Bagaimana jika Sebuah Formulir Tidak Dirancang dengan Baik dan Benar?

Ilustrasi Bagaimana jika Sebuah Formulir Tidak Dirancang dengan Baik dan Benar? Jelaskan. Sumber: Unsplash/Leon Dewiwje

Bagaimana jika sebuah formulir tidak dirancang dengan baik dan benar? Jelaskan. Jika sebuah formulir tidak dirancang dengan baik dan benar, maka hal tersebut dapat menimbulkan berbagai masalah dan hambatan.

Formulir sendiri penting dalam kegiatan operasional organisasi. Di mana dengan formulir dapat digunakan sebagai media untuk mengumpulkan dan menghimpun data untuk diolah dan dapat menghasilkan informasi.

Bagaimana jika Sebuah Formulir Tidak Dirancang dengan Baik dan Benar? Jelaskan

Ilustrasi Bagaimana jika Sebuah Formulir Tidak Dirancang dengan Baik dan Benar? Jelaskan. Sumber: Unsplash/Kelly Sikkema

Dikutip dari buku Manajemen Arsip Dinamis, Sovia Rosalin, (2017:48), formulir merupakan sarana pencatatan data dan informasi dari kegiatan berorganisasi yang didesain sesuai dengan kebutuhan informasi baik berupa tekstual maupun elektronik yang terstandar.

Bagaimana jika sebuah formulir tidak dirancang dengan baik dan benar? Simak penjelasannya berikut ini.

1. Kesulitan Penggunaan

Formulir yang tidak terorganisir dapat menyulitkan pengguna dalam mengisi informasi yang diperlukan. Pengguna mungkin bingung dengan urutan isian, tata letak yang tidak jelas, atau instruksi yang ambigu.

2. Kesalahan Pengisian

Formulir yang ambigu atau rumit dapat menyebabkan kesalahan dalam pengisian. Ini dapat mengakibatkan data yang tidak akurat atau kurang lengkap, yang dapat mengganggu proses validasi formulir tersebut.

3. Waktu yang Tidak Efisien

Jika formulir tidak dirancang dengan efisiensi, pengguna mungkin memerlukan lebih banyak waktu untuk mengisi formulir. Hal ini dapat merugikan baik bagi pengguna maupun pihak yang mengumpulkan data.

4. Ketidakpuasan Pengguna

Formulir yang sulit digunakan atau membingungkan dapat menyebabkan ketidakpuasan pengguna. Ini bisa menjadi masalah, terutama jika formulir tersebut berkaitan dengan layanan pelanggan atau pengalaman pengguna yang penting.

5. Ketidakakuratan Data

Formulir yang tidak jelas atau ambigu dapat menyebabkan ketidakakuratan data yang dikumpulkan. Ini dapat berdampak pada keputusan bisnis yang diambil berdasarkan data tersebut

6. Potensi Keamanan dan Privasi

Formulir yang tidak memperhatikan prinsip keamanan dan privasi dapat menjadi risiko. Data yang dikumpulkan mungkin tidak terlindungi dengan baik, dan formulir dapat rentan terhadap potensi kebocoran informasi pribadi.

7. Kompleksitas Proses Verifikasi dan Validasi

Jika formulir tidak dirancang untuk memudahkan verifikasi dan validasi data, maka proses tersebut dapat menjadi rumit dan memakan waktu.

8. Kesulitan Integrasi

Formulir yang tidak dirancang dengan standar atau format yang dapat diintegrasikan dengan sistem lain dapat menyulitkan proses integrasi data ke dalam sistem perusahaan atau organisasi.

Baca Juga: Pengertian, Bagian, dan Tahap-Tahap Pembuatan Formulir

Itulah jawaban dari pertanyaan bagaimana jika sebuah formulir tidak dirancang dengan baik dan benar jelaskan.

Cara mendesain formulir dengan baik dan benar, termasuk memperhatikan user experience, instruksi yang jelas, dan prinsip-prinsip desain yang baik, sangat penting untuk memastikan efisiensi, keakuratan, dan kepuasan pengguna dalam pengisian formulir. (glg)