Verifikasi Secara Langsung dalam Akuisisi Arsip Statis Dilakukan Apabila?
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarArsip menjadi sumber informasi penting dalam pelaksanaan manajemen di lembaga pemerintah, publik, maupun bisnis. Salah satu jenis arsip yang berperan menjaga jejak sejarah adalah arsip statis.
Mengutip laman ANRI, arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, serta berketerangan dipermanenkan. Arsip tersebut telah diverifikasi oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan/atau lembaga kearsipan sesuai ketentuan yang berlaku.
Untuk menyelamatkan dokumen bersejarah dari risiko kerusakan maupun kehilangan, perlu dilakukan akuisisi arsip statis. Proses ini mencakup sejumlah tahapan penting, termasuk verifikasi secara langsung.
Verifikasi secara langsung dilakukan untuk memastikan kelayakan arsip yang akan diakuisisi. Pertanyaannya, dalam kondisi apa verifikasi tersebut dilakukan? Berikut penjelasannya.
Verifikasi Secara Langsung dalam Akuisisi Arsip Statis Dilakukan Apabila?
Merujuk pada laman BPK RI, akuisisi arsip statis dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu:
Penarikan arsip statis oleh lembaga kearsipan dari pencipta arsip.
Serah terima arsip statis dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Dalam pelaksanaannya, terdapat tahapan verifikasi untuk memastikan arsip yang akan diakuisisi memenuhi ketentuan yang berlaku. Salah satu bentuk verifikasi yang dilakukan adalah verifikasi secara langsung, yaitu verifikasi terhadap arsip yang tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan berketerangan permanen.
Dengan demikian, verifikasi secara langsung dalam akuisisi arsip statis dilakukan apabila pencipta arsip telah memiliki dan menetapkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang di dalamnya memuat keterangan permanen untuk arsip tersebut.
Verifikasi Secara Langsung dalam Akuisisi Arsip Statis
Mengacu pada laman BPK RI, pelaksanaan verifikasi secara langsung dalam akuisisi arsip statis dilakukan melalui beberapa tahapan. Berikut langkah-langkahnya:
1. Memeriksa Kelengkapan dan Keutuhan Arsip
Tahap pertama adalah memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi arsip statis. Pemeriksaan dilakukan dengan mempertimbangkan konteks, isi, dan struktur arsip.
Beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan antara lain:
Apabila hasil verifikasi menunjukkan arsip statis tidak lengkap, kepala lembaga kearsipan dapat meminta pencipta arsip untuk melengkapi arsip statis dan/atau membuat pernyataan mengenai kondisi arsip tersebut.
Apabila arsip statis yang akan diakuisisi tidak ditemukan naskah aslinya, pimpinan pencipta arsip wajib melakukan autentikasi kepada lembaga kearsipan.
Arsip statis asli yang belum ditemukan harus dimasukkan ke dalam Daftar Pencarian Arsip (DPA) dan diumumkan kepada publik oleh lembaga kearsipan.
2. Melakukan Penilaian Arsip Sesuai JRA/JRD
Setelah pemeriksaan fisik arsip dinyatakan lengkap, langkah berikutnya adalah melakukan penilaian arsip sesuai dengan JRA atau JRD. Tahapan ini meliputi:
Melakukan pemeriksaan fisik arsip berdasarkan daftar arsip yang tersedia.
Memilah dan menetapkan arsip yang berketerangan permanen dalam JRA/JRD untuk diserahkan kepada lembaga kearsipan.
Menyusun dan membuat daftar arsip statis yang akan diakuisisi.
Melaksanakan proses akuisisi arsip statis sesuai prosedur yang berlaku.
Baca Juga: Apa yang Dimaksud dengan Arsip Vital? Ini Penjelasan Lengkapnya
(ANB)