Surat Undangan Resmi: Pengertian, Struktur, Ciri, dan Contohnya

Ilustrasi surat undangan resmi Foto: Unsplash

Terdapat dua jenis surat undangan, salah satunya adalah surat undangan resmi. Surat tersebut biasa dikeluarkan oleh organisasi atau instansi resmi untuk lingkungan di dalam atau luar organisasi.

Menurut A. Fauzi dalam buku bertajuk Mail Merge : Solusi Praktis Surat-syarat Bisnis, surat undangan resmi biasanya menggunakan huruf yang lebih ringkas, lugas, tegas, dan tidak bertele-tele.

Untuk mempelajari surat undangan resmi lebih mendalam, mari simak pembahasan berikut ini.

Ilustrasi surat undangan resmi Foto: Unsplash

Apa Itu Surat Undangan Resmi?

Surat undangan merupakan surat yang memuat permohonan kepada suatu badan atau perseorangan untuk menghadiri acara rapat pertemuan atau pesta pada hari, tanggal, waktu, dan tempat yang dicantumkan dalam surat undangan.

Sementara itu surat undangan resmi adalah undangan yang diselenggarakan antarinstansi atau organisasi untuk kepentingan dinas. Surat ini juga diartikan sebagai surat untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, ataupun organisasi.

Beberapa contoh surat undangan resmi, yakni surat undangan rapat umum pemegang saham, surat pertemuan, surat bisnis, undangan dinas, dan lain sebagainya.

Adapun ciri-ciri surat undangan resmi adalah sebagai berikut:

Ilustrasi surat undangan resmi Foto: Unsplash

Struktur Surat Undangan Resmi

Surat undangan resmi dibentuk oleh struktur tertentu, salah satunya adalah kop surat. Berikut struktur surat undangan resmi yang dikutip dari buku Arif Cerdas untuk Sekolah Dasar Kelas 5 oleh Christiana Umi (2020):

1. Kop Surat

Kop surat atau kepala surat harus dicantumkan dalam surat undangan resmi. Bagian ini berisikan identitas lembaga yang menulis surat. Biasanya, kop surat diikuti dengan logo lembaga, alamat, hingga nomor telepon lembaga resmi tersebut.

2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Tempat dan tanggal pembuatan surat tidak boleh dilupakan saat menulis surat undangan resmi. Format penulisan tanggal pada surat undangan resmi, yakni Jakarta, 5 Juli 2018.

3. Nomor Surat

Nomor surat merupakan tanda berupa angka atau gabungan huruf. Bagian ini disesuaikan dengan nomor berkas atau buku agenda surat keluar yang bertalian dengan surat tertentu. Contohnya adalah A.001/Pan-Pel/AKB/I/2018.

4. Hal Surat atau Perihal

Hal surat disebut juga perihal surat atau pokok surat.

5. Alamat Surat

Bagian ini memuat nama dan alamat yang akan dikirimi surat.

6. Salam Pembuka

Bagian ini umumnya ditulis pada bagian kiri. Huruf pertama dalam salam pembuka ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri tanda koma (,).

7. Isi Surat

Isi surat memuat waktu, tempat, beserta acara undangan.

8. Penutup

Pada bagian penutup surat, Anda harus menyisipkan ucapan terima kasih.

9. Salam Penutup

Salam penutup pada surat undangan resmi umumnya disisipkan di bagian bawah sebelah kiri. Salam penutup ini pada awal kata dituliskan dengan huruf kapital.

10. Nama Pengirim Surat atau Identitas Pengirim

Nama pengirim surat undangan resmi tertulis di bagian bawah kiri. Umumnya, surat ini dilengkapi dengan tanda tangan dan disertakan dengan cap atau stempel suatu lembaga.

Ilustrasi surat undangan resmi Foto: Unsplash

Contoh Surat Undangan Resmi

Agar lebih paham, mari simak contoh surat undangan resmi yang dikutip dari buku Super 100! Aku Juara Kelas SD/MI Kelas 5 tulisan Tumijal P. S.Pd., dkk. (2007):

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

SDN SIDOREJO LOR 1 SALATIGA

Jalan Diponegoro 4 Salatiga, Jawa Tengah

Telepon [phone]

25 Juni 2018

Nomor: 23/SDKD/VI/07

Lamp: Satu

Hal: Undangan Pengambilan Rapor

Kepada

Wali Murid Kelas 1 s.d. 6

di tempat

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan bahwa pengambilan laporan hasil belajar siswa (rapor) akan dilaksanakan pada

hari, tanggal: Sabtu, 30 Juli 2018

waktu: pukul 09.00-10.00 WIB

tempat: SDN Sidorejo Lor 1 Salatiga

Demikian undangan dari kami. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Kepala SDN Sidorejo Lor 1

Romiyatun, S.Pd

(GTT)