleh organisasi atau instansi resmi untuk lingkungan di dalam atau luar organisasi.
Menurut A. Fauzi dalam buku bertajuk Mail Merge : Solusi Praktis Surat-syarat Bisnis, surat undangan resmi biasanya menggunakan huruf yang lebih ringkas, lugas, tegas, dan tidak bertele-tele.
Untuk mempelajari surat undangan resmi lebih mendalam, mari simak pembahasan berikut ini.
Apa Itu Surat Undangan Resmi?
Surat undangan merupakan surat yang memuat permohonan kepada suatu badan atau perseorangan untuk menghadiri acara rapat pertemuan atau pesta pada hari, tanggal, waktu, dan tempat yang dicantumkan dalam surat undangan.
Sementara itu surat undangan resmi adalah undangan yang diselenggarakan antarinstansi atau organisasi untuk kepentingan dinas. Surat ini juga diartikan sebagai surat untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, ataupun organisasi.
Beberapa contoh surat undangan resmi, yakni surat undangan rapat umum pemegang saham, surat pertemuan, surat bisnis, undangan dinas, dan lain sebagainya.
Adapun ciri-ciri surat undangan resmi adalah sebagai berikut:
Menggunakan kop surat jika dikeluarkan oleh organisasi.
Memuat nomor surat, lampiran, beserta perihal.
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim.
Menggunakan ragam bahasa resmi.
Menyisipkan cap atau stempel dari lembaga resmi.
Struktur Surat Undangan Resmi
Surat undangan resmi dibentuk oleh struktur tertentu, salah satunya adalah kop surat. Berikut struktur surat undangan resmi yang dikutip dari buku Arif Cerdas untuk Sekolah Dasar Kelas 5 oleh Christiana Umi (2020):
1. Kop Surat
Kop surat atau kepala surat harus dicantumkan dalam surat undangan resmi. Bagian ini berisikan identitas lembaga yang menulis surat. Biasanya, kop surat diikuti dengan logo lembaga, alamat, hingga nomor telepon lembaga resmi tersebut.
2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat
Tempat dan tanggal pembuatan surat tidak boleh dilupakan saat menulis surat undangan resmi. Format penulisan tanggal pada surat undangan resmi, yakni Jakarta, 5 Juli 2018.
3. Nomor Surat
Nomor surat merupakan tanda berupa angka atau gabungan huruf. Bagian ini disesuaikan dengan nomor berkas atau buku agenda surat keluar yang bertalian dengan surat tertentu. Contohnya adalah A.001/Pan-Pel/AKB/I/2018.
4. Hal Surat atau Perihal
Hal surat disebut juga perihal surat atau pokok surat.
5. Alamat Surat
Bagian ini memuat nama dan alamat yang akan dikirimi surat.
6. Salam Pembuka
Bagian ini umumnya ditulis pada bagian kiri. Huruf pertama dalam salam pembuka ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri tanda koma (,).
7. Isi Surat
Isi surat memuat waktu, tempat, beserta acara undangan.
8. Penutup
Pada bagian penutup surat, Anda harus menyisipkan ucapan terima kasih.
9. Salam Penutup
Salam penutup pada surat undangan resmi umumnya disisipkan di bagian bawah sebelah kiri. Salam penutup ini pada awal kata dituliskan dengan huruf kapital.
10. Nama Pengirim Surat atau Identitas Pengirim
Nama pengirim surat undangan resmi tertulis di bagian bawah kiri. Umumnya, surat ini dilengkapi dengan tanda tangan dan disertakan dengan cap atau stempel suatu lembaga.
Contoh Surat Undangan Resmi
Agar lebih paham, mari simak contoh surat undangan resmi yang dikutip dari buku Super 100! Aku Juara Kelas SD/MI Kelas 5 tulisan Tumijal P. S.Pd., dkk. (2007):
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
SDN SIDOREJO LOR 1 SALATIGA
Jalan Diponegoro 4 Salatiga, Jawa Tengah
Telepon (0298) 111111
25 Juni 2018
Nomor: 23/SDKD/VI/07
Lamp: Satu
Hal: Undangan Pengambilan Rapor
Kepada
Wali Murid Kelas 1 s.d. 6
di tempat
Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan bahwa pengambilan laporan hasil belajar siswa (rapor) akan dilaksanakan pada
hari, tanggal: Sabtu, 30 Juli 2018
waktu: pukul 09.00-10.00 WIB
tempat: SDN Sidorejo Lor 1 Salatiga
Demikian undangan dari kami. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Kepala SDN Sidorejo Lor 1
Romiyatun, S.Pd
(GTT)
Frequently Asked Question Section
Apa yang Dimaksud dengan Surat Undangan Resmi?
Apa yang Dimaksud dengan Surat Undangan Resmi?
Surat undangan resmi adalah undangan yang diselenggarakan antarinstansi atau organisasi untuk kepentingan dinas.
Apa Saja Bagian dari Surat Undangan Resmi?
Apa Saja Bagian dari Surat Undangan Resmi?
Surat resmi terdiri dari kop surat, nomor surat, perihal, dan sebagainya.
Apa Saja Ciri-ciri Surat Undangan Resmi?
Apa Saja Ciri-ciri Surat Undangan Resmi?
Beberapa ciri surat undangan resmi, yakni menggunakan kop surat, salam pembuka, dan lainnya.