2 Contoh Surat Peringatan Karyawan SP1 dan SP2

Ilustrasi contoh surat peringatan - Sumber: pixabay.com/maximilianovich

Contoh surat peringatan karyawan digunakan oleh perusahaan untuk menegur karyawan yang melanggar peraturan atau tidak memenuhi standar kerja yang ditetapkan. Surat ini bertujuan sebagai peringatan resmi agar karyawan dapat memperbaiki sikap atau kinerjanya.

Dalam dunia kerja, disiplin dan tanggung jawab sangat penting demi menjaga produktivitas serta lingkungan kerja yang kondusif. Itulah sebabnya, perusahaan biasanya menerapkan sistem surat peringatan secara bertahap.

Contoh Surat Peringatan Karyawan dari Perusahaan

Ilustrasi contoh surat peringatan - Sumber: pixabay.com/godoycordoba

Surat peringatan adalah dokumen resmi yang dapat dijadikan bukti bahwa perusahaan telah memberikan peringatan kepada karyawan sebelum mengambil tindakan lebih lanjut, seperti pemutusan hubungan kerja (PHK). Dengan adanya surat ini, karyawan diingatkan untuk lebih disiplin dan mematuhi aturan perusahaan.

Berdasarkan buku Panduan Lengkap HRD & GA, M. Lailatul Qodri Z.SP, (2014), bertujuan untuk memberi karyawan kesempatan memperbaiki kesalahan atau pelanggaran sebelum dikenai sanksi yang lebih berat.

Adanya surat peringatan membantu perusahaan dalam menegakkan peraturan. Selain itu juga untuk memastikan seluruh karyawan bekerja sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Berikut adalah dua contoh surat peringatan untuk diberikan kepada karyawan, baik SP1 maupun SP2.

1. Contoh SP1

PT. MAJU SEJAHTERA

Jl. Raya Industri No. 123, Jakarta

Telp: [phone] | Email: [e-mail]

SURAT PERINGATAN 1 (SP1)

Nomor: 001/SP1/MS/III/2025

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi Santoso

Jabatan: HRD Manager

PT. Maju Sejahtera

Dengan ini memberikan Surat Peringatan Pertama (SP1) kepada:

Nama: Andi Pratama

Jabatan: Staff Administrasi

NIP: 2025456

Karena telah melakukan pelanggaran berupa sering datang terlambat lebih dari tiga kali dalam seminggu tanpa alasan yang jelas. Hal ini melanggar peraturan perusahaan sebagaimana tertuang dalam Peraturan Perusahaan Pasal 10 Ayat 2 tentang Kedisiplinan Kerja.

Dengan surat ini, kami mengingatkan agar Saudara Andi Pratama memperbaiki kedisiplinan kerja. Jika dalam jangka waktu 30 hari sejak surat ini diterbitkan tidak ada perbaikan, maka perusahaan berhak memberikan Surat Peringatan Kedua (SP2).

Demikian surat peringatan ini dibuat agar dapat menjadi perhatian.

Jakarta, 21 Maret 2025

Budi Santoso

HRD Manager

PT. Maju Sejahtera

2. Contoh SP2

PT MAJU BERSAMA SEJAHTERA

Jl. Jenderal Sudirman No. 123, Jakarta

Telp: [phone] | Email: [e-mail]

SURAT PERINGATAN 2 (SP-2)

Nomor: 002/SP-II/HRD/IV/2025

Kepada,

Nama: Andi Saputra

Jabatan: Staff Administrasi

Departemen: Keuangan

NIK: 2023456

Setelah diberikan Surat Peringatan 1 (SP-1) nomor 001/SP-I/HRD/III/2025 pada tanggal 16 Maret 2025, Saudara masih melakukan pelanggaran serupa, yaitu datang terlambat sebanyak empat kali dalam kurun waktu satu bulan tanpa alasan yang jelas.

Pelanggaran ini bertentangan dengan peraturan perusahaan yang tercantum dalam Peraturan Perusahaan Pasal 10 Ayat 3 tentang kedisiplinan kerja. Oleh karena itu, dengan sangat terpaksa, perusahaan memberikan Surat Peringatan 2 (SP-2) sebagai peringatan keras agar Saudara dapat memperbaiki kedisiplinan kerja.

Jika setelah dikeluarkannya SP-2 ini Saudara masih mengulangi kesalahan yang sama, maka perusahaan akan mengambil tindakan lebih lanjut, termasuk kemungkinan pemberian Surat Peringatan 3 (SP-3) yang dapat berujung pada pemutusan hubungan kerja (PHK).

Demikian surat ini kami sampaikan untuk menjadi perhatian serius.

Jakarta, 20 April 2025

PT Maju Bersama Sejahtera

Hendri Wijaya

Manajer HRD

(Tembusan: Pimpinan Departemen Keuangan)

Baca Juga: 2 Contoh Surat Ijin Tidak Masuk Kerja untuk Berbagai Alasan

Contoh surat peringatan membantu HRD dan manajemen dalam menyusun dokumen resmi yang sesuai dengan peraturan perusahaan dan hukum ketenagakerjaan yang berlaku. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan bahwa peringatan diberikan secara profesional, jelas, dan sesuai prosedur. (DNR)