Unsur-unsur Pembuatan Proposal Kegiatan yang Perlu Dicantumkan

Ilustrasi menyusun proposal kegiatan. Foto: iStock

Saat hendak menggelar sebuah kegiatan, ada baiknya jika memulainya dengan menyusun proposal terlebih dahulu agar kegiatannya menjadi lebih terencana. Proposal sendiri dapat diartikan sebagai rencana kerja yang disusun secara sistematis untuk suatu kegiatan yang bersifat formal.

Proposal kegiatan ini dapat diaplikasikan ke dalam kegiatan apapun, mulai dari lingkup terkecil, seperti pentas seni di sekolah hingga lingkup besar, misalnya kegiatan lomba tingkat nasional.

Proposal kegiatan tersebut nantinya ditujukan kepada pihak-pihak yang memiliki legalitas dan membutuhkan kegiatan kerja sama, seperti perizinan, kemitraan, donasi, dan publikasi.

Tujuannya untuk meminta persetujuan atau pengesahan sekaligus meminta bantuan untuk memenuhi kebutuhan kegiatan yang tidak dimiliki panitia acara tersebut. Misalnya mengenai pencarian dana, kerja sama sponsorship, publikasi, dan hal-hal lain yang dapat memperlancar keberlangsungan kegiatan.

Mengutip buku Seni Budaya oleh Zackaria Soetedja dkk (2014), proposal kegiatan yang baik dan benar seharusnya mengandung 5W + 1H, yaitu:

Untuk lebih jelasnya, simak unsur-unsur pembuatan proposal berikut. Seluruh unsur-unsur ini perlu dipenuhi agar kegiatan dapat berlangsung dengan lancar.

Unsur-unsur Proposal Kegiatan

Ilustrasi proposal kegiatan. Foto: iStock

1. Nama Kegiatan

Bagian ini berisi nama kegiatan yang akan dilaksanakan. Nama kegiatan harus terpampang dalam judul proposal karena merupakan gambaran secara garis besar tentang acara yang dilaksanakan. Oleh sebab itu, hal ini harus didiskusikan dengan baik sehingga menghasilkan nama yang menarik perhatian banyak orang.

2. Latar Belakang

Latar belakang proposal menyajikan pokok-pokok pemikiran dan informasi kepada penerima proposal tentang alasan mengapa kegiatan tersebut perlu dilakukan.

3. Tujuan Kegiatan

Selain latar belakang, suatu proposal juga harus memberi informasi tentang tujuan kegiatan dan target apa yang ingin dicapai. Tujuan kegiatan ini dapat berisi dampak atau manfaat kegiatan bagi pesertanya sehingga dapat memperkuat alasan yang telah dipaparkan di bagian latar belakang.

4. Tema

Tema merupakan dasar kegiatan yang terdapat dalam proposal. Biasanya, tema berkaitan dengan nama acara.

5. Sasaran atau Peserta

Dalam proposal perlu dipaparkan juga mengenai siapa saja yang menjadi sasaran atau peserta kegiatan tersebut. Hal ini dilakukan untuk mempertegas kembali tujuan diadakannya kegiatan tersebut. Misalnya, sasaran kegiatan pentas seni di sekolah adalah para siswa dan siswi.

6. Tempat dan Waktu

Bagian ini menjelaskan secara detail tentang waktu dan tempat diselenggarakannya kegiatan tersebut.

7. Susunan Panitia

Pada bagian ini diuraikan secara lengkap mengenai susunan panitia yang mengadakan kegiatan tersebut. Tujuannya agar dapat diketahui dengan jelas masing-masing nama panitia dan tanggung jawabnya.

8. Rencana Anggaran

Rencana anggaran berisi susunan anggaran yang akan digunakan untuk melaksanakan kegiatan. Rencana anggaran sangat penting dalam proposal, terutama yang akan diserahkan kepada sponsor agar penggunaan dana dapat dipertanggungjawabkan dan lebih transparan.

9. Penutup

Bagian ini adalah akhir dari proposal kegiatan. Dalam bagian penutup dapat dijelaskan kembali mengenai seberapa pentingnya kegiatan terkait diadakan. Fungsinya untuk menegaskan bahwa proposal diajukan dengan sungguh-sungguh.

(ADS)